Buzz
Với những người mới sử dụng Gmail, việc mắc phải những sai lầm là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn biết về 10 sai lầm mà chúng tôi sẽ chia sẻ dưới đây, bạn sẽ có cơ hội cải thiện kỹ năng sử dụng Gmail của mình. Điều quan trọng nhất là tránh bị khóa tài khoản và phải tạo tài khoản mới do việc sử dụng không đúng cách.
Để tránh mọi rủi ro, hãy thực hiện theo hướng dẫn sau đây để loại bỏ những sai lầm thường gặp khi sử dụng Gmail, đặc biệt là từ những vấn đề cơ bản nhất.
Loạt lỗi phổ biến khi sử dụng Gmail - Những vấn đề cần khắc phục ngay
Gửi nhầm mail đối tượng.
Gửi nhầm đối tượng là một lỗi phổ biến và đầy khó tin, nhưng lại là hiện thực đối với nhiều người mới sử dụng Gmail. Việc nhầm tên địa chỉ email, nhập thiếu thông tin thường dẫn đến tình huống gửi nhầm đối tượng không mong muốn. Đôi khi, việc CC mail cũng là một sai lầm và không biết cách sửa. Trong trường hợp này, bạn cần lấy lại Email đã gửi trong Gmail ngay sau khi phát hiện lỗi để tránh rủi ro tiết lộ thông tin cá nhân. Hãy tham khảo hướng dẫn cách lấy lại Email đã gửi trong Gmail để giải quyết tình huống này.
Kiểm tra email quá thường xuyên.
Kiểm tra email mỗi ngày không sao, nhưng nếu bạn kiểm tra quá thường xuyên, đặc biệt là khi đang chờ email quan trọng, sẽ giảm hiệu suất làm việc của bạn đấy. Hãy tránh lỗi này bằng cách chỉ check mail vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, trừ khi có công việc khẩn cấp. Tạo thói quen kiểm tra email đúng giờ để duy trì sự tập trung trong công việc.
Không chăm sóc thư rác, có quá nhiều thư rác.
Thường xuyên đăng ký các chương trình khuyến mãi, nhận phần mềm hay khóa học miễn phí là nguyên nhân chính khiến hòm thư của bạn đầy thư rác. Hãy lọc thư và xóa chúng đi, hoặc thậm chí chặn nếu cần. Việc dọn dẹp hòm thư mỗi tuần là quan trọng, ngay cả khi bạn nhận ít email. Hãy coi đó như một thói quen như việc kiểm tra email.
Sử dụng ứng dụng nhắc việc chuyên nghiệp thay vì dựa hoàn toàn vào email.
Trong hòm thư Gmail, tính năng nhắc việc có sẵn nhưng nếu bạn nhận quá nhiều email mỗi ngày, các email nhắc nhở sẽ dễ bị quên. Hãy sử dụng các ứng dụng chuyên nghiệp như EverNote để đảm bảo công việc của bạn không bị bỏ lỡ.
Bạn có thể tải EverNote tại đây: Tải EverNote.
Reply email quá nhiều lần.
Theo dõi và Reply quá nhiều lần vào cùng một đoạn email có thể làm công việc trở nên rối bời và mất tập trung. Chỉ Reply khi bạn hoàn thành một vấn đề trong Gmail, và tạo thư mới nếu có vấn đề mới phát sinh.
Vi phạm quy tắc gửi thư
Gửi thư trên Gmail hoặc soạn văn bản đều đòi hỏi tuân thủ nhiều quy tắc. Tiêu đề email cần phải rõ ràng, sử dụng chữ viết hoa một cách hợp lý và tránh cấu trúc chữ ngắn gọn gây hiểu lầm cho người đọc.
Quên sao lưu, backup Email quan trọng
Trong hòm thư của bạn, có những email quan trọng cần được bảo vệ. Đừng quên sao lưu, backup định kỳ để tránh mất dữ liệu do giới hạn số lượng email hoặc bị ảnh hưởng bởi thư rác. Hãy xóa các email không cần thiết và đánh dấu quan trọng để dễ dàng tìm kiếm.
Tránh việc Viết Mail quá dài và lằng nhằng
Nếu vấn đề bạn đang thảo luận vượt quá 300 từ, hãy gửi một thư ngắn gọn và súc tích, kèm theo đính kèm một file văn bản để trình bày rõ ràng hơn trong Gmail. Một bức thư ngắn gọn và sáng tạo sẽ để lại ấn tượng tích cực với người nhận.
Sử dụng Email cá nhân trong công việc
Hầu hết các công ty đều có Email công ty riêng, và việc tuân thủ nội quy công ty khi sử dụng Email trong công việc là rất quan trọng. Hạn chế việc sử dụng Email cá nhân để tránh rủi ro lộ thông tin của công ty ra ngoài.
Đáp trễ thư tỏ ra hơi chậm chạp
Việc không xem mail, trả lời thư muộn có thể tạo ra những hậu quả tiêu cực cho công việc của bạn. Đối mặt với tình trạng này, bạn có thể tận dụng chức năng thông báo khi có thư mới trên Gmail để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thông báo quan trọng. Hãy tham khảo hướng dẫn kích hoạt thông báo thư mới trên Gmail của Mytour để cài đặt một cách thuận tiện.
