Buzz
Làm thế nào để có cuộc sống cân bằng? Làm thế nào để có đủ thời gian cho học tập, công việc và giải trí? Lập kế hoạch thời gian chính là câu trả lời.
Bạn đang cảm thấy cuộc sống rối bời giữa gia đình và công việc? Bạn đã cố gắng hoàn thành mọi thứ nhanh chóng nhưng vẫn thiếu thời gian? Bạn ngưỡng mộ những người có thể học, làm và vui chơi? Họ làm được như thế nào? Lập kế hoạch thời gian chính là câu trả lời. Hãy sắp xếp lại thời gian của bạn và tận dụng nó một cách hiệu quả từ bây giờ.
1/ Cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả
Lập kế hoạch thời gian (thời gian biểu) là công cụ giúp bạn kiểm soát công việc một cách hiệu quả thông qua việc lập ra các kế hoạch cụ thể. Mỗi người sẽ có các công việc và thời gian rảnh riêng. Vì vậy, để tối ưu hóa kế hoạch thời gian trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Liệt kê các công việc/nhiệm vụ cần hoàn thành
Trước khi đặt ra một kế hoạch thời gian cụ thể, hãy xác định một khung thời gian cố định (ngày/ tuần/ tháng/ năm). Thường thì, tuần hoặc tháng là những khoảng thời gian phổ biến được chọn.
Đầu tiên, hãy ghi lại các công việc bạn cần làm trong tuần: đi học, đi làm, việc nhà, gặp gỡ bạn bè, chăm sóc bản thân, ăn uống,... và chỉ rõ thời gian cần thiết cho mỗi công việc.
Hãy dành thời gian để ghi chính xác các công việc cần làm, đây là bước quan trọng đầu tiên giúp bạn không bỏ sót những công việc quan trọng.
Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và phân chia hợp lý
Sau khi lập danh sách công việc trong tuần, hãy sắp xếp chúng theo từng mức độ khác nhau. Có 3 mức độ để bạn sắp xếp: cấp thiết, cần thiết và bình thường.
- Cấp thiết: là những công việc cần hoàn thành ngay lập tức, có hạn chế thời gian và cần được ưu tiên hàng đầu.
- Cần thiết: là những công việc cần làm nhưng không quan trọng bằng công việc cấp thiết.
- Bình thường: là những công việc có thể thực hiện trong thời gian rảnh rỗi, không cần gấp gáp hoặc quy định cụ thể về thời gian (thường là thời gian giải trí, mua sắm,...)
Bắt đầu lập kế hoạch chi tiết
Bước cuối cùng để hoàn thành thời gian biểu là điền thông tin về các công việc đã được phân loại vào bảng. Bạn có thể trang trí hoặc sử dụng giấy màu sắc để tạo thêm động lực cho mình.
Lưu ý: Hãy thường xuyên xem lại và điều chỉnh kế hoạch thời gian của bạn để phù hợp. Cuộc sống luôn đầy bất ngờ, và bạn cần sẵn lòng thích ứng với những thay đổi đột ngột như: thời hạn thay đổi, hủy cuộc hẹn, hay thậm chí là những sự kiện bất ngờ.
2/ Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả
Luôn tuân theo thời gian
Thời gian biểu mà bạn lập sẽ phản ánh lịch sinh học của bạn (khi bạn thức dậy hoặc đi ngủ) và các khoảng thời gian rảnh rỗi. Vì vậy, khi đã đặt ra kế hoạch, hãy tuân thủ nghiêm ngặt.
Đặc biệt, hãy dậy đúng giờ, đừng “lề mề” và làm trễ việc trong ngày. Hãy tưởng tượng, bạn đang ở trong cuộc đua, nếu bạn chậm 1 giây ở vạch xuất phát, có thể bạn sẽ bị tụt lại phía sau. Thời gian thức dậy cũng giống như vạch xuất phát. Chỉ cần bạn trễ, mọi thứ sẽ thay đổi.
Ví dụ:
7h: thức dậy
7h30: bắt đầu làm việc
8h: đến công ty
Nếu bạn không thức dậy lúc 7h mà thay vào đó là 8h, mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn và không tuân theo nguyên tắc nào cả. Cuối cùng, thời gian biểu trở nên vô dụng.
Vì vậy, việc thức dậy đúng giờ là bí quyết quản lý thời gian đầu tiên và quan trọng nhất.
Hoàn thành công việc đúng hạn trong lịch trình
Tuân thủ thời gian đã lên kế hoạch là bước quan trọng tiếp theo. Những người quản lý thời gian giỏi thường tự hỏi “Công việc này cần bao lâu để hoàn thành?” và không lo lắng về việc làm gì trước hay sau.
Hoàn thành công việc đúng hạn là điều cần thiết để thời gian biểu được tuân thủ đúng.
Tận dụng thời gian trống để tăng hiệu suất làm việc
Thời gian quý báu, không nên lãng phí. Mặc dù bạn đã lên kế hoạch cho mọi công việc, nhưng vẫn có thời gian trống. Hãy tận dụng chúng để làm việc một cách hiệu quả.
Khi có thời gian rảnh, hãy sử dụng để hoàn thành những công việc phía sau, đẩy lùi những việc đang chờ đợi và tạo thêm chỗ cho những nhiệm vụ mới (chăm sóc bản thân, dành thời gian cho gia đình…).
Trong xã hội ngày nay, nơi mà cuộc sống ngày càng trở nên bận rộn, kế hoạch thời gian là chìa khóa giúp bạn kiểm soát thời gian, công việc và cuộc sống một cách hiệu quả. Hãy lập ngay một lịch trình cụ thể cho bản thân bạn ngay bây giờ.
