Buzz
Nhiều quản lý gặp khó khăn khi điều hành nhóm từ xa. Công nghệ giúp kết nối thông tin, nhưng không đảm bảo việc giám sát hiệu suất, quản lý nguồn lực...
Mô hình lai/xa làm việc tạo điều kiện cho nhiều nhân viên rời xa công ty. Họ có tự do lựa chọn nơi làm việc của mình, từ nhà, quán cafe, bãi biển cho đến khu du lịch…
Tuy nhiên, những người quản lý thường xuyên có mặt tại công ty. Họ phải tham gia các cuộc họp, giải quyết thủ tục và đảm bảo “lấp đầy” chỗ ngồi tại công ty với lãnh đạo cấp cao.
Ngoài ra, việc điều hành nhóm từ xa cũng khiến nhóm quản lý này gặp khó khăn. Một số cho biết khó kiểm soát tiến độ công việc, số khác lại mất kết nối, bị xa cách với nhân viên của mình.
Dịch bệnh kết thúc, mô hình làm việc từ xa sẽ không
Từ những cuộc trò chuyện với nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu, chúng tôi nhận thấy rằng mô hình làm việc kết hợp/từ xa vẫn là xu hướng phổ biến với nhiều doanh nghiệp, bất kể dịch bệnh đã gần như kết thúc.
Cả người lao động và nhà tuyển dụng đều hưởng lợi từ mô hình này.
Đối với nhân sự, dữ liệu cho thấy họ có thể cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn thông qua làm việc tại nhà. Nếu nhân viên phải đến văn phòng trong khi nhiệm vụ có thể thực hiện linh hoạt, họ sẽ cảm thấy giảm sự gắn kết và có khả năng muốn rời tổ chức.
Mô hình lai/remote cũng giúp người lao động tiết kiệm thời gian chuẩn bị và di chuyển đến văn phòng. Đặc biệt ở các quốc gia có điều kiện giao thông chưa thuận tiện như Việt Nam, điều này rất quan trọng.
Từ góc nhìn của doanh nghiệp, việc giảm chi phí văn phòng nếu cho phép nhân sự làm việc từ xa sẽ giúp lãnh đạo giảm thiểu chi phí. Họ cũng sẽ hưởng lợi khi nhân viên cảm thấy gắn kết và trung thành.
Tuy nhiên, quan điểm trên chỉ áp dụng cho những công việc có thể thực hiện từ xa; không thể áp dụng cho những công việc phải có mặt trực tiếp tại công ty, văn phòng mới có thể thực hiện.
Những thách thức của quản lý
Dù mô hình làm việc kết hợp/từ xa được xem là tương lai của nơi làm việc, điều này vẫn đối diện với nhiều khó khăn cho quản lý, đặc biệt là những người đã quen với việc điều hành đội nhóm trực tiếp.
Các thách thức có thể gồm:
- Khó giao tiếp và hợp tác
- Khó theo dõi và giám sát
- Khó xây dựng lòng tin, gắn kết và động viên nhóm
- Khó đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi
- Khó quản lý nguồn lực công nghệ và cơ sở hạ tầng
- Khó tuyển dụng và đào tạo mới
Những thách thức trên chắc chắn tạo ra áp lực không nhỏ đối với quản lý. Tuy nhiên, theo chúng tôi, văn hóa làm việc đã thay đổi, những người lãnh đạo cần phát triển khả năng để thích nghi với tình hình mới.
Giải pháp là gì?
Đầu tiên, chúng ta cần phân biệt giữa mô hình làm việc toàn thời gian từ xa (remote) và mô hình kết hợp linh hoạt (hybrid) – xen kẽ giữa văn phòng và nhà riêng.
Trong mô hình hybrid, việc nhân viên đến công ty, gặp gỡ và tương tác với sếp, đồng nghiệp là rất quan trọng. Điều này giúp họ cảm thấy kết nối về cả mặt công việc và tinh thần với đồng đội của mình.
Dựa trên trao đổi với các doanh nghiệp trên khắp thế giới, chúng tôi nhận thấy các nơi làm việc tiêu biểu thường áp dụng các phương pháp sau:
- Quản lý tích cực xây dựng và củng cố văn hóa công ty, tạo liên kết giữa những người làm việc tại văn phòng và từ xa. Có thể là tổ chức cuộc họp ngoài giờ, tăng cường hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống…
- Cho phép các nhóm chọn một ngày cùng làm việc, họp mặt và giao lưu tại văn phòng. Các hoạt động team-building được tổ chức vào những ngày này để tăng cường tương tác và kết nối giữa đồng nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ công cụ và cơ sở hạ tầng cần thiết để nhân viên có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả nhất.
- Rõ ràng hóa vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên; đồng thời tổ chức các buổi cập nhật tiến độ công việc giữa người quản lý và nhân viên, đảm bảo việc đánh giá dựa trên hiệu suất là công bằng.
- Quản lý sẵn sàng thiết lập quy trình hội nhập cụ thể cho việc tuyển dụng mới, giúp nhân sự mới thích ứng nhanh chóng và hòa nhập với đồng nghiệp và môi trường làm việc.
Nhân viên cũng cần phải chịu trách nhiệm
Không có gì lạ lẫm khi một quản lý cảm thấy áp lực khi điều hành đội nhóm từ xa. Với vai trò lãnh đạo, họ cần phải tìm ra giải pháp phù hợp để thích nghi với mô hình làm việc mới.
Tuy nhiên, nhân viên cũng cần sự hỗ trợ đúng đắn để hợp tác mạch lạc với quản lý. Hiện nay, mô hình làm việc hybrid/remote là một ưu đãi đối với nhân sự, không phải là quyền lợi. Công ty có thể ngừng cung cấp chế độ này mà không vi phạm quy định pháp luật.
Để quản lý chấp nhận và duy trì chế độ làm việc linh hoạt, người lao động cần chứng minh mình đáng tin cậy và không lợi dụng lòng tin của sếp.
Nhân viên có thể thực hiện những biện pháp sau:
- Maintain open and transparent communication
Nhân viên cần duy trì giao tiếp mở và minh bạch với quản lý. Hãy thường xuyên cập nhật về tiến độ công việc, khó khăn và đề xuất ý tưởng mới, đồng thời tìm kiếm sự hỗ trợ từ quản lý khi cần thiết.
- Understand manager's desires and expectations
Nhân viên cần dành thời gian hiểu rõ mong muốn của quản lý về mục tiêu, thời hạn và tiêu chí cần đạt. Họ cũng nên làm rõ với sếp về việc cần ưu tiên, đảm bảo họ đang theo đúng hướng.
- Tiếp cận công việc chủ động và tiến bộ
Người lao động cần tự chủ trong vai trò của mình và luôn sẵn lòng hỗ trợ quản lý. Hãy hiểu rõ những gì quản lý muốn, từ đó đề xuất những ý tưởng hỗ trợ họ.
- Thích ứng và linh hoạt
Thể hiện sự linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với thay đổi và tình huống bất ngờ. Nhân viên cần chấp nhận phản hồi và sẵn lòng thay đổi cách tiếp cận khi cần thiết. Khả năng thích ứng sẽ giúp đội nhóm vượt qua thách thức để đạt được mục tiêu chung.
