Kỹ Năng Sẵn Sàng

Trước đó, dù không nhớ là do được dạy dỗ từ gia đình hay do phải tự mình rèn luyện từ sớm, tôi luôn có thói quen suy nghĩ trước, lên danh sách công việc, chuẩn bị trước, và đôi khi làm quá mức cần thiết.

Đặc biệt, khi có sự kiện hoặc công việc quan trọng, tôi luôn suy nghĩ kỹ lưỡng về tất cả các tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn sàng cho cả những tình huống giả định, có thể xảy ra hoặc không. Đây là một kỹ năng rất quan trọng, cho thấy một người làm việc có chuyên môn và cẩn thận.

Tôi rất không thích điều này, khi phải tham dự cuộc họp hoặc đến các địa điểm triển khai công việc mà không có kế hoạch, không biết mình đến đó để làm gì, không chuẩn bị để làm việc và đóng góp hiệu quả nhất. Có lẽ, bởi vì phải di chuyển và làm việc liên tục, quá nhiều, nên tôi đã rèn luyện khả năng tổ chức rất tốt trong mọi tình huống. Với tính chất công việc như vậy, tôi không sử dụng trợ lý vì hoàn cảnh thay đổi quá nhanh, cần phải linh hoạt và đưa ra quyết định ngay lập tức, nhanh chóng và chính xác, vì vậy tôi đã quen với việc tự mình sử dụng trợ lý ảo. Thực ra, khi đã có kỹ năng và rèn luyện thành thạo, việc tổ chức và chuẩn bị tốt, chu đáo trở nên tự nhiên, vì biết rõ rằng để làm việc hiệu quả, cần phải hiệu quả trong mọi tình huống.

Tuy vậy, tôi nhận thấy rằng phần lớn các bạn trẻ Việt Nam thiếu khả năng này nhất. Làm gì cũng không suy nghĩ trước, gặp sự cố thì hoảng lên vì không dự đoán và chuẩn bị cho sự cố, rất bị động và không lên kế hoạch kỹ càng trong công việc. Và vì vậy, họ chỉ chạy theo sự cố mà thôi, không bao giờ làm chủ được tình thế. Khi để bản thân rơi vào tình thế này, bạn sẽ mãi mãi chạy theo sau, phản ứng bị động và dọn dẹp những tình huống không lường trước, làm việc cực kỳ kém hiệu quả và luôn luôn trễ hạn. Ở thế này, bạn thể hiện sự không chuyên nghiệp, thiếu tính chủ động, thiếu kỹ năng tổ chức và thực hiện. Điều này khiến bạn dễ bị sếp chỉ trích, đồng nghiệp bực mình, không hợp tác và bạn sẽ phải chịu stress dài hạn vì không làm việc hiệu quả. Do đó, các bạn trẻ cần chú ý và rèn luyện khả năng chuẩn bị tốt cho mọi tình huống cần làm, muốn làm và đang làm. Đừng hành xử như cô tiên mơ mộng khi tham gia cuộc họp hoặc buổi làm việc mà không chuẩn bị gì cả. Dưới đây là một số gợi ý cho những bạn chưa biết hoặc chưa quen với cách làm việc có sự chuẩn bị.

Công việc mình chuẩn bị thực hiện, cuộc họp mình sắp tham gia, hoặc chương trình sẽ diễn ra như thế nào?

Hiểu rõ lịch trình và chương trình của mọi việc bạn chuẩn bị làm là rất quan trọng. Điều này giúp bạn nhận biết vai trò của mình trong bối cảnh tổng thể và cần thiết của việc lắng nghe, tiếp nhận, hoặc đóng góp của mình trong môi trường làm việc cộng tác với những người khác. Không ai chỉ quan tâm đến việc của mình mà không quan tâm đến người khác và làm việc một cách hiệu quả trong môi trường cộng tác.

Trong đó, ai sẽ thực hiện công việc gì vào thời điểm nào?

Luôn có lý do logic về việc sắp xếp ai làm gì vào thời điểm nào để chương trình chung được tối ưu hóa nhất có thể. Do đó, cần hiểu rõ vai trò của mình là gì, vị trí của mình trong chuỗi công việc, tại sao phải như vậy, và cách công việc của mình ảnh hưởng đến những người trước, sau, hoặc trong đội ngũ. Bằng cách tập trung suy nghĩ và hiểu rõ vai trò này, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn, kết nối tốt hơn và góp phần vào việc đạt được kết quả tốt nhất trong công việc chung.