Khám Phá Chạy KPI: Bí Mật Đằng Sau Chỉ Số Quyết Định Hiệu Suất

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về KPI, từ lợi ích đến quy trình xây dựng chuẩn, hãy đồng hành cùng Mytour. Chúng tôi sẽ giúp bạn khám phá chạy KPI là gì và những điều cần biết trước khi bắt đầu công việc.

1. Khám Phá KPI Là Gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số quyết định hiệu suất, đo lường và đánh giá hoạt động của từng phần trong doanh nghiệp. Nó mang lại cái nhìn tổng quan về hiệu suất cả của nhân viên và công ty.

Một Ví Dụ Cụ Thể về KPI Liên Quan Đến Tăng Trưởng Bán Hàng

Tăng trưởng bán hàng không chỉ là việc đo lường doanh thu, mà còn là cách đánh giá sự gia tăng hoặc giảm giá trị từ bán hàng. Theo dõi chặt chẽ chỉ số này theo khoảng thời gian nhất định giúp hiểu rõ xu hướng và giá trị của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu là tăng trưởng 20%, nhưng kết quả đạt được là 32,7%, đó là một chỉ số KPI xuất sắc vượt xa kế hoạch.

KPI không chỉ là công cụ đánh giá hiệu suất cá nhân hay tổ chức mà còn là phương tiện so sánh thành tích với người khác. Hiện nay, KPI vẫn là một chỉ số phổ biến được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.

2. Hiểu Rõ Chạy KPI Là Gì?

Nếu bạn đã nắm bắt KPI là gì, bạn sẽ dễ dàng hiểu Chạy KPI là gì. Đơn giản, Chạy KPI là quá trình một người thực hiện dự án, nỗ lực hoàn thành mọi công việc để đạt được mục tiêu KPI do cấp trên đặt ra.

3. Những Điều Quan Trọng Về KPI Trước Khi Bắt Đầu Công Việc

3.1 Lợi Ích của KPI

Với Doanh Nghiệp và Lãnh Đạo

• Lãnh đạo doanh nghiệp có thể đánh giá đối với năng lực làm việc của nhân viên một cách chính xác, trực quan, và minh bạch. Đồng thời, họ có thể thiết lập chính sách lương thưởng và kỷ luật phù hợp.
• Tối ưu hóa hiệu quả của quy trình nghiệm thu thực hiện công việc.
• Bảo đảm rằng mục tiêu và tầm nhìn có thể đạt được đúng như dự kiến.
• Xây dựng chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.

Với Nhân Viên

• Hiểu rõ tác động của công việc của họ đối với tiến độ hoàn thành các mục tiêu tổ chức.
• Phát hiện và khắc phục khiếu nại kịp thời khi gặp khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ.
• Tạo động lực làm việc và trách nhiệm cao hơn trong công việc.
• Đồng lòng hợp tác để đạt được mục tiêu chung.

3.2 Loại KPI

Có nhiều cách khác nhau để phân loại KPI, và có rất nhiều loại KPI được áp dụng trong doanh nghiệp. Việc quan trọng là chọn loại KPI phù hợp với chiến lược kinh doanh. Dưới đây là các loại KPI phổ biến phân loại theo từng vai trò trong một công ty:

• KPI Kinh doanh

Chỉ số KPI giúp đo lường hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào những chỉ số này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của dự án và phát hiện điểm yếu cần khắc phục trong quy trình kinh doanh.

• KPI Tài chính

Loại KPI Tài chính được sử dụng bởi cấp quản lý và lãnh đạo bộ phận tài chính để theo dõi và đo lường tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số KPI có thể bao gồm lợi nhuận, doanh thu,…

• KPI Tiếp thị

Chỉ số KPI Tiếp thị giúp đội ngũ Marketing đo lường hiệu suất của các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị và các kênh tiếp thị. Đội ngũ Marketing có thể đánh giá mức độ hiệu quả của chiến dịch, cần cải thiện điều gì và tập trung vào kênh hiệu quả nhất.

• KPI Bán hàng

KPI bán hàng được ứng dụng rộng rãi trong các công ty và doanh nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực bán lẻ mà còn áp dụng cho mọi sản phẩm và dịch vụ được bán ra. KPI bán hàng đo lường hiệu suất của bộ phận bán hàng và đóng góp vào quy trình đánh giá doanh thu.

• KPI Quản lý dự án

KPI Quản lý dự án là công cụ mà nhà quản lý sử dụng để theo dõi tiến độ và hiệu suất của mỗi dự án. Những nhà quản lý có thể theo dõi hiệu quả từng giai đoạn của dự án, đánh giá hiệu suất của nhân viên và đối chiếu với mục tiêu ban đầu.

3.4 Những sai lầm khi xây dựng KPI

• Xác định rõ KPI: Nếu không định rõ KPI từ con số hay chiến lược cụ thể, thì dự án sẽ thất bại. KPI cần được truyền đạt đúng cách để nắm bắt tình hình chung và điều chỉnh mục tiêu.
• KPI phải khả thi: KPI cần xác định tính khả thi để đảm bảo nhân viên và bộ phận luôn hoàn thành tốt nhất.
• KPI cụ thể: KPI cần được xây dựng chi tiết để dễ dàng theo dõi và đo lường chi tiết công việc.
• KPI phải liên kết với chiến lược doanh nghiệp: KPI cần được xây dựng và theo dõi dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

• Chỉ tập trung vào KPI kết quả: KPI cần có mối quan hệ chặt chẽ giữa quá trình và kết quả để tránh mông lung.
• Cập nhật và tùy chỉnh KPI theo thời gian: KPI cần được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.
• Thiếu trách nhiệm: Mỗi KPI cần có người chịu trách nhiệm để đảm bảo tính hiệu quả. Khen thưởng và khuyến khích cũng giúp nâng cao chất lượng công việc.

3.5 Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định người lập KPI là ai?

Hướng 1: Bộ phận, phòng ban tự đề xuất hệ thống KPI

Trưởng bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm xây dựng KPI cho các vị trí bên trong. Khi quy mô lớn, trưởng bộ phận có thể phân chia trách nhiệm cho cấp dưới xây dựng KPI.

Hướng 2: Lãnh đạo cấp cao thiết lập và giao KPI xuống

Bộ phận nhân sự hoặc quản lý cấp cao đặt ra KPI cho từng phòng ban để đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, cần có sự thẩm định từ bộ phận chức năng để đảm bảo sự hiệu quả và tính thực tế của KPI.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Mỗi vị trí trong bộ phận đảm nhận chức năng và nhiệm vụ đặc biệt, vì vậy việc xây dựng chỉ số KPI cần liên quan chặt chẽ đến mục tiêu cụ thể của từng phòng ban, đơn vị.

Khi đã xác định KPI cho mỗi nhân viên và vị trí, quan trọng là áp dụng tiêu chí SMART để đánh giá hiệu suất:

• S – Cụ thể: Mục tiêu rõ ràng
• M – Đo lường được: Mục tiêu có thể đo lường
• A – Đạt được: Mục tiêu là hợp lý và đạt được
• R – Liên quan: Mục tiêu phù hợp với thực tế
• T – Thời gian: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu KPIs bạn xây dựng không đạt tiêu chí SMART, có thể ảnh hưởng xấu đến đánh giá hiệu suất và gây hậu quả tiêu cực cho cấu trúc quản lý tổ chức.

Chú ý rằng các KPIs sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và mục tiêu chung của phòng ban.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi xác định KPIs cho mỗi vị trí, quản lý áp dụng chúng vào quản trị nhân sự và năng suất. KPIs được đánh giá dựa trên tiêu chí có thể đo lường và chia thành 3 nhóm chính:

Nhóm 1. Đòi hỏi nhiều thời gian, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.

Nhóm 2. Yêu cầu ít thời gian, có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung và yêu cầu nhiều thời gian, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm 3. Đòi hỏi ít thời gian và ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm này sẽ có trọng số khác nhau, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành, nhân viên sẽ được tính dựa trên 3 yếu tố KPI: A, B và C.

Mỗi nhóm sẽ có trọng số khác nhau, ví dụ: Nhóm 1: 50%; nhóm 2: 30%, nhóm 3: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên A, sẽ tính đến 3 nhóm: 1, 2, 3.

Bước 4: Kết nối giữa đánh giá KPIs và thưởng lương

Từ mức độ hoàn thành KPI, người lập hệ thống sẽ xác định mức lương thưởng cho mỗi cá nhân. Chính sách lương thưởng có thể được quy định từ trước bởi lãnh đạo, quản lý, người lập KPI, hoặc do nhân viên thống nhất.

Để đánh giá một cách khách quan và toàn diện, cần tích hợp ý kiến từ lãnh đạo, khách hàng và nhân viên trong buổi đánh giá kết quả công việc định kỳ.

Bước 5: Hiệu chỉnh và tối ưu hóa KPI

Hệ thống KPI cần được theo dõi và điều chỉnh đều đặn để phản ánh chính xác thực tế và đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm tra và điều chỉnh KPI để đảm bảo số liệu chính xác. Sau khi có KPI tốt và tối ưu, duy trì chúng ít nhất một năm.

4. Công cụ hỗ trợ miễn phí để xây dựng KPI hiệu quả

4.1 Scoro - Một phần mềm hữu ích

Phần mềm Scoro là một trong những ứng dụng miễn phí hỗ trợ quản lý dự án trực tuyến, mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ kiểm soát hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ xây dựng KPI, lên kế hoạch, và tạo báo cáo trực tiếp trên phần mềm. Việc sử dụng Scoro rất đơn giản với bảng điều khiển thông minh.

4.2 Acheckin - Ứng dụng di động

Acheckin là một ứng dụng di động dành cho doanh nghiệp mới, giúp tăng cường hiệu suất kinh doanh. Có sẵn trên cả hai hệ điều hành Android và iOS, Acheckin cung cấp nhiều tính năng như chấm công bằng mã QR, quản lý công việc, nhắc nhở, và đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan. Ứng dụng linh hoạt để điều chỉnh cho phù hợp với các dự án của doanh nghiệp.

4.3 Tanca - Phần mềm hỗ trợ

Phần mềm quản lý KPI miễn phí Tanca là một ứng dụng theo mô hình thuê. Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý KPI của doanh nghiệp, Tanca đang trở thành xu hướng cho các công ty chủ yếu trong lĩnh vực máy chấm công. Với nhiều tính năng như đo lường hiệu suất công việc, kết nối KPI với hệ số lương, Tanca giúp tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu cho người quản lý. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng Tanca mà không cần kết nối internet, đảm bảo an toàn dữ liệu.

4.4 SimpleKPI - Phần mềm đơn giản

SimpleKPI là một ứng dụng miễn phí hỗ trợ việc xây dựng và quản lý KPI một cách hiệu quả. Với nhiều tính năng nổi bật, SimpleKPI giúp người dùng dễ dàng quản lý và tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với doanh nghiệp. Ứng dụng tự động cung cấp bảng phân tích KPI và báo cáo trực quan giúp theo dõi số liệu một cách dễ dàng.

4.5 HrOnline - Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Chúng tôi cùng với Mytour đã khám phá phần mềm HROnline - một giải pháp quản lý nhân sự miễn phí từ SoftOne. HROnline không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều lĩnh vực hoạt động một cách đơn giản và dễ dàng, mà còn hỗ trợ xây dựng KPI quản lý nhân sự. Dữ liệu được lưu trữ và cập nhật tự động thông qua công nghệ đám mây, tối ưu hóa thời gian cho doanh nghiệp. Với HROnline, quản lý có thể theo dõi và tối ưu hóa lịch trình làm việc của nhân viên và các phòng ban một cách hiệu quả nhất.

Như vậy, bạn đã cùng Mytour tìm hiểu thế nào là KPI, chạy KPI là gì? Những điều cần biết về KPI trước khi đi làm, những phần mềm hỗ trợ xây dựng KPI miễn phí cho doanh nghiệp, các nhà quản lý và lãnh đạo công ty. Hi vọng sau khi theo dõi bài viết này, bạn sẽ có thể hiểu hơn về chỉ số KPI, những thông tin cơ bản cần biết về KPI trước khi bạn đến công ty làm việc. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này.