Buzz
Bạn đã từng vội vàng gửi email mà không kiểm tra kỹ, và sau đó nhận ra rằng bạn đã gửi cho người không đúng hoặc không hoàn thành nội dung chính xác? Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Thu hồi email Outlook là gì?
Thu hồi là hành động giúp người dùng rút lại một email đã gửi trước đó. Khi sử dụng tính năng này, người nhận sẽ không thể đọc nội dung email đã được thu hồi.
Cách thu hồi email Outlook nhanh chóng
- Bước 1: Mở Microsoft Outlook và truy cập vào ngăn thư mục Sent Items bên trái cửa sổ. Sau đó, nhấp đúp vào email mà bạn muốn thu hồi. Bước 2: Cửa sổ hiển thị nội dung của email bạn muốn thu hồi. Chọn Actions và từ menu thả xuống, chọn Recall This Message. Bước 3: Chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu bạn muốn thu hồi email đã gửi và thay thế bằng một email mới. Nếu bạn chỉ muốn thu hồi email đã gửi mà không cần thay thế, hãy chọn Delete unread copies of this message. Lưu ý, bạn có thể chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo về việc thu hồi email thành công hay không đối với từng người nhận. Bước 4: Nhấn OK để hoàn thành quá trình thu hồi email Outlook và gửi lại email mới (nếu có).
Dưới đây là các bước đơn giản để thu hồi email trong Outlook một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Cách kiểm tra việc thu hồi email trong Outlook đã thành công chưa
Thường thì chỉ trong vòng chưa đầy 30 giây sau khi gửi yêu cầu thu hồi email, bạn sẽ nhận được một thông báo qua email có chủ đề “Báo cáo Thu hồi Thư cho thư [chủ đề thư gốc]”. Để xem báo cáo này, bạn chỉ cần nhấp vào liên kết “Xem Báo cáo Thu hồi Thư”. Sau đó, đăng nhập và xác thực thông tin của bạn để xem báo cáo (nếu có). Tại đây, bạn sẽ có thể dễ dàng kiểm tra việc thu hồi email đã gửi trong Outlook.
Những trường hợp không thể thu hồi email trong Outlook
Có một số nguyên nhân khiến cách thu hồi email Outlook không thành công:
- Người nhận đã mở email: Khi người nhận đã mở và đọc email, việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả, bạn nên thực hiện thu hồi email càng sớm càng tốt. Email đã được chuyển đến thư mục khác: Nếu email đã được kích hoạt bởi bộ lọc và di chuyển đến một thư mục khác ngoài hộp thư đến (inbox), việc thu hồi email Outlook sẽ không thể thực hiện. Email nằm trong thư mục công khai: Nếu email của bạn được gửi đến một thư mục công khai mà nhiều người có quyền truy cập và đọc, thu hồi email sẽ trở nên khó khăn khi một số người đã đọc email đó. Sử dụng ứng dụng gửi email của bên thứ ba: Tính năng thu hồi email trong Outlook chỉ hoạt động trong hệ thống nội bộ. Nếu bạn sử dụng một ứng dụng gửi email khác trong thời gian đó, việc thu hồi email sẽ không thành công.
Hiểu rõ những nguyên nhân này sẽ giúp bạn nhận biết được các trường hợp mà tính năng thu hồi email trong Outlook không hoạt động và từ đó, tìm ra các giải pháp phù hợp khác để xử lý tình huống.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tìm hiểu về cách thu hồi email trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy áp dụng những kiến thức mà HR Insider đã chia sẻ để tránh những sai lầm không đáng có và tận dụng tính năng thu hồi email trong Outlook một cách hiệu quả.
