Buzz
Bạn đã từng gửi email mà không kiểm tra kỹ và nhận ra sau đó là gửi sai người hoặc không đúng nội dung? Đừng lo lắng quá, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email Outlook một cách đơn giản và hiệu quả.
Thu hồi email trong Outlook là gì?
Recall email Outlook là tính năng cho phép người dùng thu hồi email đã gửi trước đó. Người nhận sẽ không thể đọc nội dung email đã được thu hồi.
Cách thu hồi email Outlook một cách nhanh chóng
- Bước 1: Mở Microsoft Outlook và vào mục Sent Items bên trái cửa sổ. Nhấp đúp vào email cần thu hồi.
- Bước 2: Chọn Actions và từ menu xuất hiện, chọn Recall This Message.
- Bước 3: Chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu muốn thay thế email đã gửi bằng một email mới. Hoặc chọn Delete unread copies of this message nếu chỉ muốn thu hồi email đã gửi mà không cần thay thế. Bạn cũng có thể chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo kết quả thu hồi cho mỗi người nhận.
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất quá trình và gửi lại email mới (nếu cần).
Dưới đây là những bước đơn giản để thu hồi email trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Cách kiểm tra xem email đã được thu hồi thành công chưa trong Outlook
Thường chỉ trong vòng 30 giây sau khi gửi yêu cầu thu hồi email, bạn sẽ nhận được một thông báo qua email với chủ đề “Báo cáo Thu hồi Thư cho thư [chủ đề thư gốc]”. Để xem báo cáo này, bạn chỉ cần nhấp vào liên kết “Xem Báo cáo Thu hồi Thư”. Sau đó, đăng nhập và xác thực thông tin của bạn để xem báo cáo (nếu có). Tại đây, bạn có thể kiểm tra dễ dàng việc thu hồi email đã gửi trong Outlook.
Những trường hợp không thể thu hồi email trong Outlook
Có một số lý do khiến việc thu hồi email trong Outlook không thành công:
- Người nhận đã mở email: Khi người nhận đã mở và đọc email, việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn. Do đó, hãy thu hồi email càng sớm càng tốt để đảm bảo hiệu quả.
- Email đã được chuyển đến thư mục khác: Nếu email đã được kích hoạt bởi bộ lọc và di chuyển đến một thư mục khác ngoài hộp thư đến (inbox), việc thu hồi email trong Outlook sẽ không thể thực hiện.
- Email nằm trong thư mục công khai: Nếu email của bạn được gửi đến một thư mục công khai mà nhiều người có quyền truy cập và đọc, việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn khi một số người đã đọc email đó.
- Sử dụng ứng dụng gửi email của bên thứ ba: Tính năng thu hồi email trong Outlook chỉ hoạt động trong hệ thống nội bộ. Nếu bạn sử dụng một ứng dụng gửi email khác trong thời gian đó, việc thu hồi email sẽ không thành công.
Hiểu rõ những nguyên nhân này sẽ giúp bạn nhận biết được các trường hợp mà tính năng thu hồi email trong Outlook không hoạt động và từ đó, tìm ra các giải pháp phù hợp khác để xử lý tình huống.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tìm hiểu về cách thu hồi email trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy áp dụng những kiến thức mà HR Insider đã chia sẻ để tránh những sai lầm không đáng có và tận dụng tính năng thu hồi email trong Outlook một cách hiệu quả.
