Buzz
Lễ tân hay Tiếp tân (Receptionist) là vị trí đảm nhiệm việc hướng dẫn và hỗ trợ trong văn phòng hoặc công việc hành chính. Công việc này thường diễn ra tại khu vực chờ, như bàn tiếp tân hoặc phòng lễ tân của các tổ chức, doanh nghiệp. Chức danh nhân viên lễ tân (Front desk) thường được giao cho người nhận nhiệm vụ tiếp đón, ghi danh hoặc chào hỏi khách đến, bệnh nhân hoặc khách hàng, và trả lời các cuộc gọi để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc. Trong nhiều khách sạn, thuật ngữ Lễ tân cũng bao gồm việc đặt phòng, sắp xếp phòng, đăng ký khách, thu ngân, kiểm tra tín dụng và thanh toán, giữ chìa khóa và quản lý thư tín. Những nhân viên này thường được gọi là nhân viên lễ tân hoặc Lễ tân khách sạn. Họ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau để hỗ trợ doanh nghiệp, như lên lịch hẹn, quản lý hồ sơ và các công việc văn phòng khác.
Giới thiệu
Công việc của nhân viên lễ tân có thể bao gồm việc trả lời câu hỏi và thắc mắc của khách hàng về công ty và sản phẩm hoặc dịch vụ, tư vấn và hướng dẫn khách đến điểm đến của họ, phân loại và gửi thư, trả lời cuộc gọi đến qua nhiều đường dây hoặc trong quá khứ có thể là nhiệm vụ của tổng đài, lên lịch hẹn, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, đánh máy, nhập dữ liệu và thực hiện nhiều công việc văn phòng khác như gửi fax hoặc email. Một số nhân viên lễ tân còn thực hiện các nhiệm vụ ghi chép, biên bản, quản lý sổ sách hoặc làm thu ngân. Một số văn phòng yêu cầu nhân viên lễ tân phục vụ cà phê, trà hoặc nước cho khách và giữ cho khu vực tiền sảnh luôn gọn gàng.
Nhân viên lễ tân có thể đảm nhận nhiệm vụ kiểm soát truy cập bảo vệ bằng cách xác minh danh tính nhân viên, cấp thẻ cho khách thăm quan, quan sát và báo cáo về bất kỳ người hoặc hoạt động nghi ngờ nào, kiêm nhiệm cả vai trò của nhân viên bảo vệ. Họ thường là người đầu tiên mà khách tiếp xúc khi đến tổ chức. Vì vậy, tổ chức kỳ vọng nhân viên lễ tân phải luôn giữ thái độ điềm tĩnh, lịch sự, niềm nở, ân cần, hiếu khách và chuyên nghiệp, bất kể hành vi của khách như thế nào. Các phẩm chất cá nhân cần có bao gồm sự chu đáo, ngoại hình chỉn chu, có nhan sắc, sự chủ động, đáng tin cậy, chín chắn, tế nhị, giữ bí mật, và thận trọng, cùng với thái độ tích cực. Công việc có thể căng thẳng vì phải tiếp xúc với nhiều người và thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
