Buzz
miljko / Getty Images
Định nghĩa về Kiểm tra nợ nổi bật?
Một kiểm tra nợ nổi bật là một khoản thanh toán bằng séc được viết bởi ai đó nhưng chưa được người nhận thanh toán hoặc gửi tiền. Người trả tiền là thực thể viết séc, trong khi người nhận thanh toán là người hoặc tổ chức mà nó được viết. Một kiểm tra nợ nổi bật cũng ám chỉ đến một khoản séc đã được trình lên ngân hàng nhưng vẫn đang trong chu kỳ thanh toán của ngân hàng.
Một kiểm tra nợ nổi bật là khoản nợ đối với người trả tiền. Người trả tiền cần đảm bảo có đủ tiền trong tài khoản để thanh toán số tiền của kiểm tra nợ nổi bật cho đến khi nó được thanh toán, điều này có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng. Các séc nợ nổi bật trong thời gian dài được gọi là séc hết hạn.
Tóm tắt quan trọng
- Kiểm tra nợ nổi bật là một công cụ tài chính chưa được người nhận thanh toán hoặc gửi tiền.
- Kiểm tra nợ nổi bật vẫn là khoản nợ đối với người trả tiền đã phát hành séc.
- Séc nợ nổi bật trong thời gian dài có nguy cơ trở nên vô hiệu.
- Hãy lưu ý các séc nợ nổi bật mà bạn đã viết trước khi chi tiêu số dư tài khoản ngân hàng của bạn.
- Kiểm tra nợ nổi bật còn có lợi ích bổ sung là tiền mặt lưu thông, nghĩa là người trả tiền giữ tiền mặt lâu hơn hoặc có thêm thời gian để tiết kiệm đủ tiền để thanh toán.
Cách thức hoạt động của Kiểm tra nợ nổi bật
Một trong những cách thanh toán cho giao dịch là bằng séc. Séc là một công cụ tài chính cho phép ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của người trả tiền sang tài khoản của người nhận. Khi người nhận gửi séc tại ngân hàng, ngân hàng yêu cầu số tiền từ ngân hàng của người trả tiền, sau đó rút số tiền đó từ tài khoản của người trả tiền và chuyển nó đến ngân hàng của người nhận. Khi ngân hàng nhận đủ số tiền đã yêu cầu, nó sẽ gửi vào tài khoản của người nhận.
Một séc trở thành nợ nổi bật khi người nhận không đổi hay gửi tiền séc. Điều này có nghĩa là nó không làm sạch tài khoản ngân hàng của người trả tiền và không xuất hiện trên báo cáo vào cuối tháng. Vì séc vẫn còn nợ nổi bật, điều này có nghĩa là nó vẫn là một khoản nợ đối với người trả tiền. Khi người nhận gửi tiền séc, nó được điều hòa so với hồ sơ của người trả tiền.
Các séc mà vẫn nợ nổi bật trong thời gian dài không thể được đổi tiền vì chúng trở nên vô hiệu. Một số séc trở thành hết hạn nếu ngày lập sau 60 hoặc 90 ngày, trong khi những cái khác trở thành vô hiệu sau sáu tháng.
Rủi ro của các séc nợ nổi bật
Các séc nợ nổi bật không nhất thiết là xấu; tuy nhiên, có một số rủi ro và bất lợi khi để các séc kéo dài.
Một thừa kế xảy ra khi chủ tài khoản viết một séc mà vẫn chưa được thanh toán do thiếu tiền trong tài khoản để cover số tiền của séc khi nó được nộp để thanh toán. Điều này có thể dẫn đến tài khoản bị rút quá số dư. Tại thời điểm viết séc, có thể đã đủ tiền; tuy nhiên, nếu chi tiêu trong tài khoản xảy ra giữa lúc viết séc và lúc séc được gửi, tài khoản có nguy cơ bị thiếu tiền.
Các séc nợ nổi bật cũng có nguy cơ bị sử dụng trong hành vi gian lận. Ai đó có thể thay đổi tên người nhận hoặc số tiền nếu một séc bị mất hoặc bị đánh cắp trước khi được mang đến ngân hàng. Tất cả mọi thứ bình đẳng, tốt nhất là nếu một séc được gửi càng nhanh càng tốt để tránh sửa đổi công cụ.
Không thống nhất kế toán có thể phát sinh nếu các séc nợ nổi bật không được báo cáo và theo dõi đúng cách. Vì vậy, việc duy trì hồ sơ tài chính chính xác có thể gặp khó khăn, và nó có thể dẫn đến vấn đề trong khi kiểm toán hoặc khi điều hòa tài chính. Ví dụ, các khoản thanh toán có thể được cho là đã được thanh toán nhưng nếu tiền mặt vẫn chưa được ghi nợ từ tài khoản, có thể có sự không nhất quán cần được điều hòa.
Cuối cùng, các séc nợ nổi bật có thể ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền. Nếu một công ty có một số lượng lớn các séc chưa được đổi, nó có thể tạo ra sự mơ hồ về số tiền mặt có sẵn, làm cho việc lập kế hoạch và quản lý chi phí hiệu quả trở nên khó khăn.
Các séc nợ nổi bật mà vẫn còn lâu dài được gọi là các séc hết hạn.
Lợi ích của các séc nợ nổi bật
Thực tế có một số lợi ích khi các séc nợ nổi bật, tuy nhiên. Việc viết séc cho phép các tổ chức và cá nhân có thể thanh toán mà không cần tiền mặt tức thì hoặc giao dịch điện tử được hoàn thành ngay lập tức. Các séc nợ nổi bật chỉ làm cho công ty có thêm thời gian để thu thập đủ tài nguyên để thanh toán nếu cần thêm thời gian.
Việc theo dõi các khoản thanh toán có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng séc, cung cấp cả dấu vết giấy và bằng chứng thanh toán. Qua việc sử dụng séc, người gửi và người nhận thanh toán có thể giữ lại hồ sơ giao dịch, bao gồm ngày, số tiền và người nhận. Trong bối cảnh này, một séc nợ nổi bật không cần phải lâu dài; nó có thể chỉ là khoảng thời gian ngắn từ khi séc được gửi đi đến khi nó được nhận.
Các séc nợ nổi bật cũng cung cấp cơ hội cho việc trì hoãn thanh toán, điều này có thể có lợi khi quản lý dòng tiền. Người viết séc mà không ngay lập tức đưa ra để thanh toán có thể duy trì sự kiểm soát về thời điểm rút tiền từ tài khoản của họ nếu séc không được ngay lập tức đưa ra để thanh toán. Ngay cả khi người viết séc có đủ tiền, bất kỳ sự trì hoãn nào từ người gửi chỉ đơn giản là tăng doanh thu lãi suất trên số dư vốn đang chờ để rút ra.
Làm thế nào để tránh các séc nợ nổi bật
Các chi phiếu chưa được thanh toán là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng ngân hàng trả vượt. Một cách để tránh điều này là duy trì một sổ sách kiểm tra cân đối. Điều này có thể giúp ngăn ngừa bất kỳ chi phí không cần thiết nào nếu người nhận quyết định đặt vào ngày sau này.
Bạn cũng có thể gọi điện hoặc viết thư nhắc nhở người nhận rằng chi phiếu vẫn chưa được thanh toán. Điều này có thể khuyến khích họ gửi hoặc đặt vào chi phiếu. Nếu họ chưa nhận được thanh toán, điều này có thể thúc đẩy họ thông báo với bạn để tái phát hành chi phiếu.
Với hoạt động ngân hàng ngày càng điện tử hóa, một cách khác để tránh việc viết chi phiếu và quên nó là sử dụng dịch vụ thanh toán hóa đơn trực tuyến của tài khoản ngân hàng. Điều này nên cung cấp thông tin thời gian thực về tổng số tiền của các chi phiếu chưa thanh toán và số dư tổng số tiền có trong tài khoản.
Các Chi Phiếu Kinh Doanh Chưa Thanh Toán
Khi một doanh nghiệp viết chi phiếu, nó trừ số tiền từ tài khoản tiền mặt sổ cái tổng hợp thích hợp. Nếu số tiền chưa được rút ra hoặc được chi trả bởi người nhận, tài khoản ngân hàng của công ty sẽ được khai báo quá cao và có số dư lớn hơn so với mục sổ cái tổng hợp.
Để cân đối báo cáo ngân hàng để tài khoản tiền mặt của công ty trong báo cáo tài chính của nó phù hợp với tiền mặt trong tài khoản ngân hàng của nó, công ty phải điều chỉnh “số dư theo ngân hàng,” đó là số dư tiền mặt cuối kỳ trên sao kê ngân hàng.
Thông báo Các khoản Nợ Còn Lại đến Người Nhận Thanh Toán
Do doanh nghiệp phải tuân thủ các luật về tài sản chưa đòi lại, bất kỳ khoản nợ nào đã tồn tại trong thời gian dài phải được gửi cho nhà nước như tài sản chưa được đòi lại. Do đó, không có động cơ nào mong muốn một khoản nợ còn lại không bao giờ được đổi tiền mặt vì thanh toán sau này sẽ được nợ lại cho chính phủ để giữ.
Quan trọng cho người phát hành cung cấp thông tin liên lạc kịp thời đến người nhận thanh toán về việc phát hành séc cũng như bất kỳ chi tiết quan trọng nào càng sớm càng tốt. Điều này làm cho việc thiết lập kỳ vọng dễ dàng hơn và cho phép họ lập kế hoạch một cách chính xác. Hãy chú ý đến điều kiện bưu điện và các sự chậm trễ có thể xảy ra do mùa vụ, thời tiết hoặc vấn đề nhân sự.
Hãy đảm bảo rằng người nhận thanh toán có thông tin liên lạc chính xác để họ có thể liên hệ với bạn hoặc đại diện được chỉ định của bạn để biết thêm thông tin, vấn đề hoặc thay đổi liên quan đến séc quá hạn. Kiểm tra xem thông tin liên lạc có chính xác không, vì các séc có thể bị mất chỉ vì địa chỉ gửi sai.
Giữ bản ghi của mọi thông tin liên quan đến các séc chưa được đổi, và đảm bảo ghi lại tất cả các cuộc trò chuyện. Điều này bao gồm các phương tiện giao tiếp như email, điện thoại và bất kỳ hình thức trao đổi nào khác. Trong nhiều trường hợp, các công ty gửi các phiếu báo cho hóa đơn quá hạn; luôn kiểm tra chúng so với các khoản thanh toán được thực hiện trong hệ thống để tránh trường hợp mất séc, không áp dụng đúng hoặc quản lý sai lệch.
Điều Gì Xảy Ra Nếu Một Séc Còn Nợ Quá Lâu?
Nếu một séc còn nợ trong một khoảng thời gian dài, nó có thể trở thành séc hết hạn và ngân hàng có thể từ chối thanh toán. Người nhận thanh toán nên liên hệ với người phát hành để yêu cầu một séc mới nếu điều này xảy ra.
Làm thế nào để Cân Đối Các Séc Chưa Được Đổi với Sa Kê Ngân Hàng Của Tôi?
Để cân đối các séc chưa được đổi với sa kê ngân hàng của bạn, so sánh các séc đã phát hành nhưng chưa được thanh toán với thông tin được cung cấp trên sa kê, đảm bảo rằng cả hai bản ghi phù hợp. Trên bảng cân đối của bạn, các séc chưa được đổi thường được trừ đi từ số dư theo ngân hàng vì những rút tiền này chưa xảy ra nhưng chỉ là một vấn đề thời gian.
Hậu quả của việc trả séc không đủ tiền là gì?
Trả séc không đủ tiền có thể dẫn đến hậu quả tài chính như phí do ngân hàng áp đặt, tổn hại đến điểm tín dụng của bạn và có thể là hành động pháp lý từ người nhận thanh toán. Hãy chú ý đến các séc chưa thanh toán mà bạn đã viết trước khi rút tiền từ số dư ngân hàng của bạn.
Những Thực Hành Tốt Nhất để Quản Lý và Xử Lý Các Séc Chưa Được Thanh Toán Là Gì?
Những thực hành tốt nhất để quản lý và xử lý các séc chưa được thanh toán bao gồm cân đối sa kê ngân hàng định kỳ, hủy bỏ hoặc huỷ bỏ ngay các séc không sử dụng và duy trì việc ghi chép hồ sơ đầy đủ. Ngoài ra, luôn duy trì liên lạc với người nhận thanh toán về các khoản thanh toán chưa được xử lý hoàn toàn.
Tóm Lại
Các séc chưa thanh toán là những séc đã được phát hành nhưng chưa được trình bày để thanh toán hoặc được ngân hàng xác nhận. Chúng đại diện cho các giao dịch đang chờ xử lý trong đó số tiền chưa được trừ từ tài khoản của người phát hành. Những séc này có thể gây ra các rủi ro như rút tiền quá mức, nguy cơ gian lận tiềm tàng, sai khác kế toán và chậm báo cáo tài chính.
Quản lý hợp lý các séc chưa thanh toán bao gồm theo dõi, cân đối, thông tin kịp thời và đảm bảo có đủ tiền để thanh toán khi séc được trình bày.
