Khi sếp ở công ty, nhân viên chọn ngồi ở quán cà phê

Nhiều quản lý gặp khó khăn khi quản lý nhóm từ xa. Công nghệ kết nối thông tin nhưng không đảm bảo giám sát hiệu suất và quản lý nguồn lực.

Mô hình làm việc lai/remote mở ra cơ hội cho nhiều nhân viên rời xa văn phòng. Họ có thể tự do chọn nơi làm việc, từ nhà, quán cà phê, đến bãi biển hay khu du lịch...

Tuy nhiên, những người quản lý vẫn thường xuyên mar công ty. Họ cần tham gia các cuộc họp, giải quyết thủ tục và đảm bảo chỗ ngồi tại công ty được sử dụng hết.

Việc quản lý nhóm từ xa cũng khiến nhóm quản lý gặp nhiều khó khăn. Một số khó kiểm soát tiến độ công việc, số khác mất kết nối với nhân viên của mình.

Sau khi đại dịch kết thúc, mô hình làm việc từ xa không phải là lựa chọn tốt nhất

Từ những cuộc trò chuyện với doanh nghiệp trên khắp thế giới, chúng tôi thấy mô hình làm việc kết hợp/từ xa vẫn được ưa chuộng, dù dịch bệnh đã gần kết thúc.

Cả người lao động và nhà tuyển dụng đều hưởng lợi từ mô hình này.

Về phía nhân sự, dữ liệu cho thấy họ có thể cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn thông qua làm việc tại nhà. Nếu nhân viên phải đến văn phòng trong khi nhiệm vụ có thể thực hiện linh hoạt, họ sẽ cảm thấy mất mát gắn kết và có nhiều khả năng muốn rời tổ chức.

Làm việc kết hợp/từ xa cũng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian chuẩn bị và di chuyển đến văn phòng. Điều này đặc biệt quan trọng ở các quốc gia có điều kiện giao thông chưa thuận lợi như Việt Nam.

Từ góc nhìn của doanh nghiệp, việc giảm chi phí văn phòng nếu cho phép nhân sự làm việc từ xa sẽ giúp lãnh đạo giảm thiểu chi phí. Họ cũng sẽ hưởng lợi khi nhân viên cảm thấy gắn kết và trung thành.

Tất nhiên, quan điểm trên chỉ áp dụng cho những công việc có thể thực hiện từ xa; không thể áp dụng cho những công việc phải có mặt trực tiếp tại công ty, văn phòng mới có thể thực hiện.

Khó khăn mà quản lý phải đối mặt

Mặc dù mô hình làm việc kết hợp/từ xa được coi là tương lai của các doanh nghiệp, nhưng điều này vẫn gây ra nhiều thách thức cho nhiều nhà quản lý, đặc biệt là những người đã quen với việc điều hành đội nhóm trực tiếp.

Các thách thức có thể gồm:

• Khó giao tiếp và hợp tác
• Khó theo dõi và giám sát
• Khó xây dựng lòng tin, gắn kết và động viên nhóm
• Khó đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi
• Khó quản lý nguồn lực công nghệ và cơ sở hạ tầng
• Khó tuyển dụng và đào tạo mới.

Những thách thức trên rõ ràng tạo ra áp lực không nhỏ đối với nhà quản lý. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi, văn hóa làm việc đã thay đổi, các nhà lãnh đạo cần phát triển khả năng để thích ứng với bối cảnh mới.

Làm thế nào để giải quyết?

Trước hết, cần phân biệt rõ giữa mô hình làm việc từ xa toàn thời gian (remote) và mô hình kết hợp linh hoạt (hybrid) – xen kẽ giữa văn phòng và nhà riêng.

Với mô hình kết hợp, việc nhân viên đến văn phòng, gặp gỡ và tương tác với sếp, đồng nghiệp là rất quan trọng. Điều này giúp họ cảm thấy kết nối với công việc và tinh thần với đồng nghiệp.

Thảo luận với các doanh nghiệp trên toàn cầu, chúng tôi nhận thấy những nơi làm việc hàng đầu thường áp dụng các biện pháp sau:

• Ban lãnh đạo tích cực xây dựng, củng cố văn hóa tổ chức, tạo kết nối giữa đồng nghiệp làm việc tại văn phòng và từ xa. Điều này có thể là các cuộc họp sau giờ làm việc, việc hỗ trợ nhau trong công việc – cuộc sống...
• Họ cho phép nhóm được lựa chọn một ngày làm việc cùng nhau, tổ chức cuộc họp và gặp gỡ tại văn phòng. Các hoạt động team building được lên kế hoạch trong những ngày này để tăng cường tương tác và kết nối đồng nghiệp.
• Các công ty chuẩn bị sẵn các công cụ và cơ sở hạ tầng cần thiết, đảm bảo rằng nhân viên làm việc từ xa vẫn có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
• Rõ ràng hóa vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên; đồng thời tổ chức các buổi cập nhật tiến độ công việc giữa người quản lý và nhân viên, đảm bảo việc đánh giá hiệu suất dựa trên thành tựu.
• Ban lãnh đạo thiết lập một quy trình onboarding chuyên nghiệp, giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và hòa nhập với đồng nghiệp cũng như tiến độ công việc chung.

Nhân viên cũng phải chịu trách nhiệm

Không có gì lạ lẫm khi một nhà quản lý cảm thấy áp lực về việc điều hành nhóm từ xa. Với vai trò lãnh đạo, họ phải tìm ra giải pháp phù hợp để thích nghi với mô hình làm việc mới.

Tuy vậy, nhân viên cần sự hỗ trợ hợp lý để phối hợp công việc một cách mạch lạc với quản lý của mình. Hiện nay, mô hình làm việc kết hợp linh hoạt không chỉ là một quyền lợi mà còn là một phúc lợi đối với nhân viên. Công ty hoàn toàn có thể ngừng cung cấp chế độ này mà không vi phạm quy định, pháp luật.

Bây giờ, để giữ chế độ làm việc linh hoạt và được chấp nhận bởi quản lý, nhân viên cần phải chứng minh mình đáng tin cậy và không lợi dụng lòng tin của sếp.

Nhân viên có thể thực hiện những biện pháp sau:

• Mai mối một cách cởi mở và minh bạch

Luôn duy trì sự giao tiếp mở cửa và minh bạch với quản lý của bạn. Hãy thường xuyên thông tin về tiến độ công việc, khó khăn gặp phải và đề xuất ý kiến mới, đồng thời tìm đến quản lý khi có vấn đề cần giải quyết.

• Hiểu rõ mong muốn và kỳ vọng của quản lý

Nhân viên cần dành thời gian để hiểu rõ những yêu cầu của người quản lý về mục tiêu, thời hạn hoàn thành và tiêu chí cần đạt. Họ cũng cần phải làm rõ với sếp về việc nào đang được ưu tiên, đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng.

• Tiếp cận công việc chủ động và cầu tiến

Người lao động cần tự chủ động trong vai trò của họ và luôn sẵn lòng hỗ trợ người quản lý. Hãy hiểu rõ những gì mà quản lý mong muốn, từ đó đề xuất những ý tưởng hỗ trợ họ.

• Thích nghi và linh hoạt

Hãy thể hiện sự linh hoạt và khả năng thích nghi nhanh với những thay đổi hoặc tình huống bất ngờ. Nhân viên cần phải mở lòng tiếp nhận phản hồi và sẵn lòng thay đổi cách tiếp cận khi cần thiết. Khả năng thích nghi sẽ là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên và quản lý vượt qua thách thức để đạt được mục tiêu chung.