Lập kế hoạch tổ chức chuyến du lịch cho nhân viên

Mùa hè là thời điểm các doanh nghiệp thường lên kế hoạch tổ chức du lịch cho nhân viên. Sau những ngày làm việc căng thẳng, đây là dịp tuyệt vời để nhân viên nghỉ ngơi, khôi phục năng lượng. Hãy cùng xem qua các bước để lên kế hoạch cho chuyến đi thú vị này.

1: Thu thập thông tin cần thiết

Đầu tiên, để lên kế hoạch du lịch cho nhân viên một cách chính xác, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin như:

• Xác định số lượng người tham gia, tổ chức đăng ký cho người thân gia đình nhân viên và tổng kết số lượng cuối cùng;
• Thực hiện khảo sát ý kiến của nhân viên về địa điểm mong muốn;
• Đặt ra thời gian cụ thể cho kỳ du lịch của công ty;
• Quyết định thời gian kéo dài của chuyến du lịch;
• Lựa chọn có tổ chức hoạt động team building hay không, để chuẩn bị kịch bản và trò chơi phù hợp;

Kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên cần được thiết kế một cách tỉ mỉ. Ảnh: Internet

2: Chọn địa điểm cho kỳ du lịch của công ty

Thường thì trước kỳ du lịch hàng năm, các công ty sẽ tổ chức phiếu khảo sát với nhiều địa điểm khác nhau để nhân viên lựa chọn và đưa ra ý kiến. Người chịu trách nhiệm sẽ đề xuất những địa điểm du lịch thuộc các khu vực, vùng miền khác nhau, tránh việc lặp lại như nhiều điểm biển hoặc núi...

Cùng với đó, một số công ty quyết định ủy quyền cho ban tổ chức quyền lựa chọn địa điểm du lịch cho nhân viên. Nếu bạn có quyền quyết định điều này, hãy chọn các địa danh là xu hướng du lịch trong năm, những điểm đến chưa được khám phá trong những năm trước, những địa điểm được đánh giá an toàn giữa đợt dịch covid-19...

3: Chọn phương thức tham quan du lịch

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp khi tổ chức chuyến du lịch cho nhân viên theo nhóm từ 20 người trở lên thường ưa chuộng hình thức đi theo tour. Điều này có nghĩa là sau khi xác định số lượng, địa điểm và thời gian du lịch, BTC sẽ lựa chọn một công ty tour uy tín, chất lượng để có một chuyến đi được tổ chức hoàn chỉnh.

Chọn dịch vụ tour du lịch từ các công ty, họ sẽ cung cấp lịch trình chi tiết trong thời gian đã định, BTC chỉ cần duyệt và sau đó thực hiện theo hướng dẫn viên. Hình thức du lịch theo tour mang lại nhiều lợi ích khi đi theo đoàn đông, dễ kiểm soát, giá cả hợp lý, phương tiện vận chuyển tiện nghi và có hướng dẫn viên.

Chế độ du lịch tự túc theo sắp xếp của công ty

Trong trường hợp du lịch tự túc, khi cán bộ nội bộ tự tổ chức, kế hoạch cần được chuẩn bị một cách cẩn thận và tỉ mỉ.

• Sắp xếp các điểm đến một cách hợp lý dựa trên khoảng cách để giảm thời gian di chuyển;
• Tìm kiếm địa điểm ăn uống trước;
• Chọn lựa khách sạn phù hợp;
• Lựa chọn phương tiện di chuyển cho suốt thời gian du lịch;
• Chọn người làm điều phối, quản trò để hỗ trợ các thành viên tập trung hơn.

 4: Chuẩn bị kịch bản cho gala dinner, team building

Mỗi mùa du lịch hè, một số doanh nghiệp quyết định tổ chức gala dinner để tổng kết hoạt động trong 6 tháng đầu năm với nhiều sự kiện liên quan. Ban tổ chức cần hợp tác chặt chẽ với khách sạn, nhà hàng để tổ chức sự kiện quan trọng này. Bạn có thể sáng tạo kịch bản tự làm MC hoặc thuê công ty sự kiện chuyên nghiệp.

Đối với team building, BTC cần tìm các trò chơi nhóm phù hợp với số lượng thành viên tham gia du lịch. Lựa chọn địa điểm tổ chức team building phải đảm bảo an toàn và phù hợp với địa điểm du lịch của nhân viên.

Du lịch kết hợp với team building cho nhân viên. Ảnh: Internet

5: Đặt vé máy bay/thuê xe

Sau khi hoàn tất mọi khâu cho kế hoạch du lịch cho nhân viên, dựa vào số lượng người tham gia, BTC cần đặt vé máy bay hoặc thuê xe sao cho hợp lý. Đối với vé máy bay, việc đặt sớm giúp nhận ưu đãi và tiết kiệm chi phí cho công ty.

Khi thuê xe du lịch, lựa chọn công ty lữ hành chất lượng, uy tín để đảm bảo hành trình suôn sẻ và an toàn.

Lưu ý khi lên kế hoạch du lịch cho nhân viên?

Lên kế hoạch từ sớm và kỹ lưỡng

Ngay sau khi nhận thông báo từ cấp trên về kế hoạch du lịch công ty, BTC cần tổ chức cuộc họp và bắt tay vào lập kế hoạch ngay lập tức để tránh rủi ro. Việc lên kế hoạch sớm giúp điều chỉnh ngay lập tức để tránh lỗi khi đã bắt đầu chuyến đi.

Với kế hoạch sớm, cấp trên có thể xem xét và đóng góp ý kiến kỹ hơn, giúp BTC điều chỉnh ngay lập tức. Kế hoạch sẽ được xem xét và hoàn thiện nhiều lần, đảm bảo tỉ mỉ và chính xác.

Chú ý đến ngân sách công ty

Thường, ban lãnh đạo sẽ đề xuất một mức chi phí dựa trên doanh thu để làm ngân sách du lịch cho nhân viên. BTC cần chọn địa điểm và hình thức tham gia sao cho vừa vặn với con số này, tránh việc vượt quá ngân sách có thể gây hậu quả nặng nề với ban lãnh đạo.

Ngân sách của công ty sẽ phụ thuộc vào số lượng thành viên tham gia và cơ cấu giải thưởng nếu có tổ chức đêm gala. Tuy nhiên, hãy lên kế hoạch dựa trên tổng ngân sách để tổ chức đi du lịch cho nhân viên, tránh việc phải điều chỉnh sau khi đã đề ra kế hoạch.

Việc tổ chức du lịch cho nhân viên trong ngân sách là hoàn toàn khả thi. Ảnh: Internet

Tìm hiểu thêm về chính sách tour

Quen biết chính sách tour giúp bạn tiết kiệm chi phí du lịch cho nhân viên và vẫn chọn được tour chất lượng, uy tín. Ngoài ưu đãi hấp dẫn, BTC khi chọn tour cần quan tâm đến chất lượng và danh tiếng của công ty cung cấp tour.

Điều tra các chính sách tour giúp bạn tránh được những tình huống bị tăng giá hoặc lừa đảo khi làm việc với các công ty du lịch. Ngoài ra, chính sách tour còn đề cập đến bảo hiểm du lịch và các quy định pháp luật, điều này cần được tìm hiểu kỹ để bảo vệ quyền lợi của nhân viên trong chuyến đi.

Cập nhật thông tin về covid-19

Hiện nay, tình hình dịch bệnh ở các khu vực gần biên giới đường bộ Việt Nam có nhiều biến động. Khi lên kế hoạch du lịch cho nhân viên, hãy chú ý đến thông tin dịch bệnh. Cập nhật liên tục các ca bệnh mới và hạn chế chọn địa điểm du lịch ở những khu vực có tình hình dịch phức tạp.

Bổ sung kiến thức phòng chống dịch covid-19 từ Bộ Y tế cho nhân viên để đảm bảo an toàn khi đi du lịch. Hướng dẫn nhân viên đeo khẩu trang và thực hiện các biện pháp vệ sinh để bảo vệ sức khỏe.

Chú ý đến tình hình dịch bệnh khi tổ chức du lịch cho nhân viên. Hình: Internet

Dưới đây là cách lên kế hoạch tổ chức chuyến du lịch cho nhân viên cơ bản. Bạn có thể mở rộng và phát triển để tạo sự đa dạng và hấp dẫn cho chuyến đi. Những lưu ý đi kèm sẽ giúp đảm bảo chuyến du lịch hè của bạn vui vẻ và an toàn nhất.

Xem thêm: 

• Có nên mời người thân đi du lịch và tham gia team building cùng công ty?
• Team building là gì? Mục đích và ý nghĩa của team building như thế nào?
• Gợi ý một số chủ đề Team Building thú vị