Buzz
1. Bảng tính là gì?
Bảng tính là phần mềm dùng để tổ chức, phân tích và lưu trữ dữ liệu qua các bảng biểu. Nó được phát triển để mô phỏng các bảng tính toán trên giấy. Phần mềm này hoạt động dựa trên dữ liệu nhập vào các ô và đồng thời giúp ghi lại, trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các phép toán và tạo biểu đồ để trực quan hóa số liệu.
Nhiều người thường nhầm lẫn khi nói về bảng tính rằng đó chính là phần mềm Excel. Mặc dù đúng là Excel là một trong những ứng dụng phổ biến, nhưng không phải là duy nhất. Bảng tính trên máy tính là phiên bản số của bảng tính giấy, và khi làm việc với bảng tính điện tử, chúng ta dùng các phần mềm xử lý bảng tính.
- Excel chỉ là một trong những phần mềm phổ biến dùng để xử lý bảng tính. Microsoft Excel là một ứng dụng trong bộ Microsoft Office của Tập đoàn Microsoft, nổi tiếng trong ngành phần mềm. Ngoài Excel, còn nhiều phần mềm khác cũng được sử dụng để xử lý bảng tính, như:
- Google Sheets (Google Spread Sheet): là công cụ xử lý bảng tính nằm trong dịch vụ Google Drive, được cung cấp miễn phí bởi Google LLC, một công ty công nghệ toàn cầu tại Mỹ, nổi tiếng với các dịch vụ như quảng cáo trực tuyến, tìm kiếm (Google search), và điện toán đám mây. Google hiện đang nằm trong nhóm Big-4 công ty công nghệ hàng đầu, bên cạnh Facebook, Apple và Amazon.
- Zoho Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và làm việc với bảng tính từ bất kỳ đâu. Zoho Sheets hỗ trợ chuyển đổi và tương thích với các định dạng dữ liệu như .xls, .csv, .xlsx, .ods. Mặc dù không phổ biến như Excel, nhưng theo đánh giá của người dùng, Zoho Sheets có các tính năng tương đương và là một sự thay thế đáng cân nhắc cho Excel.
- Libre Calc là phần mềm bảng tính thuộc bộ Libre Office, được phát triển bởi The Document Foundation, một tổ chức phi lợi nhuận do các thành viên cộng đồng OpenOffice.org thành lập.
- WPS Office Spreadsheets là phần mềm bảng tính trong bộ WPS Office, phát triển bởi Kingsoft, một công ty phần mềm có trụ sở tại Trung Quốc.
Cùng với các phần mềm kể trên, còn có nhiều phần mềm bảng tính khác như NeoOffice, Numbers, Pyspread,...
Ngày nay, bảng tính được sử dụng rộng rãi để nhập liệu, biên tập dữ liệu, tính toán với các phép toán, biểu thức, hàm; biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ; phân tích dữ liệu, dự báo; in ấn và phân phối bảng tính.
- Các thành phần chính trên trang tính gồm:
- Thanh menu File.
- Danh sách các lệnh.
- Dải công cụ: chứa các nhóm công cụ khác nhau.
- Thanh công thức: hiển thị nội dung và công thức của ô tính hiện tại.
- Đầu dòng và đầu cột.
- Trang tính: bao gồm các hàng và cột; tên của trang tính.
- Thanh trạng thái.
- Hộp tên: nằm bên trái thanh công thức, cho biết địa chỉ ô hiện đang được chọn.
- Đặc điểm nổi bật của chương trình bảng tính:
- Màn hình làm việc.
- Dữ liệu.
- Khả năng thực hiện tính toán và sử dụng các hàm có sẵn.
- Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu.
- Khả năng tạo biểu đồ.
2. Khi mở một bảng tính mới trong chương trình bảng tính, thường có điều gì?
Một bảng tính là một tập tin chứa nhiều trang tính; một bảng tính mới sẽ bao gồm ba trang tính trống (sheet1, sheet2, sheet3).
* Mở Trang tính trên thiết bị của bạn: Bạn có thể truy cập Trang tính theo các cách sau:
- Bất kỳ trình duyệt web nào – Truy cập vào sheets.google.com.
- Google Drive – Nhấp vào Mới, sau đó chọn Google Trang tính để tạo một bảng tính mới hoặc sử dụng mẫu có sẵn.
- Hầu hết các trang của Google – Ở góc trên bên phải, nhấp vào Trình khởi chạy ứng dụng -> sau đó chọn 'Trang tính.'
- Thiết bị Android – Cài đặt và mở ứng dụng Trang tính trên thiết bị Android của bạn.
- Thiết bị Apple iOS – Tải và mở ứng dụng Trang tính trên iOS.
* Tạo dấu trang trên trình duyệt:
- Trong trình duyệt Chrome, mở Trang tính.
Lưu ý: Để mở bảng tính từ Google Drive, trước tiên hãy truy cập vào Drive.
- Ở góc trên bên phải, nhấp vào biểu tượng 'Thêm', sau đó chọn Dấu trang.
- Đảm bảo rằng tùy chọn Hiển thị thanh dấu trang đã được bật.
- Trong thanh địa chỉ, nhấp vào biểu tượng Dấu trang.
Nếu bạn không dùng Chrome, hãy tham khảo hướng dẫn của trình duyệt để đánh dấu trang sheets.google.com.
* Thêm lối tắt trên màn hình cho Trang tính (chỉ dành cho Windows):
Nếu bạn sử dụng Microsoft Windows, có thể tạo một lối tắt đến Trang tính trên màn hình chính.
- Chuyển đến màn hình và nhấp chuột phải.
- Chọn Mới, sau đó chọn Lối tắt.
- Đối với địa chỉ, hãy nhập https://sheets.google.com.
- (Tùy chọn) Để đặt tên cho lối tắt, hãy nhập tên mong muốn.
- Nhấp vào Hoàn tất để hoàn thành.
* Làm việc khi không có kết nối mạng (chỉ dành cho Chrome):
Khi kích hoạt tính năng làm việc ngoại tuyến, hệ thống sẽ tự động lưu các tệp gần đây để bạn có thể sử dụng khi không có kết nối mạng.
- Cài đặt tiện ích Google Tài liệu ngoại tuyến.
- Trong Drive, nhấp vào biểu tượng Cài đặt rồi chọn Cài đặt.
- Trong mục Ngoại tuyến, chọn tùy chọn để tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google gần đây khi không có mạng.
- Nhấn vào Xong. để hoàn tất.
- Nhấp chuột phải vào một tệp và bật tùy chọn 'Có thể sử dụng ngoại tuyến'.
Để tìm hiểu cách truy cập vào các tệp khi không có kết nối mạng trên máy tính hoặc thiết bị di động, hãy tham khảo phần 'Truy cập vào các tệp đã lưu trữ trên Drive khi không có kết nối Internet'.
3. Các phương pháp tốt nhất cho Trang tính và Excel:
- Kết hợp sử dụng Excel và Trang tính: Nếu nhóm bạn đang sử dụng cả Microsoft Excel® và Trang tính, dưới đây là một số phương pháp tối ưu khi làm việc với từng công cụ.
- Chuyển đổi bảng tính Excel hiện có thành tệp Trang tính nếu: Bạn cần cộng tác hoặc chỉnh sửa đồng thời với nhóm. Dữ liệu của bạn có dưới 5 triệu ô.
- Tiếp tục sử dụng bảng tính Excel hiện tại nếu: Dữ liệu của bạn vượt quá 5 triệu ô. Bạn đang dùng tiện ích bổ sung Hyperion và Excel. Bạn làm việc với các loại biểu đồ ít gặp, chẳng hạn như biểu đồ hình kim tự tháp 3D hoặc biểu đồ hình tròn theo nhóm.
- Chỉnh sửa tệp Excel trên Trang tính: Mở tệp Excel từ Drive và thực hiện chỉnh sửa trong Trang tính. Mọi thay đổi sẽ được lưu dưới định dạng Excel gốc. Chỉ hỗ trợ trên Trình duyệt Chrome:
- Đảm bảo rằng bạn chưa cài đặt tiện ích Chỉnh sửa Office cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày: Mở Trình duyệt Chrome, nhấp vào biểu tượng 'Thêm' ở góc trên cùng bên phải, chọn Công cụ khác, sau đó nhấn vào Tiện ích. Nếu tiện ích Chỉnh sửa Office xuất hiện, hãy chọn Xóa.
- Trong Drive, nhấp đúp vào tệp Excel để mở bản xem trước. Ở trên cùng, chọn Mở bằng Google Trang tính. Bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ, xem lịch sử phiên bản, và cộng tác thời gian thực. Mọi thay đổi sẽ được lưu vào tệp Microsoft Office gốc.
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết từ Mytour đã mang đến cho bạn những thông tin giá trị. Xin chân thành cảm ơn.
