Buzz
Bước tiến mới: Thuế điện tử qua ngân hàng và hóa đơn điện tử
Sử dụng hóa đơn điện tử: Bí quyết tối ưu cho doanh nghiệp
I. Ý nghĩa và tiện ích của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (viết tắt HDDT) là bộ sưu tập thông điệp điện tử về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này sẽ được tạo ra, lập và xử lý bằng máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch sản phẩm, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính theo đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Minh họa về hóa đơn điện tử
Cấu trúc của hóa đơn điện tử:
- Các loại hóa đơn bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như phiếu thu tiền bảo hiểm, thẻ, vé, tem, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế. Các hóa đơn này được lập theo quy định quốc tế và pháp luật liên quan.
Lợi ích của hóa đơn điện tử:
- Tiết kiệm chi phí in, gửi và lưu trữ hóa đơn do việc lập trên máy tính.
- Thuận tiện trong quản lý kế toán, quản trị kinh doanh và đối chiếu dữ liệu.
- Thời gian thanh toán và gửi hóa đơn được rút ngắn nhờ việc lập thông qua máy tính.
- Nâng cao hiệu suất quản trị doanh nghiệp.
II. Hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi nào?
Để hóa đơn điện tử được công nhận về pháp lý, phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Thông tin trong hóa đơn phải được bảo đảm tính toàn vẹn, không bị sửa đổi từ khi được tạo ra ở dạng cuối cùng.
- Thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng một cách hoàn chỉnh.
* Tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng cần phải đáp ứng đồng thời các tiêu chí sau:
- Thông tin cần có trên hóa đơn bao gồm tên liên hóa đơn, mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
- Thông tin của người bán: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin của người mua: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Các nội dung cần ghi trên hóa đơn:
+ Số thứ tự (STT), Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
+ Tổng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế.
+ Tổng tiền bằng chữ.
+ Người mua và người bán cần ký và đóng dấu theo vai trò tương ứng.
Để hóa đơn điện tử hợp lệ và pháp lý, ngoài các thông tin giống hóa đơn giấy, cần phải đảm bảo các điều sau:
- Thông tin quan trọng trên hóa đơn điện tử - Mã QR Code
- Mã số/Mẫu:
- Ký hiệu:
- HDDT không có bản liên kết
- Chữ ký số
- Mẫu HDDT hợp lệ, đủ điều kiện pháp lý
- Hóa đơn được lưu dưới dạng XML với tính toàn vẹn thông tin và có bản thể hiện hóa đơn định dạng PDF đi kèm.
* Lưu ý về nội dung trên hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Nội dung phải sử dụng tiếng Việt, viết đúng chính tả và có dấu. Nếu cần sử dụng chữ nước ngoài, cần đặt trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Đối với các loại hóa đơn như tiền điện, tiền nước, dịch vụ ngân hàng, viễn thông, không cần chữ ký số của người mua và dấu của người bán.
III. Điều kiện để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định trong thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử là như sau:
a) Là tổ chức kinh tế thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc ngân hàng.
b) Phải có đầy đủ địa điểm, hạ tầng mạng thông tin và thiết bị kỹ thuật để xử lý và lưu trữ hoá đơn điện tử.
c) Cần có nhân viên có trình độ, khả năng thực hiện các công việc liên quan đến hoá đơn điện tử.
d) Cần phải có chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật.
đ) Phải sử dụng phần mềm kết nối với hệ thống kế toán để tự động chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
e) Phải có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đảm bảo chất lượng.
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải tuân thủ các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ.
- Phải có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo toàn bộ dữ liệu được sao lưu đúng cách.
Doanh nghiệp hoặc tổ chức chỉ khi nào đáp ứng được các điều kiện trên mới được phép khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.
IV. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Để phát hành hóa đơn điện tử, cần thực hiện những bước sau:
- Doanh nghiệp cần có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo việc phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan quản lý thuế và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Ký số vào mẫu hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan quản lý thuế.
Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết vềthủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong bài viết tiếp theo.
V. Hướng dẫn thực hiện việc lập và quy trình xuất hóa đơn điện tử
* Quy trình lập hóa đơn điện tử:
- Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử sẽ lập hóa đơn tại phần mềm tạo của mình.
- Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử truy cập vào chương trình hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để thực hiện việc lập hóa đơn.
* Xuất hóa đơn là việc chuyển giao dữ liệu hóa đơn từ người bán đến người mua
- Phương thức gửi trực tiếp: Người bán tạo và ký hóa đơn điện tử, sau đó truyền cho người mua qua kênh truyền thông giữa hai bên.
- Phương thức gửi qua tổ chức trung gian: Người bán tạo hóa đơn trong hệ thống của tổ chức trung gian, sau đó gửi hóa đơn có chữ ký điện tử đến người mua.
* Xử lý hóa đơn điện tử đã được lập
- Hóa đơn đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa có giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc hóa đơn đã được lập nhưng chưa được kê khai thuế. Trong trường hợp phát hiện lỗi, hóa đơn chỉ có thể được hủy sau khi hai bên đồng ý và xác nhận. Hóa đơn hủy cần được lưu trữ để tra cứu từ cơ quan nhà nước.
- Nếu hóa đơn đã được lập, kê khai thuế đầy đủ, cũng như đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, nhưng sau đó phát hiện lỗi, hai bên cần phải lập văn bản thỏa thuận và ký điện tử để ghi rõ những sai sót trên hóa đơn. Người bán cần điều chỉnh những sai sót đó trong hóa đơn lập sau, bao gồm việc điều chỉnh số lượng hàng hóa, thuế suất GTGT, giá bán,... Hóa đơn lập sau không được ghi số âm (-).
VI. Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
* Điều kiện để chuyển đổi
- Nội dung của hóa đơn điện tử gốc cần được phản ánh đầy đủ và toàn vẹn.
- Phải có ký hiệu đặc biệt để xác nhận việc chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy.
- Phải có chữ ký và tên của người thực hiện việc chuyển đổi này.
* Nguyên tắc cơ bản của quá trình chuyển đổi
- Người bán chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc của hàng hóa trong quá trình lưu thông.
- Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.
- Quá trình chuyển đổi HDDT phải tuân thủ đúng quy định và phải có chữ ký của người đại diện cùng dấu của người bán.
* Tính pháp lý của việc chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy
HDDT chuyển đổi sẽ được công nhận pháp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết.
* Ký hiệu đặc biệt cho hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng cho hóa đơn chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy cần bao gồm các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt rõ ràng giữa HDDT gốc và hóa đơn chuyển đổi (phải ghi rõ là HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ)
- Họ và tên
- Chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
- Thời gian thực hiện chuyển đổi
VII. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có phải là hóa đơn liên kết không?
Hóa đơn điện tử không đi kèm liên, người bán là người phát hành hóa đơn và người mua là người nhận hóa đơn. Cơ quan thuế chỉ khai thác dữ liệu từ một bản hóa đơn duy nhất.
Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có yêu cầu bắt buộc không? Theo quy định tại điều 36 của nghị định 119/2018/NĐ-CP, đã được ban hành lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
- Từ ngày 01/01/2017: Các doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập; các tổ chức, doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử và có mã số thuế; phải thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế theo hình thức sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử được xác thực.
- Từ ngày 01/07/2018: Khoảng 30% tổng số tổ chức, doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Từ ngày 01/01/2020: Mục tiêu là 100% tổ chức, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và ký tên không?
* Theo khoản 3 điều 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định một số trường hợp hóa đơn không cần phải có đầy đủ thông tin bao gồm:
Doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn mà không cần phải có chữ ký của người mua hoặc dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn điện tử; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng, miễn là đáp ứng đủ điều kiện được tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Các trường hợp sau không cần phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc, trừ khi người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ thông tin theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
- Hóa đơn tự in của các tổ chức siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không cần phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua hoặc dấu của người bán.
- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không cần phải có chữ ký của người bán hoặc dấu của người bán; cũng như không cần phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, hoặc chữ ký của người mua.
- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn hàng loạt, tuân thủ đúng luật thuế, dựa trên hoạt động kinh doanh, cách tổ chức bán hàng, và cách thức lập hóa đơn của mình, Cục Thuế sẽ xem xét và có văn bản hướng dẫn rằng hóa đơn không nhất thiết phải có tiểu thức 'dấu của người bán', theo đề nghị của doanh nghiệp.
- Các trường hợp khác tuân theo hướng dẫn từ Bộ Tài Chính.
* Công văn số 2402/BTC-TCT cung cấp hướng dẫn rõ ràng và chi tiết về thực hiện hóa đơn điện tử, với nội dung:
Tại Điểm e của Khoản 1 và Khoản 2 của Điều 6 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, có các hướng dẫn về nội dung của Hóa Đơn Điện Tử:
'1. Hóa đơn điện tử cần bao gồm các thông tin sau:
...
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật từ người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật từ người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
...
2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn đặc biệt của Bộ Tài chính'.
Dựa vào các quy định trên, khi người mua không là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán và có các tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán phát hành hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Trên hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký điện tử của người mua.
Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
Bộ Tài chính thông báo cho các Cục Thuế biết và thực hiện.
Mã xác nhận của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có mã xác nhận là HDDT được cơ quan thuế cấp cùng với số hóa đơn xác nhận thông qua hệ thống cấp mã xác nhận hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Đối với loại hóa đơn này, người bán cần ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác nhận. Các doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Cách nhận hóa đơn điện tử có thể thực hiện như thế nào?
Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua hai cách sau:
- Người bán gửi hóa đơn trực tiếp theo phương thức đã thỏa thuận với người mua trước đó như qua SMS, Email.
- Người bán gửi hóa đơn thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử.
Trên đây là những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới bài viết. Chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp và hỗ trợ bạn.
