Khám phá độc đáo của sơ đồ PERT và bí quyết vẽ nó một cách chi tiết nhất

Sự phổ biến của sơ đồ PERT trong quản lý dự án ngày càng tăng. Hãy cùng tìm hiểu về định nghĩa, các yếu tố quan trọng và cách vẽ sơ đồ này một cách chính xác nhất cùng HR Insider!

Khám phá ý nghĩa thú vị của sơ đồ mạng PERT

Thực hiện sơ đồ PERT giúp tất cả mọi người trong dự án hiểu rõ hơn về quy trình và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn để có giải pháp hiệu quả. Sơ đồ PERT thể hiện các hoạt động trong dự án dưới dạng đường thẳng kết nối với nhau bởi mũi tên, biểu thị sự phụ thuộc giữa các hoạt động. Thông tin như thời gian hoàn thành dự kiến được liên kết với mỗi hoạt động.

Đọc thêm :

• Quy trình làm việc của Trello: Một công cụ quản lý công việc đáng để khám phá
• Sự phổ biến của sơ đồ Gantt: Ứng dụng và bước vẽ sơ đồ Gantt một cách chuyên nghiệp
• Năm 2024 và những thách thức bất ngờ của thị trường

Khi nào nên áp dụng phương pháp sơ đồ PERT?

Sơ đồ PERT thích hợp cho các dự án lớn với hàng trăm hoặc hàng ngàn hoạt động. Đây là lựa chọn tốt khi nhà quản lý dự án muốn:

• Xác định quy trình dự án và đảm bảo tất cả hoạt động hoàn thành đúng thời hạn.
• Minh họa sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong dự án.
• Dự báo thời gian cần thiết để hoàn thành dự án, đặc biệt là với các dự án lớn và phức tạp.
• Áp dụng hiệu quả sơ đồ PERT giúp nhà lãnh đạo kiểm soát và theo dõi quá trình triển khai công việc một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Những yếu tố chủ chốt cần lưu ý khi tạo sơ đồ PERT

Sự kiện 

Sự kiện là điểm mốc đánh dấu bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều nhiệm vụ trong dự án. Trên sơ đồ mạng PERT, sự kiện thường được biểu diễn qua các hình tròn có số thứ tự, với sự kiện ban đầu có mũi tên đi ra, sự kiện trung gian có mũi tên đi vào và ra, và sự kiện kết thúc chỉ có mũi tên đi vào.

Nhiệm vụ 

Trong sơ đồ PERT, nhiệm vụ đại diện cho thời gian và nguồn lực nhân sự cần thiết để hoàn thành từ sự kiện này đến sự kiện khác. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng mũi tên chỉ hướng, với độ dài mũi tên tương ứng thể hiện thời gian hoàn thành công việc.

Dự trữ thời gian 

Dự trữ thời gian là thời gian dự phòng cho các nhiệm vụ có thể chậm trễ. Đảm bảo rằng việc trì hoãn này không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể dự án. Đây là yếu tố quản lý rủi ro của dự án được biểu diễn trên đường mũi tên của nhiệm vụ. Nếu nhiệm vụ hoàn thành sớm hơn dự kiến, thì có dấu hiệu bằng một chấm tròn nhỏ trên đường mũi tên.

Con đường chính

Con đường chính là đường dẫn từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc của sơ đồ PERT. Nhà quản lý dự án sử dụng con đường chính để theo dõi tiến độ công việc. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào trên con đường chính, điều đó chỉ ra rằng tiến độ công việc đang bị chậm so với kế hoạch ban đầu.

Bí quyết vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án

Để tạo sơ đồ PERT cho dự án, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhiệm vụ của dự án

Thu thập thông tin và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án.

Xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo chuẩn bị đầy đủ cho các bước tiếp theo.

Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ

Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc trong dự án dựa trên mức độ quan trọng và mối quan hệ giữa chúng.

Bước 3: Liên kết các công việc trong dự án

Bắt đầu việc liên kết các công việc bằng cách sử dụng mũi tên để biểu diễn các công việc và các điểm mốc quan trọng của dự án.

Bước 4: Ước tính thời gian thực hiện dự án

Xác định thời gian dựa trên các dữ liệu sau:

• Thời gian tối thiểu: Thời gian ít nhất để hoàn thành một công việc.
• Thời gian tối đa: Thời gian nhiều nhất để hoàn thành một công việc.
• Thời gian khả năng: Ước tính thời gian tốt nhất để hoàn thành một công việc.

Bước 5: Xác định đường găng phù hợp

Khi đã xác định sự kiện và thời gian, bước cuối cùng là xác định đường găng đi qua tất cả sự kiện quan trọng, có độ dài lớn nhất.

Các nguyên tắc quan trọng khi lập PERT

Khi thiết lập sơ đồ PERT, cần đảm bảo đầy đủ thông tin về thời gian hoàn thành công việc. Biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc cũng vô cùng quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân bổ nguồn lực (nhân sự, chi phí,...) cho các công việc.

Ngoài ra, khi xây dựng sơ đồ PERT, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Chỉ có một đường duy nhất đi ra từ điểm bắt đầu và một đường duy nhất đi vào điểm kết thúc.
• Hướng thực hiện công việc được biểu diễn qua mũi tên trên sơ đồ. Độ dài của mỗi đoạn thể hiện thời gian thực hiện công việc, và phải được ước lượng chính xác.

Sự khác biệt giữa sơ đồ GANTT và PERT

Ngoài sơ đồ mạng lưới PERT, sơ đồ Gantt cũng là công cụ quản lý dự án phổ biến. Hai phương pháp này đều giúp theo dõi, lập kế hoạch, và giám sát dự án một cách hiệu quả. Tuy nhiên, có những điểm khác biệt quan trọng mà bạn cần biết trước khi chọn phương pháp phù hợp: