KPI là gì? Các loại KPI và phương pháp tính lương theo KPI chính xác nhất

KPI là thuật ngữ phổ biến trong môi trường doanh nghiệp, được nhiều công ty sử dụng để tính lương cho nhân viên. Tuy nhiên, với những người mới đi làm, khái niệm KPI có thể vẫn còn mơ hồ. Vậy KPI là gì? Làm thế nào để tính lương theo KPI? Hãy để Mytour giúp bạn giải đáp câu hỏi này, bởi đây là kiến thức quan trọng mà mọi người đi làm đều cần nắm rõ.

1. KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator trong tiếng Anh, có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. KPI được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt ở các bộ phận như kinh doanh. Các chỉ số KPI là tập hợp các số liệu mục tiêu dùng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc nhóm phòng ban trong công ty.

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có bộ chỉ số KPI riêng, được thể hiện dưới dạng số liệu cụ thể hoặc các tiêu chí định tính khác nhau.

Ví dụ:

• KPI của phòng kinh doanh thường là: số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu, số lượng khách hàng,…
• KPI của phòng Marketing gồm các chỉ số: lượt truy cập website, số lead thu được, tỷ lệ chuyển đổi,…

Chạy KPI là gì? Đây là cách nói vui của những người trong ngành, đặc biệt là bộ phận kinh doanh, để chỉ các công việc cần hoàn thành theo tiến độ đã đặt ra. Trong các đợt cao điểm, KPI còn được gọi là “cây bi ai” để miêu tả sự căng thẳng và áp lực mà các cá nhân hoặc phòng ban phải đối mặt.

2. Tại sao doanh nghiệp cần áp dụng KPI?

KPI là công cụ quan trọng giúp đánh giá sự phát triển của công ty. Các chỉ số KPI được thiết lập nhằm thúc đẩy cá nhân và phòng ban đạt được mục tiêu ngắn hạn. Ngoài ra, KPI còn đóng vai trò quyết định trong việc tính lương và thưởng hàng tháng của nhân viên, đặc biệt là các phòng ban như kinh doanh, Marketing,...

• Đối với nhà quản lý

Các nhà quản lý dựa vào chỉ số KPI của nhân viên để đánh giá xem các kế hoạch đang thực hiện có hiệu quả hay không, công việc hiện tại có tiến độ tốt hay bị chậm lại. Từ đó, họ có thể điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp và kịp thời. KPI còn giúp hướng dẫn nhân viên tuân thủ các giá trị văn hóa doanh nghiệp.

• Đối với nhân viên

KPI giúp nhân viên xác định những ưu tiên quan trọng và phân bổ nguồn lực hợp lý. Nó cũng giúp họ cảm thấy mình là một phần trong tập thể, đóng góp vào mục tiêu chung của công ty và phòng ban. Sau một thời gian thực hiện KPI, bạn sẽ biết cách điều chỉnh chúng để phù hợp với thực tế và đạt được mục tiêu đề ra.

Giờ đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ KPI là gì rồi phải không?

3. Các loại KPI

Tùy theo mục tiêu và cách thức hoạt động của từng công ty, KPI sẽ được phân loại thành các chỉ số khác nhau. Dưới đây là 5 loại KPI phổ biến:

3.1. KPI trong kinh doanh

KPI kinh doanh bao gồm các mục tiêu cần đạt được trong hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vì tăng trưởng kinh doanh luôn đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển bền vững của công ty, do đó, việc xây dựng bộ chỉ số KPI kinh doanh hợp lý sẽ là yếu tố quan trọng để đo lường sự tăng trưởng này.

KPI trong kinh doanh giúp đánh giá kết quả của các mục tiêu đã đề ra, từ đó hỗ trợ nhà quản lý điều chỉnh chiến lược kịp thời. Chính vì vậy, trưởng phòng Kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của công ty.

Các chỉ số KPI trong kinh doanh bao gồm:

• Doanh thu bán hàng trong kỳ
• Lợi nhuận kinh doanh
• Doanh thu theo khu vực

3.2. KPI tài chính

KPI tài chính là tập hợp các chỉ số quan trọng, được theo dõi sát sao bởi phòng tài chính và ban lãnh đạo. Thông qua các chỉ số này, ta có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, mức độ thành công của chiến lược kinh doanh, và nhận diện các cơ hội cùng thách thức trong quá trình phát triển.

Các chỉ số KPI trong tài chính là gì?

• Chỉ số thanh toán nợ
• Chỉ số tiền mặt
• Chỉ số vòng quay các khoản phải thu
• Chỉ số vòng quay hàng tồn kho

3.3. KPI trong tiếp thị

KPI tiếp thị là gì? Đây là những chỉ số mục tiêu giúp đội ngũ tiếp thị đánh giá hiệu quả các chiến lược tiếp thị, chẳng hạn như khả năng thu hút khách hàng mới, mở rộng mạng lưới đại lý và kiểm tra hiệu quả của các khu vực kinh doanh.

3.4. KPI trong bán hàng

KPI bán hàng là bộ chỉ số dùng để đo lường hiệu quả bán hàng trong mỗi tháng, giúp xác định liệu các mục tiêu doanh số có được hoàn thành đúng hạn hay không.

Các chỉ số KPI bán hàng bao gồm:

• Doanh thu bán hàng
• Số lượng sản phẩm/dịch vụ bán ra
• Giá trị trung bình của mỗi đơn hàng
• Số khách hàng đóng góp doanh thu

. KPI trong quản lý dự án

Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp phải liên tục triển khai các dự án. KPI quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ thực hiện và phần trăm mục tiêu đạt được, đồng thời đánh giá sự thành công hay thất bại của các dự án để có điều chỉnh kịp thời.

KPI cũng có thể được phân chia thành hai nhóm chính: KPI chiến lược và KPI chiến thuật:

3.6. KPI chiến lược

KPI chiến lược là những chỉ số quan trọng phản ánh mục tiêu dài hạn, có ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của công ty, bao gồm các yếu tố như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, thương hiệu và tài chính.

Ví dụ: Doanh thu mục tiêu trong năm nay cần đạt ít nhất 12 tỷ đồng để duy trì thị phần hiện tại.

3.7. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là các chỉ số mục tiêu cụ thể, hỗ trợ công ty tiến gần hơn đến việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Ví dụ: Với mục tiêu doanh thu 12 tỷ trong năm, doanh thu trung bình mỗi tháng cần đạt 1 tỷ đồng với 1000 khách hàng. Để đạt được con số này, bộ phận Kinh doanh sẽ phải mang về bao nhiêu khách hàng, còn phòng Marketing sẽ đóng góp thế nào,…

4. Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi đã hiểu rõ về KPI, bạn cần tìm hiểu phương pháp xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cho cả doanh nghiệp và cá nhân. Việc xây dựng các chỉ số KPI không phải là điều dễ dàng. Một bộ KPI đủ thách thức sẽ thúc đẩy sự phát triển của cá nhân và phòng ban. Ngược lại, nếu bộ KPI quá thấp hoặc không khả thi, nó sẽ phản ánh sai lệch tình trạng doanh nghiệp, gây lãng phí tài nguyên và làm sai lệch mục tiêu chung.

Để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả, bạn cần tuân theo quy trình các bước dưới đây:

4.1. Tiêu chí lựa chọn bộ chỉ số KPI tốt

Bộ KPI cần tuân thủ các tiêu chí SMART, bao gồm:

• Specific: Mục tiêu rõ ràng, cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường được kết quả
• Achievable: Mục tiêu khả thi
• Realistic: Mục tiêu thực tế, có thể thực hiện
• Time: Cần có mốc thời gian cụ thể

4.2. Lựa chọn KPI phù hợp

Mỗi cá nhân và phòng ban sẽ có bộ chỉ số KPI riêng biệt. Để chọn được bộ KPI phù hợp, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

• KPI cần tập trung vào các mục tiêu trọng yếu. Những chỉ số này thường là các công việc cốt lõi mà cá nhân hoặc phòng ban phải thực hiện. Tuy nhiên, thay vì đưa ra quá nhiều KPI, bạn nên chọn lọc những chỉ số có tác động lớn nhất đối với mục tiêu chung. Bộ KPI cần chất lượng hơn số lượng. Việc đặt quá nhiều KPI nhưng không đem lại giá trị hay không phù hợp với mục tiêu có thể gây phản tác dụng.
• KPI cần gắn kết chặt chẽ với mục tiêu của phòng ban và công ty. Khi hoàn thành, các KPI này phải góp phần vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra trước đó của doanh nghiệp.

4.3. Các bước để xây dựng KPI hiệu quả

Bước 1: Xác định đối tượng chính thực hiện KPI

Bộ KPI có thể được thiết lập cho cá nhân hoặc phòng ban. Người chịu trách nhiệm xây dựng KPI phải là những cá nhân có chuyên môn cao và đóng vai trò then chốt trong dự án. Thường thì họ là các nhà quản lý, trưởng phòng ban, hay những người hiểu rõ về bản chất và mục đích của KPI.

Bước 2: Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân.

Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu toàn công ty và các KPI tương ứng với các phòng ban. Sau đó, dựa trên chức năng và trách nhiệm của từng bộ phận, xây dựng các KPI phù hợp với đặc điểm riêng của từng phòng ban.

Sau khi xác định được các KPI chung cho phòng ban, các KPI cho từng cá nhân sẽ được xây dựng chi tiết, dựa trên chuyên môn và nhiệm vụ cụ thể của từng người. Mỗi cá nhân cần nắm rõ mục tiêu của KPI, hiểu được nhiệm vụ cụ thể và thời gian hoàn thành để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Bước 3: Lựa chọn các KPI trọng yếu

Từ bộ KPI chung cho phòng ban và cá nhân, cần phải chọn lọc và xác định những chỉ số quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu tổng thể của công ty.

Bước 4: Xác định điểm số cho từng chỉ số KPI

Mỗi KPI quan trọng sẽ có mức độ quan trọng và điểm số đánh giá riêng biệt. Bạn cần xác định khung điểm cho từng KPI, vì đây chính là tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên một cách chính xác và hiệu quả.

Ví dụ: Bộ KPI trọng yếu của nhân viên A bao gồm 3 nhiệm vụ: Nhiệm vụ I chiếm 50% tỉ trọng, nhiệm vụ II chiếm 30%, và nhiệm vụ III chiếm 20%.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Khi đã hiểu rõ KPI là gì, cá nhân sẽ dễ dàng thực hiện đúng mục tiêu đề ra. Sau một thời gian thực hiện, nhà quản lý sẽ tổng hợp kết quả đạt được của từng cá nhân và phòng ban, tiến hành đánh giá tổng thể. Nếu nhận thấy KPI quá cao hoặc không hợp lý, cần điều chỉnh lại mức độ khó khăn hoặc khuyến khích nhân viên cố gắng hơn để hoàn thành KPI một cách đúng đắn.

5. Giải quyết một số tình huống với KPI

Trong thực tế, không ít lần việc không hiểu rõ KPI là gì hay không đạt được KPI theo tiến độ đã đặt ra là vấn đề thường gặp. Nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau:

• KPI được đặt quá cao, không thực tế
• KPI chưa tuân thủ các tiêu chí SMART
• Nhà quản lý: quản lý quá chặt chẽ hoặc thiếu khả năng giám sát
• Nhân viên: thiếu chuyên môn hoặc thiếu sự nỗ lực để hoàn thành KPI
• Yếu tố khách quan: biến động thị trường, cạnh tranh từ đối thủ,...

Có hai tình huống thường gặp với KPI mà bạn cần lưu ý:

5.1. Đạt KPI chiến thuật nhưng không đạt được KPI chiến lược

Theo khái niệm về KPI, KPI chiến lược đóng vai trò quan trọng hơn KPI chiến thuật vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến mục tiêu chung của công ty.

Khi chỉ hoàn thành KPI chiến thuật mà không đạt KPI chiến lược, có nghĩa là kế hoạch chưa được thực hiện hoàn chỉnh. Cần đánh giá lại bộ KPI, xem liệu chúng có phù hợp và hỗ trợ cho KPI chiến lược hay không. Hoặc có thể KPI chiến thuật đã quá dễ dàng, thiếu thử thách, dẫn đến khó đạt được KPI chiến lược.

5.2. Không hoàn thành KPI chiến thuật

Khi KPI chiến thuật không đạt được, bạn cần xem lại chỉ số KPI đã đề ra và đánh giá lại năng lực của nhân viên:

• KPI chiến thuật đặt ra quá khó, không khả thi hoặc chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chí SMART...
• Năng lực của nhân viên chưa đủ để đạt được KPI hoặc họ chưa hiểu rõ mục tiêu KPI là gì?
• Quản lý chưa theo sát hoặc thiếu khả năng giám sát, hỗ trợ.

6. Lương trả theo KPI được tính như thế nào?

Ngoài việc làm rõ khái niệm KPI, Mytour sẽ giúp bạn tìm hiểu về cách tính lương theo KPI: “Lương trả theo KPI được tính như thế nào?” Vì lương và thưởng chính là phần thưởng xứng đáng cho những công sức bạn bỏ ra.

6.1. Cách tính lương dựa trên hệ số KPI

Hệ thống tính lương thường dựa trên ba yếu tố cơ bản:

• Vị trí công việc – Dựa vào chức vụ để xác định mức lương cơ bản, đồng thời so sánh với mức lương thị trường.
• Năng lực cá nhân – Dựa vào khả năng chuyên môn để xếp hạng lương.
• Kết quả công việc – Dựa vào hiệu quả công việc thực tế để tính lương.

Có hai phương pháp trả lương dựa trên hệ số KPI:

Trả lương 2P: Mức lương được tính dựa trên vị trí công việc và kết quả thực hiện công việc. Đây là hình thức trả lương cố định theo chức danh công việc, đồng thời căn cứ vào kết quả hoàn thành nhiệm vụ trong tháng, dựa trên bộ KPI đã thiết lập.

Trả lương 3P: Lương được tính dựa trên ba yếu tố: vị trí công việc, năng lực cá nhân và kết quả công việc. Phương pháp này ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng vì ngoài lương cố định, nhân viên còn nhận thêm lương thưởng dựa trên hiệu quả công việc, thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say hơn.

6.2. Cách tính thưởng theo KPI

Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp không muốn thay đổi quá nhiều về chế độ lương hiện tại, nhưng vẫn mong muốn áp dụng KPI để khuyến khích nhân viên nỗ lực phấn đấu.

7. Các câu hỏi thường gặp về lương KPI

Bên cạnh việc tìm hiểu KPI là gì, nhiều người lao động còn thắc mắc về cách tính lương theo KPI:

7.1. Nếu không đạt KPI, doanh nghiệp có quyền trừ lương của nhân viên không?

Một số công ty áp dụng chính sách thưởng và phạt KPI đối với nhân viên. Tùy thuộc vào mức độ không hoàn thành nhiệm vụ, nhân viên có thể bị trừ một khoản tiền nhất định. Tuy nhiên, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, chỉ có một trường hợp duy nhất được phép trừ lương người lao động:

Điều 102. Khấu trừ tiền lương: Chỉ khi người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của công ty, người sử dụng lao động mới được phép khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại, theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp trả lương bao gồm cả lương cố định và thưởng. Do đó, bạn cần trao đổi kỹ vấn đề này trong buổi phỏng vấn. Nếu công ty trừ lương cố định của nhân viên vì không đạt KPI, điều này là vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 đến 50 triệu đồng, tùy vào số lượng nhân viên vi phạm.

7.2. Lương KPI có được tính vào đóng bảo hiểm xã hội không?

Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH quy định rằng tiền lương tháng để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác, được xác định rõ ràng cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và phải được trả đều đặn mỗi kỳ trả lương.

Do đó, tiền lương đóng BHXH là khoản tiền cố định và ổn định được chi trả mỗi tháng.

Lương KPI, trái lại, không phải là khoản tiền cố định mà là một khoản thưởng trả theo hiệu quả công việc, nên không được tính vào khoản tiền đóng BHXH của người lao động. Mỗi nhân viên sẽ có mức lương KPI khác nhau tùy theo kết quả hoàn thành chỉ tiêu.

7.3. Lương KPI có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Theo Điều 3, Khoản 2 của Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007, sửa đổi 2012, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công, cũng như các khoản phụ cấp, trợ cấp đều được xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.

Vậy lương KPI là gì? Đó là khoản thu nhập thuộc loại tiền lương, tiền công, và không nằm trong các khoản được miễn thuế. Do đó, lương KPI sẽ được tính vào tổng thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Qua bài viết này, Mytour đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI, cách phân loại các loại KPI và phương pháp tính lương dựa trên KPI. Đây là thông tin quan trọng, dù bạn là người làm công ăn lương hay là chủ doanh nghiệp, giúp đảm bảo bạn trả lương công bằng và tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự nỗ lực của mọi nhân viên.