Kĩ năng viết Email chuyên nghiệp (IELTS General)

A. Phân loại

⚡ Nếu phân theo văn phạm (Register), có thể nói Letter writing được phân thành hai loại chủ yếu:

• Formal: Văn phong trang trọng, thường dùng để viết cho người lạ, cấp trên, đối tác, các cơ quan và tổ chức.
• Informal/Casual: Văn phong thông thường, thường dùng để viết cho bạn bè, người thân, gia đình

Ngoài ra, ta còn có dạng “Semi-formal” thường dùng để viết thư cho người bạn lần đầu tiên gặp, và đôi khi là cho người giáo viên có phần thân thiết.

⚡ Nếu chia theo mục đích viết thư (Purposes), Letter writing có thể được chia thành nhiều dạng có thể kể đến như:

• Thư xin việc (Letter of application)
• Thư phàn nàn (Letter of complaint)
• Thư đề xuất (Letter of request)
• Thư giới thiệu (Letter of reference)
• Thư xin lỗi (Letter of apology)
• Thư cảm ơn (Thank-you notes/letter)
• Thư mời (Letter of invitation)

B. Một số cấu trúc phổ biến khi viết Email

​

1. Thư Chính thức

Dear Sir/Madam HOẶC Dear Mr. [tên người nhận]

Paragraph 1: Giới thiệu bản thân và mục đích viết thư (Purposes) (1-2 câu)

I am writing to express my concerns/apologize for/apply for/seek your assistance with etc.

Paragraph 2: Thông tin chi tiết (Detailed information) (3-5 câu)

Paragraph 3: Đề xuất giải pháp (suggestions) (3-5 câu)

I would appreciate your assistance with…

I would like to express my gratitude if you could…

Pre-closing: typically “I look forward to hearing from you (at your earliest convenience).”

Closing: usually “Yours Sincerely” (if recipient's name is known), “Yours Faithfully” (if recipient's name is unknown), or simply “Regards” in all cases.

2. Thư thân mật

Dear + tên người nhận (Auntie Kim, John etc.)

Paragraph 1: Hỏi thăm sức khỏe và mục đích viết thư (1-3 câu)

Hello! How have you been? It’s been quite some time since we last spoke! Do you remember last month when you wrote to me asking for advice on finding a tutor for your daughter? I am writing to share some good news with you.

Paragraph 2: Thông tin chi tiết (Detailed information) (3-5 câu)

Paragraph 3: Đề xuất giải pháp (suggestions) (3-5 câu)

Why not plan to meet next week?

Would you like to get together in the city next month?

Pre-closing: typically 'Hope to catch up with you soon!'

Closing: usually 'Best wishes', 'Your friend', or 'Lots of love'.

C. Some great examples of responding emails 

Introduction

Hello [Customer],

I am [Your name], and I am thrilled to be your new Account Manager at [Your company]!

I have heard wonderful things about you from my colleagues, and I hope they have spoken well of me too. My role is to assist you with anything you may need.

If you have any questions, encounter any issues, consider an upgrade, or anything else, I am here for you. We will be working closely together, and I will guide you through your new product.

I eagerly anticipate our meeting. Would you like to schedule a time this week to meet in person?

Best regards, [Your name]

Thank you

Hello [Customer],

Thank you very much for referring your friend [Friend’s name] to us.

I’ve enjoyed meeting them and conducting business with them.

I’m delighted that you’ve remained with us for this duration and brought your friend along to share the experience with you. We’re fortunate to have you.

Thank you once more for being such an outstanding customer! Cheers, [Your name].

Refund

Hello (customer name)

 We regret that [product name] didn’t meet your expectations. However, we understand it’s not suitable for everyone. Your return has been processed, and your refund will be issued shortly.

Please feel free to reach out if you have any questions, comments, or feedback. Best regards, [your name]

Handling customer anger

Hello [customer name],

Thank you for your email—I apologize for any confusion caused by our billing.

I understand how frustrating it can be to receive an unexpected charge, especially when you've just started using our tool. Could you please provide more details so we can investigate? For instance, could you send me the username associated with your account and the date of the charge? With that information, I'll check our system and find a solution for you.

Thank you, [customer support]

(theo supportexamples.com)

D. Professional Email Writing: Starting and Ending an Email

Writing emails isn't always easy, especially when you're unsure how to start and end without sounding too formal or too casual in various situations. Let's explore with Mytour how to start and end an Email in scenarios such as sending to friends, in business, Mytour teachers,…

A. Sending emails to friends

Đây là một trong những dạng email không trang trọng. Do đó, ngôn ngữ sử dụng trong email này có thể gần gũi, thân thiện như cuộc đối thoại hàng ngày.

1. Beginning

• Chào: Hi (name)
• Thân gửi: Dear (name)
• Chào bạn: Hey there!; Hey
• Bạn dạo này sao rồi?: How are you doing?; How are you?; How have you been?
• Hy vọng bạn đang khỏe: (I) Hope you are doing well.

2. Conclusion

• Hẹn gặp lại bạn: See ya = see you; See you soon.
• Mình mong bạn sớm hồi âm: Looking forward to hearing from you.
• Bạn của bạn: Your friend.
• Chúc bạn mọi điều tốt đẹp: Best; All the best; Best wishes.
• Cám ơn bạn: Thanks a lot; Thank you so much.
• Sẽ nói chuyện với bạn sớm: Speak with you soon; Talk soon.

B. Sending emails in business

Trong kinh doanh, email có thể là chìa khóa của việc trao đổi, giao tiếp. Do đó, ngoài nội dung phù hợp, lời mở đầu và kết thúc cũng phần nào phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Đừng kết thúc email với từ như trong email dành cho bạn bè nhé. Thay vào đó, hãy sử dụng những từ dưới đây để tăng phần chuyên nghiệp trong việc viết email công việc:

1. Beginning

• Xin chào Ông/Bà/Cô: Hello Mr./ Mrs./Ms. (name)
• Kính gửi Ông/Bà/Cô: Dear Mr./ Mrs./Ms. (name)
• (Tên) thân mến: Dear (name)
• Gửi các quý vị: Ladies and Gentlemen
• Gửi những ai quan tâm/có liên quan (nếu bạn không biết đó là ai): To Whom It May Concern

2. Conclusion

• Cảm ơn: Thank you
• Trân trọng/Chân thành, (tên đầy đủ của bạn) – Sincerely, (your full name)
• Kính thư: Regards,; Best regards; Kind regards,
• Chân thành/Trân trọng: Yours faithfully

C. Sending emails to Mytour teachers or professors

Khi gặp vấn đề khó khăn trong học tập mà cần sự trợ giúp của Mytour cô, hãy viết một email trang trọng gửi cho giáo viên của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cần diễn đạt rõ ràng và cụ thể khó khăn mà bạn đang gặp phải.

1. Starting

• Kính gửi Mytour/Cô/Giáo sư (tên): Dear Mr./Mrs./Ms./Professor (name)
• Em chào Mytour/Cô/Giáo sư (tên): Hello Mr./Mrs./Ms./Professor (name)

2. Ending

• Em xin cám ơn Mytour/Cô/Giáo sư trước ạ: Thank you in advance.
• Em cám ơn Mytour/Cô/Giáo sư ạ: Thank you.

D. Gửi email tới người lạ

Nếu người nhận email là một người không quen biết, hãy sử dụng cách bắt đầu và kết thúc email sau đây:

1. Bắt đầu viết

• Kính gửi Ông/Bà: Dear Sir or Madam
• Gửi những ai quan tâm (nếu bạn không biết rõ đó là ai): To Whom It May Concern

2. Kết thúc viết

Tương tự như cách kết thúc email trong công việc

E. 5 lỗi thường gặp khi viết Email tiếng Anh và biện pháp khắc phục

Email hiện nay là phương thức liên lạc phổ biến trong công việc. Việc soạn thảo thư điện tử không chỉ nhằm mục đích trao đổi thông tin mà còn đánh giá được khả năng làm việc của một người. Vậy bạn đã từng tự hỏi cách thức viết email như thế nào chưa?

Phương pháp soạn thảo Email bằng tiếng Anh không hề phức tạp nhưng vẫn cần luyện tập nhiều để nâng cao tính chuyên nghiệp của nội dung viết. Bạn hãy đọc bài viết này để có thể giảm thiểu Những sai lầm thường gặp khi soạn email bằng tiếng Anh và cách khắc phục để có một Email ấn tượng nhất.

Xem các bài viết khác đang được quan tâm nhất:

• FAQ – Giải đáp thắc mắc của bạn khi học IELTS
• 7 lỗi phát âm dễ gây mất điểm – IELTS Speaking
• Tổng hợp lỗi Spelling hay gặp nhất trong IELTS Listening

1. Lỗi chính tả khi viết

Những lỗi chính tả sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu chuyên nghiệp.

 Từ “receive” trong câu sau đã bị viết sai:

“Chúng tôi không mong đợi nhận được quá nhiều đơn đặt hàng trong năm nay.”

 Bạn có thể tránh sai lầm này bằng cách sử dụng tính năng kiểm tra chính tả có sẵn trên máy tính. Hơn thế nữa, hãy luôn kiểm tra kỹ càng email tiếng Anh trước khi nhấn Gửi.

Cách sửa:

“Chúng tôi không mong đợi nhận được quá nhiều đơn đặt hàng trong năm nay.”

2. Sự nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều

Trong khi viết nội dung bằng tiếng Anh, vẫn còn rất nhiều người mắc phải lỗi sử dụng sai “danh từ số ít”, “danh từ số nhiều”. Nên nhớ rằng không thể khiến các danh từ không đếm được (số ít) trong tiếng Anh thành số nhiều khi thêm “s”.

Ví dụ minh họa:

• “All the informations you need for the test are in this USB.”

Cách khắc phục:

• “All the information you need for the test is in this USB.”

3. Dịch nguyên văn từ tiếng mẹ đẻ sang tiếng Anh

Đây là một lỗi rất phổ biến với những người học tiếng Anh khi dịch nguyên câu từ tiếng mẹ đẻ sang tiếng Anh khi nói hoặc viết với người nước ngoài.

Họ suy nghĩ bằng ngôn ngữ của mình và sau đó dịch suy nghĩ trực tiếp sang tiếng Anh từng từ một. Kết quả là, văn bản họ viết ra thường theo cấu trúc ngôn ngữ mẹ đẻ của họ, không phải theo ngữ pháp tiếng Anh đầy đủ. Ví dụ nổi tiếng ở Việt Nam là cụm từ “no star where” để nói “không sao đâu” bằng tiếng Anh.

Hãy nhớ rằng mỗi ngôn ngữ đều có những quy tắc ngữ pháp và cấu trúc riêng biệt. Không có hai ngôn ngữ nào giống nhau. Nếu bạn áp dụng ngữ pháp của ngôn ngữ mẹ đẻ sang tiếng Anh, câu cú sẽ nghe rất lạ và người đọc có thể hiểu sai ý của bạn.

Nhìn qua một ví dụ đơn giản, bạn có thể nói câu này khi tan sở:

• I’m going home now.

Dịch từng từ sang tiếng Việt có thể khá chính xác:

• Tôi về nhà bây giờ.

Tuy nhiên, nếu dịch từng từ sang tiếng Hàn, nó sẽ trông như thế này:

• I now home go. (Tôi bây giờ nhà đi).

Hoặc dịch từng từ sang tiếng Nhật sẽ là:

• Now house return. (Bây giờ nhà quay lại).

Bạn có thấy được các câu sẽ khác nhau như thế nào nếu dịch từng từ một sang các ngôn ngữ khác không? Để tránh trường hợp như vậy, bạn nên tập suy nghĩ bằng tiếng Anh trước khi viết ra thành tiếng Anh.

4. Sử dụng không đúng thì

Trong tiếng Anh, các thì đóng vai trò rất quan trọng, giúp người đọc/nghe xác định thời gian của sự việc được đề cập. Vì tiếng Việt không có các “thì” tương tự, những người học tiếng Anh cần phải chú ý hơn khi sử dụng chúng trong nói và viết.

Thường chỉ dùng một thì cho một câu, khi nào có những từ như “when”, “before”, after” thì các thì trong câu mới thay đổi.

Ví dụ minh họa:

• “The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.” (Người viết đã thay đổi thì trong câu)

Phương cách sửa đổi:

• “The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.”

5. Thiếu các từ mạo từ “a”, “an” và “the”

Trong tiếng Việt không có khái niệm về các mạo từ này, vì vậy khi sử dụng tiếng Anh, dễ bỏ quên các từ này.

Chức năng của 3 từ mạo từ này trong tiếng Anh: “The” chỉ một danh từ cụ thể, “a” và “an” chỉ một danh từ không cụ thể. Cần chú ý sử dụng mạo từ khi viết Email nhé

Ví dụ minh họa:

• “He is brand manager who works with us in this company.”

• “He is the brand manager who works with us in this company.”