Buzz
Quen thuộc với những tính năng quan trọng trong Excel 2016 và 2019 sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, bài trước của Mytour đã giới thiệu về cách làm quen với Excel 2016 và 2019 phần 1.
Khám phá Excel 2016 và 2019 (Phần 2)
Khám phá Excel 2016 và 2019 (Phần 2)
1. Hợp tác với Excel Online
Một trong những tính năng được người dùng mong chờ nhất trên Excel 2016 và 2019 là khả năng hợp tác trực tuyến, cho phép người dùng làm việc, cộng tác trên tài liệu cùng nhau từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối Internet. Khi bạn hợp tác với người khác, cả hai đều có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu và xem những gì người kia đang làm.
Rất tiếc là tính năng hợp tác trực tuyến chỉ có sẵn cho người dùng Office 365. Tuy nhiên, người dùng Excel 2016 và Excel 2019 với bản quyền vĩnh viễn có thể sử dụng phiên bản Excel trực tuyến để hợp tác trực tuyến.
Để cộng tác trên Excel trực tuyến, bạn cần có tệp tin mà bạn muốn chia sẻ được lưu trên OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint hoặc Dropbox. Đầu tiên, truy cập Excel Online, sau đó đăng nhập bằng tài khoản Microsoft và nhấn vào nút Excel. Khi Excel mở, hãy mở tệp tin mà bạn muốn chia sẻ.
Tiếp theo, nhấn vào nút Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Một cửa sổ popup sẽ hiện ra, bạn nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chia sẻ tệp tin. Bạn cũng có thể thêm ghi chú nếu cần.
Nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân, người mà bạn chia sẻ sẽ có quyền chỉnh sửa tài liệu theo mặc định. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chỉ cho họ quyền xem tài liệu, bạn có thể chọn 'Người nhận chỉ có thể xem' từ menu bằng cách nhấn vào 'Người nhận có thể chỉnh sửa' trong mục 'Thêm một lời nhắn nhanh', sau đó nhấn nút Chia sẻ.
Sau khi hoàn tất, một cửa sổ popup sẽ hiển thị xác nhận việc gửi email cho người nhận và xác định quyền chỉnh sửa hoặc quyền xem tài liệu của họ.
Để thay đổi quyền truy cập, chỉ cần nhấp vào menu thả xuống hoặc đóng cửa sổ chia sẻ. Ngoài ra, bạn cũng có thể mời người khác tham gia bằng cách nhấp vào liên kết 'Mời mọi người' ở phần bên trái. Khi hoàn tất, nhấp vào Đóng.
Nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản công ty, quy trình sẽ đơn giản hơn một chút. Trên cửa sổ nhập địa chỉ email, bạn sẽ thấy một hộp chọn 'Chỉ có những người bạn chỉ định và có liên kết này mới có thể chỉnh sửa'.
Nhấp vào đó để hiển thị các tùy chọn chia sẻ khác, bao gồm chia sẻ cho mọi người trong tổ chức của bạn và những người có quyền truy cập hiện tại. Đánh dấu các hộp chọn để cho phép họ chỉnh sửa hoặc không, sau đó nhấp vào Áp dụng, quay lại cửa sổ trước và nhấp vào Gửi.
Excel sẽ gửi email cho tất cả những người bạn muốn cộng tác. Nhiệm vụ của họ là nhấp vào 'Xem trong OneDrive' hoặc 'Mở' để xem bảng tính. Để chỉnh sửa bảng tính, họ cần nhấp vào 'Chỉnh sửa trong Trình duyệt' ở góc trên cùng hoặc chọn menu Chỉnh sửa Workbook và chọn Chỉnh sửa trong Trình duyệt.
Mọi thay đổi, chỉnh sửa sẽ được áp dụng ngay lập tức và hiển thị cho tất cả các người dùng khác.
Ở góc trên cùng bên phải màn hình, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các người cộng tác trên tài liệu của bạn. Nhấp vào tên người dùng để xem vị trí của họ trên bảng tính, hoặc di chuột qua để xem tên của họ.
Tính năng trò chuyện không có sẵn, nhưng bạn có thể trò chuyện qua Skype bằng cách nhấp vào biểu tượng Skype ở góc trên cùng bên phải để mở ứng dụng.
2. Những tính năng mới trong Excel 2016 và 2019
Excel 2016 và 2019 đã được bổ sung thêm 4 tính năng mới, bao gồm Quick Analysis, hàm Forecast Sheet, Get & Transform và 3D Maps.
- Quick Analysis:
Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu bảng tính một cách nhanh chóng, công cụ Quick Analysis là lựa chọn tốt nhất. Chọn các ô cần phân tích, sau đó di chuyển con trỏ xuống góc dưới cùng bên phải. Một biểu tượng bảng tính sẽ xuất hiện. Click vào đó để mở danh sách các công cụ phân tích dữ liệu.
- Hàm Forecast Sheet:
Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo dự báo dựa trên dữ liệu đã lưu bằng cách sử dụng hàm Forecast Sheet.
Để sử dụng hàm này, bạn cần làm việc trên bảng tính chứa dữ liệu trên máy tính. Di chuyển con trỏ đến một trong các ô dữ liệu, sau đó vào tab Data trên thanh Ribbon. Chọn Forecast Sheet từ Forecast group ở góc bên phải. Trên cửa sổ hiển thị trên màn hình, bạn có thể chọn các tùy chọn như loại biểu đồ và ngày dự báo kết thúc.
Nhấp vào nút Tạo và một bảng tính mới sẽ xuất hiện, hiển thị dữ liệu gốc, dữ liệu dự đoán và biểu đồ dự báo. Bảng tính ban đầu không thay đổi.
- Get & Transform:
Tính năng này trước đây được gọi là Power Query và là một add-in miễn phí cho Excel 2013, chỉ hoạt động với các tính năng PowerPivot trong Excel Professional Plus.
Công cụ Get & Transform cho phép bạn trích xuất, kết hợp và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các file workbook Excel, CSV, SQL Server, Azure, Active Directory, và nhiều nguồn dữ liệu khác.
Để truy cập công cụ Get & Transform, bạn nhấp vào tab Data trên thanh Ribbon.
- Bản đồ 3D:
Trước đây, tính năng 3D Maps trên Excel được gọi là Power Map. Với tính năng này, bạn có thể tạo sơ đồ địa lý và thêm thông tin lên bản đồ hoặc quả địa 3D.
Để sử dụng tính năng này, bạn cần chuẩn bị dữ liệu phù hợp trước tiên. Sau đó, mở bảng tính và chọn Insert => 3D Map => Mở 3D Maps, và click Kích hoạt từ hộp thoại trên màn hình để bật tính năng 3D Maps.
Nếu bạn chỉ muốn xem thử tính năng 3D Maps, bạn có thể tải xuống dữ liệu mẫu từ Microsoft, sau đó mở dữ liệu này và chọn Insert => 3D Map => Mở 3D Maps, và click chọn bản đồ để xem.
Trong bài viết Làm quen với Excel 2016 và 2019 (Phần 2) này, Mytour đã hướng dẫn cách sử dụng tính năng cộng tác trực tuyến với Excel cũng như các tính năng mới trong Excel 2016 và 2019. Hãy đón chờ bài viết làm quen với Excel 2016 và 2019 Phần 3. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn đọc có thể để lại ý kiến trong phần bình luận dưới bài viết.
