Khám phá tận cùng bí quyết sử dụng Mail trên Mac

Về cơ bản, quy trình sử dụng Mail trên Mac khá đơn giản. Bạn sẽ được dẫn từ thiết lập mail, soạn thư, xem thư, đến việc trả lời thư và nhiều thao tác khác. Chi tiết đầy đủ trong hướng dẫn toàn tập cách sử dụng Mail trên Mac dưới đây.

Bí quyết hoàn chỉnh về cách sử dụng Mail trên Mac

Bước 1: Khởi đầu Mail

Nếu bạn chưa cấu hình tài khoản email, khi khởi động ứng dụng Mail lần đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị hướng dẫn để bạn thiết lập tài khoản ngay.

Chọn nhà cung cấp email từ danh sách và nhấn tiếp tục bằng cách click vào Tiếp tục.

Nhập thông tin như tên người dùng, địa chỉ email và mật khẩu, sau đó bấm Tạo.

Nếu cần, để sử dụng Mail, bạn có thể yêu cầu cài đặt thêm. Ngay sau khi hoàn tất tạo tài khoản, bạn có thể thêm những tài khoản bổ sung bằng cách chọn Mail =>Add Account.

2. Tạo thư mới trên Mac

Để soạn một thư mới, sử dụng tổ hợp phím Command + N, sau đó chọn nút New Message trên thanh công cụ Mail, hoặc chọn File =>New Message. Một cửa sổ thư mới sẽ hiển thị trên màn hình, tại đây bạn có thể soạn thư để gửi mail trên Mac giống như khi sử dụng Gmail.

Khi nhập tên hoặc địa chỉ email vào khung To hoặc các khung địa chỉ khác, Mail sẽ tự động hoàn tất dựa trên thông tin từ ứng dụng Contacts, cũng như bất kỳ thư nào bạn đã gửi hoặc nhận. Nếu cần, hãy nhập đầy đủ địa chỉ của người nhận. Sử dụng dấu phẩy để tách tên người nhận.

Để gửi thư, nhập chủ đề thư vào ô Subject, sau đó viết nội dung thư trong khung dưới cùng. Để tùy chỉnh giao diện thư:

- Bấm vào nút Format và áp dụng các tùy chọn để thay đổi kiểu chữ hoặc tạo liên kết văn bản.

- Chọn nút Show Stationery để sử dụng mẫu thư có sẵn.

Khi hoàn tất, nhấn Send. Trong trường hợp offline, Mail sẽ lưu thư đi ở Outbox cho đến khi có kết nối Internet. Nếu chưa sẵn sàng gửi, đóng cửa sổ hoặc chọn thư khác. Thư chưa hoàn tất sẽ được lưu trong Drafts (thư rác).

3. Mở thư (email) trên Mac

Mail tự động kiểm tra tài khoản email theo định kỳ để tìm và hiển thị thư mới. Để kiểm tra thư theo cách truyền thống, bạn nhấn nút Get Mail. Để xem một thư mới, hãy chọn thư đó từ danh sách ở khung bên trái của cửa sổ Mail. Phần thân thư sẽ hiển thị ở bên phải cửa sổ.

Với người dùng Windows, mở và đọc email trong Gmail khá đơn giản, chi tiết xem cách đọc thư trong Gmail tại đây

4. Trả lời thư (email)

Để trả lời một thư, bấm chọn nút Reply (phản hồi) hoặc Reply All (phản hồi tất cả). Bấm chọn Forward (chuyển tiếp) để chuyển thư gửi đến bạn cho người khác.

Trên OS X Yosemite hoặc các phiên bản mới, bạn có thể tận dụng tính năng Markup để vẽ và nhập trực tiếp vào file đính kèm. Bấm nút Attach (đính kèm) để thêm file vào thư trả lời, sau đó di chuyển chuột qua ảnh hoặc PDF trong thư của bạn. Bấm vào biểu tượng menu ở góc trên cùng bên phải của file đính kèm, chọn Markup từ menu hiện ra trên màn hình. Dưới đây là một số công cụ Markup (đánh dấu) có sẵn:

- Sử dụng công cụ Sketch để tạo các bản vẽ tự do trên file đính kèm.

- Sử dụng công cụ Shapes để tạo các hình khối như hình chữ nhật, hình bầu dục, đường kẻ và mũi tên. Hoặc có thể đặt ngón tay trên trackpad để vẽ. Sử dụng công cụ Zoom ở góc dưới cùng cửa sổ Shapes để phóng to và tạo sự chú ý vào một phần nào đó trên hình ảnh.

- Sử dụng công cụ Text để thêm văn bản trực tiếp vào ảnh và file PDF, chẳng hạn như đưa ra ý kiến trong một chủ đề email.

- Sử dụng công cụ Sign để đặt chữ ký của bạn bằng cách sử dụng ngón tay để ký trên trackpad hoặc chụp ảnh chữ ký của bạn bằng camera Mac.

Trên Windows, ngoài việc trả lời trực tiếp, bạn có thể tạo thư trả lời tự động trong gmail khi đi vắng hoặc không có thời gian check mail, bạn tham khảo cách tạo thư trả lời tự động trong gmail tại đây

5. Chat, trò chuyện trong hộp thư (mail)

Để dễ theo dõi cuộc trò chuyện qua nhiều thư, Mail tự động sắp xếp tin nhắn trả lời và thu gọn chúng, giúp bạn theo dõi chủ đề một cách thuận lợi. Muốn xem đầy đủ nội dung email, chỉ cần nhấp chọn Xem Thêm.

Gmail mang đến tính năng chat trực tiếp và nhắn tin giữa người dùng, là xu hướng phổ biến ngày nay thay vì sử dụng các ứng dụng chat khác. Điều này làm cho trải nghiệm gửi thư trở nên thú vị và thuận tiện hơn.

6. Gửi Tệp Tin Kèm Theo Trong Email

Để thêm một file vào thư, ví dụ như ảnh hoặc tài liệu:

Chỉ cần kéo thả file vào thư của bạn.

Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Đính Kèm với biểu tượng kẹp giữ giấy.

Hoặc lựa chọn Tệp =>Đính Kèm Tệp Tin.

Biểu tượng ghim giấy sẽ xuất hiện trên thư khi bạn đính kèm tệp tin.

Khi bạn nhận được tệp đính kèm, đơn giản chỉ cần nhấp đúp để mở nó. Bạn cũng có thể kéo tệp đính kèm ra khỏi cửa sổ thư hoặc chọn File => Lưu Tệp Tin Đính Kèm.

Tính từ Mail trên OS X Yosemite và iOS 9.2, bạn có thể gửi các tệp tin lớn (tối đa 5 GB/một thư), chẳng hạn như video, bài thuyết trình, thư mục và hình ảnh mà không phải lo lắng về các hạn chế từ nhà cung cấp dịch vụ email. Tính năng này được gọi là Mail Drop, hoạt động trên bất kỳ dịch vụ email nào, miễn là bạn đang sử dụng Mail trên Mac và đã đăng nhập vào iCloud trên thiết bị của bạn.

Mail Drop tự động tải các tệp đính kèm lớn lên iCloud. Nếu người nhận cũng sử dụng Mail trên Mac, họ sẽ nhận được các tệp đính kèm như là một phần của thư bạn gửi.

Nếu người nhận sử dụng ứng dụng hoặc webmail khác, họ sẽ nhận được liên kết để tải tệp đính kèm. Bạn chỉ cần nhấp vào Gửi (send) và Mail sẽ xử lý phần còn lại. Tệp đính kèm sẽ có sẵn trong 30 ngày và không tính vào bộ nhớ iCloud của bạn.

Trên Windows, việc gửi email kèm theo file, ảnh trong Gmail là rất đơn giản. Bạn có thể tham khảo cách gửi file đính kèm trong Gmail tại đây.

7. Quản lý Email

Để quản lý email, bạn có thể tạo Mailbox (hộp thư), một công cụ tương tự như các thư mục trên Finder.

Để tạo Mailbox:

Phương thức 1: Trên ứng dụng Mail, hãy chọn Mailbox =>New Mailbox.

Phương thức 2: Trong cửa sổ xuất hiện trên màn hình, hãy chọn vị trí mà bạn muốn tạo Mailbox.

- Lựa chọn On My Mac để tạo Mailbox trên Mac của bạn.

- Hoặc chọn một dịch vụ email (ví dụ như iCloud) để tạo Mailbox mà bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào và kiểm tra thư mới.

Bước 3: Đặt tên cho Hộp thư và nhấn OK.

Tất cả các Hộp thư sẽ hiển thị trên thanh sidebar. Nếu thanh sidebar không xuất hiện, nhấn nút Mailboxes trên thanh Favorites hoặc chọn View =>Show Mailbox List. Để di chuyển thư vào Hộp thư, bạn có thể thực hiện một trong những cách sau đây:

- Kéo thư và thả vào Hộp thư.

- Khi xem một thư, chọn Move to hoặc Copy to từ menu Messages trên thanh menu.

- Nhấn và giữ phím Control cùng lúc click chọn thư trong danh sách, sau đó lựa chọn Chuyển đến hoặc Sao chép đến từ trình đơn xuất hiện trên màn hình.

- Sử dụng tính năng Quy tắc trong Ưu tiên Thư để tạo một quy tắc di chuyển thư dựa trên các tiêu chí bạn chỉ định.

Sử dụng ô Tìm kiếm trong cửa sổ Thư để tìm kiếm theo người gửi, chủ đề, file đính kèm, … . Để thu hẹp tìm kiếm, chọn một tùy chọn từ trình đơn hiển thị khi bạn nhập. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập tên hoặc cụm từ liên quan đến thư, mail mà bạn đang tìm kiếm. Chọn một mã tìm kiếm như Người hoặc Chủ đề để chỉ tìm kiếm trong khung đó trên Thư. Để tìm kiếm trong một hộp thư cụ thể, chọn hộp thư từ thanh sidebar Hộp thư hoặc thanh Yêu thích.

Vậy là bài viết trên Mytour vừa giới thiệu đến bạn toàn bộ cách sử dụng Mail trên Mac. Ngoài ra, bạn có thể tự khám phá cách chuyển đổi thư sang PDF trên Mac cũng như một số tính năng khác bằng cách mở Mail, sau đó nhấp vào Menu Trợ giúp ở góc trên cùng màn hình. Tìm kiếm một chủ đề Thư mà bạn muốn biết thêm thông tin, hoặc tìm kiếm Menu Thư mà bạn đang cần.