Buzz
Tạo ra trình tác vụ lặp đi lặp lại một cách thuận tiện để nâng cao hiệu suất soạn thảo văn bản trong Word. Hãy cùng mình khám phá cách tạo và sử dụng Macro trong Word ngay từ bây giờ!
I. Hiểu về Macro: Sức Mạnh và Ứng Dụng trong Word
Khám Phá Sức Mạnh của Macro trong Word
Những chương trình nhỏ - Macro, là đồng minh đắc lực giúp bạn tự động hóa những công đoạn lặp đi lặp lại trong vùng dữ liệu. Bạn không cần phải thực hiện mọi thao tác bởi Macro sẽ thay bạn hoàn thành mọi điều đó.
- Lợi ích của việc sử dụng Macro trên Word không chỉ là việc luôn giữ định dạng mặc định cho vùng dữ liệu mà còn là khả năng tự động hóa công việc thông qua các tính năng đã được thiết lập sẵn. Điều chỉnh nhanh chóng, linh hoạt - đó chính là sức mạnh của Macro!
Mua ngay phần mềm Microsoft Office tại Mytour
Bước 2: Hướng dẫn Cài đặt và Sử dụng Macro trong Word
Ghi chú: Khi bạn ghi một macro, hãy nhớ rằng trình ghi sẽ lưu lại hầu hết mọi thao tác bạn thực hiện. Nếu nhấn nhầm vào một nút nào đó, bạn sẽ cần phải bắt đầu lại từ đầu. Vì vậy, hãy sử dụng Macro cho những thao tác quen thuộc!
2. Cách Tạo Macro trong Word
Tips:
- Khi tạo Macro cho một số thao tác, Word sẽ chỉ thực hiện chúng trong khu vực đã xác định trước. Điều này có nghĩa là nếu thêm hàng hoặc cột mới vào khu vực đã tạo, Macro sẽ không tự động áp dụng cho khu vực mới thêm vào.
- Nếu bạn gặp một thao tác dài, hãy chia thành các thao tác nhỏ hơn để đưa vào từng lệnh Macro, thay vì đưa tất cả vào một Macro duy nhất.
- Macro không chỉ hoạt động trong Word. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết đến các ứng dụng Office khác hỗ trợ VBA. Chẳng hạn, ghi một Macro để tạo bảng trong Word, sau đó đưa vào Outlook để gửi đến địa chỉ từ bảng.
Bước 2: Bắt đầu Đại Náo với Macro! Mình có một dòng chữ siêu tuyệt vời là Mytour, và giờ chúng ta sẽ tạo một Macro để phép màu này lan tỏa đến những dòng chữ khác nhau.
Ví dụ minh họa
1. Đầu tiên: Đẫn bạn vào thế giới thần bí của Developer, nơi mà Code trở thành vua. Chỉ cần chọn Record Macros trong nhóm Code.
Tại Developer, bấm vào Code > Chọn Bắt Đầu Ghi Macros
Bước 2: Trong hộp thoại lộ diện, hãy rủ nhau chọn Tên Độc Đáo cho bé Macro của mình.
Một Chú Ý Quan Trọng:
- Hãy lựa một tên liên quan đến nhiệm vụ của bé đấy nhé.
- Đặc biệt, cái tên này không được kỳ quặc, thậm chí không có cả ký tự đặc biệt hay khoảng trắng (Space).
Ví Dụ: Ở đây, để đơn giản, mình sẽ đặt là TimesnewRomanBold. Đọc hiểu nào: Đổi chữ thành Times New Roman và làm đậm đoạn văn!
Lựa chọn Tên theo Ý Muốn
Bước 3: Chọn địa điểm Bảo Quản cho đứa bé Macro của bạn tại Khuôn Mẫu Macro.
Mẹo: Chọn tùy chọn All Documents (Normal.dotm) để sử dụng cho mọi loại file Word.
Chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi trong Store macro in.
Bước 4: Ghi chú về bản ghi trong mục Description.
Ghi chú về bản ghi trong mục Description.
Bước 5: Hoàn thành các phần ở bước trước > Chọn một trong hai cách để kích hoạt Macro như sau:
Mở Macro bằng nút bấm trong Word: Click vào nút Button > Trong hộp thoại xuất hiện > Chọn tên Macro bạn vừa tạo > Nhấn Add > Click vào Macro vừa thêm > Chọn Modify > Chọn biểu tượng gợi nhớ > Nhấn OK để tạo lệnh sử dụng Macro vừa tạo.
Tạo nút bấm Macro trong Word
Sử dụng nút bấm để kích hoạt Macro.
Sử dụng nút bấm để kích hoạt Macro
Mở Macro qua phím tắt trên bàn phím: Chọn Keyboard > Ở phần Commands > Chọn tên Macro bạn vừa tạo > Phần Press new shortcut key > Nhấn tổ hợp phím bạn muốn sử dụng để khởi động Macro > Nhấn Assign để lưu cài đặt > Nhấn Close để đóng hộp thoại cài đặt phím tắt.
Ghi chú: Để liên kết với một tổ hợp phím tắt, trong mục Shortcut key, chọn bất kỳ phím nào theo ý muốn. Nếu phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định như Ctrl + Z, tính năng Ctrl + Z sẽ không sử dụng được trong Word (Undo).
- Nếu phím tắt đã có chức năng: Word sẽ thông báo Currently assigned to và hiển thị công dụng của phím tắt đó.
- Nếu phím tắt không có chức năng: Word sẽ thông báo Currently assigned to: unassigned.
Khởi động Macro bằng phím tắt trên bàn phím
6. Bước 6: Thực hiện các bước cho Macro của bạn (Tạo kiểu chữ Times New Roman và In đậm) > Sau khi hoàn thành > Chọn tab Developer > Nhấn Stop Recording để dừng ghi và lưu bản Macro đã tạo.
Dừng trình ghi Macro
7. Bước 7: Để thực hiện phần Macro đã tạo > Bạn chỉ cần nhấn nút lệnh hoặc phím tắt đã tạo ở bước 5 để kích hoạt Macro cho dòng chữ vừa chọn.
Kết quả sau khi áp dụng Macro lên dòng chữ trong ví dụ
2. Phương pháp lưu Macros trong Word
Để lưu Macros để thực hiện các thao tác tương tự trong tương lai, bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Developer > Nhấp vào Visual Basic.
Chọn thẻ Developer > Nhấp vào Visual Basic
Bước 2: Trong cửa sổ xuất hiện > Chọn Modules > Click chuột phải vào NewMacros > Chọn Export File.
Chọn Modules > Click chuột phải vào NewMacros > Chọn Export File
Bước 3: Trong hộp thoại xuất hiện > Chọn vị trí để lưu file > Đặt tên cho file Macro > Nhấn Save để lưu file Macro.
Chọn vị trí để lưu file > Đặt tên cho file Macro > Nhấn Save để lưu file Macro
Bước 4: File Macro sẽ được lưu dưới định dạng .bas
File Macro sẽ được lưu dưới định dạng .bas
Bước 5: Để sử dụng lại Macro đã lưu, bạn chỉ cần mở 1 file Word > Developer > Macros > Chọn Macro đã lưu > Nhấn Run để sử dụng.
Sử dụng Macro
III. Các vấn đề phổ biến khi sử dụng Macro trong Word
1. Phải nhấn OK nhiều lần khi mở file Word chứa Macro
Đây là một vấn đề thường gặp khi sử dụng các phần mềm ngoại vi hoặc các mã lệnh Macro, VBA trên Word. Trong một số trường hợp, Word có thể hiểu những tiện ích này là độc hại và yêu cầu bạn phải xác nhận để tiếp tục.
Xử lý các sự cố Macro trong Word
Và đó là cách tạo Macro trong Word một cách đơn giản, chi tiết và thuận lợi nhất. Hãy theo dõi và áp dụng theo hướng dẫn trên. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Hy vọng bạn sẽ thành công!
