Buzz
Quản lý tài sản và nhân viên luôn là một thách thức lớn đối với các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu không thực hiện tốt, có nguy cơ mất mát tài sản và ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Tuy nhiên, nếu quy mô chưa quá lớn, việc đầu tư vào các thiết bị, phần mềm quản lý lại rất tốn kém, thì iAttendance (https://iattendance.co) là một giải pháp có thể giải quyết tình huống cho cơ sở kinh doanh mà anh em có thể cân nhắc đến.
1. Chấm công bằng mã QR
Trong thực tế, đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng máy chấm công quét vân tay truyền thống. Tuy phổ biến nhưng phương thức này lại gây ra nhiều bất tiện như tắc nghẽn ở khu vực chấm công, khiến nhân viên phải chờ đợi và dẫn đến việc đến muộn làm việc. Ngoài ra, việc sử dụng chung máy chấm công cũng gây ra vấn đề về vệ sinh và hiệu suất. Điều này khiến việc chấm công trở nên không hiệu quả. Tuy nhiên, với iAttendance, việc chấm công trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, khi mà nhân viên có thể thực hiện chấm công trên thiết bị điện tử cá nhân của mình mà không cần phải chờ đợi hoặc gặp phải các vấn đề trên.
iAttendance tạo ra mã QR code cho mỗi cổng chấm công khác nhau, cho phép nhân viên sử dụng điện thoại di động hoặc laptop cá nhân để chấm công.
Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra quá trình chấm công của mình trên trang web hoặc ứng dụng iAttendance, đồng thời báo cáo lỗi ngay lập tức. Để tiện lợi hơn trong việc đăng nhập, người dùng có thể lưu cookies để không cần phải nhập lại email và mật khẩu (đối với việc chấm công bằng mật khẩu).2. Timelog giúp công ty (đối tác) dễ dàng duyệt
Trong trường hợp các công ty đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thay vì chỉ theo số giờ làm, iAttendance cung cấp tính năng Timelog. Ở đây, nhân viên có thể tự báo cáo các dự án đã hoàn thành trong tháng để sếp phê duyệt.
Nhân viên có thể tạo và gửi bảng chấm công theo mẫu đã được công ty chuẩn bị, kèm theo tập tin hoặc ghi chú cần thiết.
Trong trường hợp công ty sử dụng dịch vụ outsourced, nhân viên không cần gửi file timelog cho quản lý phê duyệt mà có thể thực hiện mọi thao tác trực tiếp trên ứng dụng. Điều này giúp tránh việc phải gửi email và chờ đợi, cũng như tăng cường tính linh hoạt trong quản lý.
Bảng chấm công sẽ hiển thị đầy đủ thông tin cho người phê duyệt.3. Quản lý tài sản một cách hiệu quả
Quản lý tài sản luôn là một thách thức phức tạp đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là việc theo dõi các đồ vật nhỏ dễ mất và không thể truy vết người giữ cuối cùng. iAttendance sẽ hỗ trợ việc giám sát và chuyển giao tài sản một cách hiệu quả hơn. Quản trị viên có thể gán và ghi nhận mọi thông tin chi tiết về việc chuyển giao tài sản cho mỗi nhân viên, bao gồm cả ngày giờ cụ thể, hình ảnh và thông tin đính kèm, tất cả được lưu trữ và hiển thị một cách rõ ràng.
Trong trường hợp nhân viên muốn chuyển giao tài sản cho người khác, iAttendance sẽ ghi nhận thông tin về người giữ mới và hiển thị trên hệ thống một cách rõ ràng. Nhân viên có thể cập nhật hình ảnh và thông tin mới trước khi chuyển giao, và người nhận cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu chuyển giao.
4. Quản lý yêu cầu cá nhân
Bên cạnh việc quản lý nhân sự và tài sản, iAttendance còn hỗ trợ quản lý các yêu cầu cá nhân. Việc mua hàng và thiết bị trong các công ty thường gặp phải nhiều rủi ro và trở ngại, từ việc phải chờ đợi đến việc yêu cầu bị mất. Sử dụng iAttendance giúp quản lý và theo dõi các yêu cầu một cách hiệu quả. Tất cả yêu cầu sẽ được quản lý theo quy trình chặt chẽ và tiến hành nhanh chóng.
Việc này không chỉ giúp quản lý trở nên dễ dàng mà còn cho phép giám sát các hoạt động trong công ty. iAttendance cung cấp báo cáo về hoạt động của từng bộ phận và thông tin tài chính liên quan. Tìm kiếm các yêu cầu cũng trở nên đơn giản và thuận tiện.
Mục yêu cầu có 3 hình thức:- Yêu cầu cơ bản (Basic Request): Mọi nhân viên đều có thể tạo và chấp nhận. Ví dụ như đổi giờ làm giữa 2 đồng nghiệp. Quản lý có thể xem và kiểm soát các yêu cầu này.
- Yêu cầu cần phê duyệt (Approval Request): Đây là loại yêu cầu cần sự phê duyệt từ quản lý. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tạo yêu cầu, nhưng chỉ quản lý mới có thể phê duyệt hoặc từ chối.
- Yêu cầu hỗ trợ - Support Ticket: Loại yêu cầu này không yêu cầu phê duyệt, các bộ phận liên quan sẽ xem xét và hỗ trợ. Ví dụ như máy tính bị hỏng, nhân viên có thể gửi yêu cầu hỗ trợ đến bộ phận IT và kỹ thuật viên phụ trách sẽ nhận và cập nhật vào hệ thống.
Tính năng này có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau như duyệt kinh phí mua thiết bị, duyệt phí công tác, v.v. Nếu được sử dụng một cách hiệu quả, tính năng này thực sự hữu ích cho hoạt động kinh doanh.5. Quản lý khách ra vào
Trong hệ thống chấm công truyền thống, việc quản lý khách vãng lai và khách mời thường đòi hỏi sự hỗ trợ của nhân viên hoặc bảo vệ để quét thẻ. Tuy nhiên, việc này gây ra nhiều khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát việc ra vào của những người lạ, đặc biệt là khi cần phải truy vết tài sản.
iAttendance giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra cổng giám sát khách mời sử dụng mã QR code. Mỗi khách mời chỉ cần quét mã, nhập email hoặc số điện thoại, và tên để Check-in. Thông tin của khách sẽ được hiển thị trong báo cáo của quản trị viên.
Quản trị viên có thể kiểm soát thông tin về khách ra vào, thời gian Check-in, và số lượng khách đã vào công ty. Tất cả thông tin này có thể được trích xuất dưới dạng bảng tính để dễ dàng theo dõi và tạo báo cáo.6. Thông báo nghỉ phép và tin tức khác qua Telegram
Thay vì gửi mail xin nghỉ phép và có nguy cơ bị bỏ lỡ, nhân viên có thể sử dụng iAttendance để gửi đơn xin nghỉ phép và chờ duyệt ngay trên ứng dụng. iAttendance sẽ ghi nhận và thông báo những nhân viên nghỉ trong ngày và ngày tiếp theo cho quản lý qua Telegram vào một khung giờ cố định mỗi ngày. Số ngày nghỉ sẽ tích hợp vào báo cáo chấm công cuối tháng cho nhân viên, cùng với tổng số ngày nghỉ và thời gian nghỉ cụ thể, hiển thị một cách rõ ràng và trực quan nhất cho quản lý.Ngoài ra, iAttendance còn có nhiều tính năng hấp dẫn khác như:
- Quản lý ngày phép: Cho phép quản lý theo dõi số ngày phép của nhân viên theo năm.
- Quản lý bảng lương: Xem ai đã tạo và ai đã phê duyệt bảng lương.
- Vé điện tử cho sự kiện: Tạo vé mời điện tử cho các sự kiện và quản lý đăng ký và check-in.
- Quản lý thông tin nhân viên & tài liệu: Quản lý thông tin và tài liệu nhân viên một cách dễ dàng, và nhận thông báo trước khi tài liệu hết hạn.
Thông tin về iAttendance:
- Phân quyền truy cập: Admin có thể gán quyền truy cập vào các module phù hợp với từng cấp bậc.
- Thống kê tài chính và hoạt động công ty trên dashboard.
- Đa ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như Anh, Việt, Nhật, Trung,…
- Tích hợp OpenAI trong tương lai gần.
- Hướng dẫn sử dụng chi tiết tại: https://lecompany.co/iattendance-guide
Ưu đãi đặc biệt từ iAttendance:
- Trong tháng 12 năm 2023, The LE Company sẽ tặng miễn phí 9 tháng sử dụng gói Tiêu chuẩn cho 2 công ty đăng ký iAttendance. Điều kiện áp dụng như sau:
- Công ty cần có từ 100 - 500 nhân viên. Trường hợp số lượng nhân viên lớn hơn 500 vẫn được xem xét.
- Để đăng ký, vui lòng truy cập link: https://lecompany.co/ola/services/t-v-n-v-ng-d-ng-iattendance, sau đó cung cấp thông tin cần thiết và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn.
