Buzz
Chúng tôi đã đề cập ở phần giới thiệu, thường khi kiểm tra sự trùng lặp dữ liệu, bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách đếm trực tiếp trên file Excel. Tuy nhiên, cách làm này thường mất công và đôi khi không chính xác. Thay vào đó, bạn nên sử dụng hàm so sánh có sẵn trong Excel để thực hiện các phép tính và kiểm tra dữ liệu một cách chính xác.
Khám phá những tính năng đặc biệt của Hàm so sánh trong Excel
Hướng dẫn sử dụng Hàm so sánh trong Excel
Giả sử bạn muốn so sánh dữ liệu trong 2 cột như trong bảng tính Excel dưới đây:
1. Sử dụng hàm Exact để so sánh dữ liệu
Mô tả chi tiết
Hàm Exact thực hiện so sánh giữa hai đoạn văn bản, trả về True nếu chúng giống nhau và False nếu chúng khác biệt. Hãy lưu ý rằng Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường khi thực hiện so sánh.
Cú pháp
EXACT(Text1, Text2)
Trong đó: Text1, Text2 là hai đoạn văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc.
Lưu ý
Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường khi thực hiện so sánh, nhưng nó không quan tâm đến định dạng.
Ví dụ 1:
So sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa Cột 1 và Cột 2
Nhấn Enter và nhận kết quả là giá trị False, chỉ ra rằng hai giá trị không trùng nhau vì chúng khác nhau ở chữ cái đầu tiên (in hoa và in thường):
Tương tự -> bạn có thể sao chép công thức cho các giá trị còn lại để nhận kết quả như hình dưới:
Lưu ý rằng với hàm này, bạn không thể so sánh một giá trị trong cột 1 với tất cả dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Hàm này chỉ cho phép so sánh tương ứng giữa các hàng.
2. Sử dụng hàm trung gian Countif để so sánh dữ liệu
Để giải quyết tình huống trong Ví dụ 1, bạn có thể sử dụng hàm trung gian Countif để kiểm tra sự trùng lặp giữa các giá trị trong Cột 1 và Cột 2.
Mô tả về hàm Countif
Hàm Countif thực hiện việc đếm số ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể trong vùng dữ liệu được chọn.
Cú pháp
COUNTIF(Dải, Điều kiện)
Trong đó:
- Dải: Phạm vi dữ liệu cần đếm, là tham số bắt buộc.
- Điều kiện: Điều kiện để đếm dữ liệu, là tham số bắt buộc
Ví dụ 2
So sánh dữ liệu giữa hai Cột, đánh dấu các giá trị không xuất hiện trong Cột 1 nhưng có trong Cột 2 và ngược lại.
Bước 1: Đặt tên cho các cột dữ liệu. Chọn toàn bộ dữ liệu Cột 1, nhập tên danhsach1 , sau đó nhấn Enter.
Bước 2: Tương tự, đặt tên cho Cột 2 để hiển thị tên cột.
Bước 3: Chọn toàn bộ danhsach1 , sau đó vào tab Home , chọn Conditional Formatting, chọn New Rule...
Bước 4: Hộp thoại xuất hiện. Chọn Use a formula to determine which cells to format:
Bước 5: Nhập công thức =COUNTIF(danhsach1,B3)=0, sau đó nhấn chọn Format:
Bước 6: Giao diện Format Cells xuất hiện. Nhấn chọn tab Fill , chọn màu đánh dấu không có trong danhsach2, rồi nhấn chọn OK:
Bước 7: Nhấn chọn OK đóng hộp thoại. Kết quả loại màu danhsach1 không có trong danhsach2 được tô màu để phân biệt:
Bước 8: Tương tự với danhsach2, thực hiện tương tự, chỉ khác nhập công thức: = COUNTIF(danhsach1,D3)=0 để tô màu ô có giá trị bằng 0 (không trùng nhau)
Kết quả là bạn đã kiểm tra và so sánh thành công 2 cột dữ liệu. Bạn có thể thêm ghi chú để giúp người khác dễ dàng hiểu rõ hơn:
Đây là chia sẻ về cách sử dụng các Hàm so sánh trong Excel. Bạn có thể dùng EXACT hoặc hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu. Chúc bạn thành công!
