Khám phá Excel 2016 và 2019 (Phần 1)

Excel là một phần của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Cá nhân và doanh nghiệp có thể mua giấy phép phần mềm để sử dụng vĩnh viễn hoặc đăng ký gói thuê bao Office 365 để tiếp tục truy cập và sử dụng phần mềm.

Nếu mua bộ ứng dụng, chẳng hạn như Office 2016 hoặc Office 2019 và sử dụng vĩnh viễn, bạn sẽ không nhận được các cập nhật tính năng mới. Ngược lại, nếu đăng ký thuê bao Office 365, bạn sẽ luôn được cập nhật với những tính năng mới nhất của các ứng dụng.

Trong chia sẻ Làm quen với Excel 2016 và Excel 2019 (Phần 1) dưới đây, Mytour sẽ đưa ra một số mẹo để bạn sử dụng Excel một cách thành thạo hơn.

Khám phá Excel 2016 và 2019 (Phần 1)

1. Khai thác thanh Ribbon

So với các phiên bản trước đó, giao diện của Excel 2016 và 2019 không có nhiều sự thay đổi, chỉ cải thiện giao diện để trở nên gọn gàng hơn.

Tương tự như các phiên bản trước đó của Excel, để ẩn thanh Ribbon, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + F1. Nhấn lại Ctrl + F1 để hiển thị thanh Ribbon.

Bên cạnh việc sử dụng phím tắt, chúng ta còn có một số lựa chọn khác để hiển thị Ribbon. Để truy cập các lựa chọn này, bạn click vào biểu tượng Ribbon Display Options ở góc trên cùng bên phải màn hình, gần các biểu tượng thu nhỏ và phóng to của PowerPoint. Trên màn hình sẽ xuất hiện menu với các lựa chọn sau:

- Tự động ẩn Ribbon: Tùy chọn này sẽ tự động ẩn toàn bộ thanh Ribbon, bao gồm cả các tab và các lệnh trên thanh Ribbon. Để hiển thị lại Ribbon, bạn chỉ cần click vào góc trên cùng của PowerPoint.

- Hiển thị Tab: Tùy chọn này sẽ hiển thị các tab nhưng ẩn các lệnh trong tab. Để hiển thị các lệnh trong tab khi tab bị ẩn, bạn có thể nhấn Ctrl + F1, click chọn tab hoặc click chọn biểu tượng Ribbon Display và chọn Hiển thị Tab và Lệnh.

- Hiển thị Tab và Lệnh: Lựa chọn này hiển thị cả các tab và các lệnh trên thanh Ribbon.

Giả sử vì một lý do nào đó bạn muốn thay đổi màu sắc của thanh Ribbon thành màu trắng hoặc xám (hoặc màu đen trên Excel 2019). Để thực hiện điều này, bạn truy cập vào Tệp => Tùy chọn => Chung. Trong mục Customize your copy of Microsoft Office, click chọn biểu tượng mũi tên gần Chủ đề Office, sau đó chọn Dark Gray hoặc White (hoặc Black) trong menu.

Nếu bạn muốn thanh Ribbon trở lại màu xanh lá cây như trước, chỉ cần chọn tùy chọn Màu sắc Sống Động từ menu.

Bên cạnh đó, khi bạn click vào Tệp trên thanh Ribbon, sau đó chọn Mở hoặc Lưu thành từ menu ở phía bên trái, trên màn hình sẽ hiển thị danh sách các dịch vụ dựa trên đám mây mà bạn đã kết nối với tài khoản Office của mình, như SharePoint và OneDrive.

Sử dụng Tell Me để Hoàn thành Công việc Nhanh chóng

Trên Excel 2016 và 2019, Microsoft đã thêm tính năng mới có tên gọi là Tell Me, giúp người dùng hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian thay vì phải tìm kiếm từng lệnh trên thanh Ribbon. Đồng thời, tính năng này còn ghi nhớ các công việc bạn đã thực hiện trước đó, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các công việc thường xuyên.

Để sử dụng tính năng này, bạn click chọn 'Tell me what you want to do' ở góc bên phải của tab View trên thanh Ribbon. Sau đó nhập công việc bạn muốn thực hiện, chẳng hạn như tạo PivotTable.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về các công việc của mình, 2 tùy chọn ở góc dưới cùng của menu Tell Me cho phép người dùng chọn các chủ đề trợ giúp liên quan hoặc tìm kiếm thông tin bằng Smart Lookup.

2. Tận dụng Smart Lookup để tra cứu trực tuyến

Tính năng Smart Lookup trên Excel 2016 và 2019 cho phép người dùng tra cứu trực tuyến ngay khi đang làm việc trên bảng tính. Kích chuột phải vào ô chứa từ hoặc cụm từ, sau đó chọn Smart Lookup.

Excel sử dụng công cụ tìm kiếm Bing của Microsoft để tìm kiếm từ hoặc cụm từ trên web, sau đó hiển thị định nghĩa, thông tin liên quan và các kết quả khác trên bảng Smart Lookup ở phía bên phải.

Click vào liên kết kết quả để mở trang web trong trình duyệt. Nếu chỉ cần xem định nghĩa của một từ, hãy chọn tab Define trên bảng. Nếu muốn biết thêm thông tin, hãy chọn tab Explore.

Chú ý, để sử dụng tính năng Smart Lookup trong Excel hoặc các ứng dụng Office khác, trước tiên phải bật tính năng Dịch vụ Thông minh của Microsoft. Tính năng này thu thập các thuật ngữ tìm kiếm và một số nội dung từ bảng tính và các tài liệu khác. Nếu chưa kích hoạt, khi nhấp vào Smart Lookup, màn hình sẽ hiển thị thông báo yêu cầu bạn bật tính năng.

3. Khám phá các loại biểu đồ mới

Để xem tất cả các loại biểu đồ mới trong Excel 2016 và 2019, đặt con trỏ chuột vào ô hoặc nhóm các ô chứa dữ liệu, chọn Insert => Recommended Charts => click chọn tab All Charts. Tại đây sẽ hiển thị danh sách tất cả các loại biểu đồ có sẵn trên Excel.

Dưới đây là danh sách 6 loại biểu đồ mới trong Excel:

- Bản đồ Treemap: Loại biểu đồ này được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cấp bậc, với các danh mục cao nhất được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật và các danh mục con được nhóm trong các hình chữ nhật lớn hơn. Người dùng có thể dễ dàng so sánh kích thước của các danh mục cấp cao và các danh mục con.

- Mặt trời nổi: Loại biểu đồ này cũng hiển thị dữ liệu theo cấp bậc, nhưng nó được biểu diễn trong các vòng trong đa cấp. Mỗi cấp độ của hệ thống phân cấp được biểu diễn bởi một vòng tròn, trong đó vòng tròn trong cùng chứa các danh mục cao nhất và vòng tròn tiếp theo chứa các danh mục con, ...

- Thác nước: Loại biểu đồ này phù hợp trong các báo cáo tài chính.

- Biểu đồ phân phối tần số: Loại biểu đồ này hiển thị tần số trong một tập dữ liệu, ví dụ như số lượng sách đã bán theo các mức giá cụ thể.

- Biểu đồ Pareto: Loại biểu đồ này còn được gọi là Biểu đồ Histogram được sắp xếp, cũng bao gồm các cột như biểu đồ đường. Các giá trị được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của các cột. Tổng phần trăm tích lũy của mỗi cột được biểu diễn bằng một đường dốc lên.

Chú ý rằng biểu đồ Pareto không xuất hiện khi bạn chọn Chèn => Biểu đồ được Đề xuất => Tất cả các Biểu đồ. Để sử dụng loại biểu đồ này, trước tiên chọn loại dữ liệu mà bạn muốn biểu diễn, sau đó chọn Chèn => Chèn Biểu đồ Thống kê, trong mục Biểu đồ Histogram chọn Pareto.

- Hộp & Râu: Loại biểu đồ này tương tự như biểu đồ Histogram, hiển thị tần số trong tập dữ liệu nhưng cung cấp phân tích chi tiết hơn so với biểu đồ Histogram.

Trong bài viết làm quen với Excel 2016 và 2019 (Phần 1) ở trên, Mytour đã chia sẻ một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng Excel một cách thành thạo hơn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào như cách cài đặt Office 2019 ví dụ, bạn có thể để lại ý kiến của mình trong phần bình luận dưới bài viết.