Buzz
Có nhiều lý do khiến kích thước file Excel trở nên quá nặng, có thể là do chứa hình ảnh có độ phân giải cao, hoặc có quá nhiều công thức phức tạp. Điều này dẫn đến việc mở file Excel trở nên chậm chạp.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn một số cách để sửa lỗi khi file Excel quá nặng.
1. Khắc phục sự cồng kềnh của file Excel
Cách 1: Loại bỏ định dạng trong file Excel
Khi tạo bảng tính Excel, chúng ta thường sử dụng nhiều định dạng khác nhau, điều này có thể gây ra sự cồng kềnh của file Excel và dẫn đến việc mở file chậm hơn. Giải pháp là loại bỏ các định dạng không cần thiết để giảm kích thước file Excel.
Thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn phạm vi ô bạn muốn xóa định dạng.
Bước 2: Truy cập vào tab Home =>Nhóm Chỉnh sửa =>Xóa =>Xóa Định dạng.
Cách 2: Giảm kích thước các hình ảnh trong file Excel
Thực hiện các bước sau để nén hoặc điều chỉnh độ phân giải của hình ảnh được thêm vào trong file Excel, giúp giảm kích thước và sửa lỗi file Excel quá nặng:
Bước 1: Mở file Excel chứa hình ảnh hoặc logo, sau đó chọn hình ảnh để nén.
Bước 2: Truy cập vào Công cụ Hình ảnh =>Tab Định dạng, trong nhóm Điều chỉnh tìm và nhấp chọn Nén Hình ảnh.
Lưu ý: Nếu không thấy Công cụ Hình ảnh => Tab Định dạng, kiểm tra lại ảnh mà bạn đã chọn. Nhấp đúp chuột vào ảnh để chọn và mở tab Định dạng.
Nếu chỉ thấy Nhóm Điều chỉnh, nút Nén Hình ảnh có thể hiển thị mà không có tên.
Để giảm kích thước của một hình ảnh cụ thể và giữ nguyên các hình ảnh khác trong file Excel, đánh dấu chọn vào ô Chỉ áp dụng cho hình ảnh này.
Nếu không chọn ô Chỉ áp dụng cho hình ảnh này, nó sẽ ghi đè lên các sửa đổi trước đó mà bạn đã thực hiện với các hình ảnh khác trong file Excel.
Tiếp theo, vào Độ phân giải, chọn độ phân giải mà bạn muốn và nhấn chọn OK.
Cách 3: Chuyển đổi file Excel thành định dạng nhị phân (XLSB)
Chuyển đổi file Excel thành định dạng nhị phân để giảm kích thước của file. Thực hiện các bước sau:
Bước 1:
Bước 2: Chọn nút Duyệt để thay đổi loại file.
Bước 3: Trong hộp thoại Lưu thành, chọn loại file Workbook Nhị phân Excel (.xlsb), sau đó nhấn chọn Lưu.
Cách 4: Loại bỏ các công thức không cần thiết
Các công thức phức tạp có thể làm tăng kích thước file Excel. Giải pháp là xóa các công thức không cần thiết khỏi bảng tính Excel để giảm kích thước và sửa lỗi file Excel quá nặng.
- Thực hiện các bước sau đây để xóa các công thức trong file Excel:
Bước 1: Mở file Excel, sau đó nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính, sau đó nhấn phím F5.
Bước 2: Mở tùy chọn Go To, sau đó chọn Đặc biệt.
Bước 3: Chọn Công thức rồi nhấn OK.
Tiếp theo chọn tất cả các ô chứa công thức.
- Khi hoàn tất, thực hiện theo các bước sau đây để chuyển đổi các công thức đã chọn thành giá trị:
Bước 1: Nhấn Ctrl + C để sao chép các ô đã chọn.
Bước 2: Chọn tab Home, trong nhóm Clipboard click chọn Dán.
Bước 3: Chọn biểu tượng Dán Giá trị.
Lúc này tất cả các ô chứa công thức sẽ được chuyển đổi thành giá trị.
Cách 5: Tối ưu hóa các công thức sử dụng
Sau khi loại bỏ các công thức không cần thiết, bước tiếp theo là tối ưu hóa các công thức đã sử dụng. Thực hiện theo các bước sau đây:
- Bỏ qua việc sử dụng các hàm không ổn định như TODAY, NOW, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.
- Thay thế các hàm IF lồng nhau bằng các hàm khác như REPT, INDEX & MATCH, SUMIF hoặc các hàm logic Boolean.
Cách 6: Nén file ZIP
Bước 1: Kích chuột phải vào file Excel mà bạn muốn nén.
Bước 2: Chọn Gửi đến, sau đó nhấp chuột phải và chọn Nén (zipped) folder.
Cách 7: Loại bỏ các ô không sử dụng
Để loại bỏ các bảng, cột và ô đã định dạng, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn tất cả các hàng không cần thiết trong file Excel của bạn.
Bước 2: Nhấn Ctrl + '-' để xóa chúng.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng cao su ở góc phải của thanh Ribbon.
Sau đó, chọn Xóa tất cả.
Lặp lại các bước tương tự cho các bảng tính và cột khác. Lưu file Excel cuối cùng và kiểm tra xem kích thước đã giảm chưa.
Cách 8: Giảm Định dạng điều kiện trên file Excel
Để thực hiện điều này, hãy chọn toàn bộ file Excel bằng cách nhấn Ctrl + A.
Sau đó, vào Tab Home =>Format Điều Kiện =>Quản lý Role.
Cuối cùng, hãy chọn và xóa các role và rule không cần thiết.
Cách 9: Nén File Excel
Phương thức này khác với cách nén bằng ZIP.
Bước 1: Để nén file Excel, trước hết hãy tìm file Excel của bạn trong Windows Explorer, sau đó kích chuột phải vào file.
Bước 2: Chọn Thuộc Tính từ menu, sau đó chọn Nút Nâng Cao.
Bước 3: Cuối cùng, hãy đánh dấu vào ô chọn Nén nội dung để tiết kiệm không gian đĩa.
Cách 10: Giảm Kích Thước Bảng Pivot
Có 3 phương pháp để giảm kích thước của Bảng Pivot:
- Phương Án 1: Đôi khi, Bảng Pivot được tạo ra để kiểm tra dữ liệu hoặc tổng quan. Nếu không cần Bảng Pivot trong file Excel của bạn, hãy xóa Bảng Pivot không còn sử dụng nữa.
- Phương Án 2: Thay vì tạo nhiều Bảng Pivot từ cùng một nguồn dữ liệu, bạn có thể sao chép và sử dụng chúng ở những vị trí cần thiết.
- Phương Án 3: Tránh lưu dữ liệu nguồn của Bảng Pivot trong cùng file. Để thực hiện điều này, click chuột phải vào Bảng Pivot rồi chọn Tùy chọn Bảng Pivot. Từ tab Dữ Liệu, hủy chọn tùy chọn Lưu dữ liệu nguồn với tệp.
Cách 11: Kiểm Tra và Xóa Các Ô Ẩn Không Cần Thiết
Các ô ẩn cũng có thể là nguyên nhân khiến file Excel trở nên quá nặng. Nếu phát hiện file Excel của bạn chứa các thành phần không cần thiết, hãy bỏ ẩn các hàng và cột trên file bảng tính Excel, sau đó xóa chúng đi.
Bài viết trên đây của Mytour vừa hướng dẫn bạn một số cách sửa file Excel quá nặng, giảm kích thước file Excel. Nếu cần hỗ trợ thêm hoặc có câu hỏi, độc giả có thể để lại ý kiến của mình trong phần bình luận dưới bài viết như về vấn đề File excel không lưu chẳng hạn ...
