Buzz
Có vô số nguyên nhân khiến file Excel của bạn trở nên nặng nề một cách kỳ lạ. Đa số chúng xuất phát từ những sai sót mà người dùng thường gặp khi tương tác với dữ liệu. Để hiểu rõ về những nguyên nhân gây ra vấn đề này và cách khắc phục, chúng ta hãy đọc bài viết dưới đây từ Mytour.
1. Sử dụng định dạng không cần thiết
File Excel là một hình thức tổ chức dữ liệu với hàng triệu ô và hàng nghìn cột. Khác với File Word, nơi mà dung lượng tăng theo số trang, Excel lại tính theo từng ô mà bạn tương tác, từ việc nhập chữ đến việc định dạng ô.
Do đó, nếu bạn tạo quá nhiều định dạng không cần thiết cho các ô, file Excel của bạn có thể trở nên quá nặng.
Ví dụ dưới đây là một bảng tính Excel đã loại bỏ hết những đường gạch thừa mà thường xuất hiện trong giao diện của Excel.
Một phương pháp phổ biến để 'xóa đường gạch trắng' là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính, sau đó đổ màu trắng. Tuy nhiên, cách này hoàn toàn không đúng.
Phương pháp trên là sai lầm vì khi làm như vậy, hàng tỷ ô tham số của Excel sẽ phải xử lý dữ liệu như là màu trắng từ Fill.
Tương tự, khi bạn muốn thay đổi định dạng cho các ô tham số như in đậm, đổi font, tăng kích cỡ...v.v...
Giải pháp:
Khi điều chỉnh định dạng bảng tính, hãy chỉ bôi đen những phần cần chỉnh, tránh bôi thừa lên những khu vực khác.
Excel cung cấp tính năng cài đặt font và cỡ chữ mặc định cho mỗi trang tính mới, giúp bạn không cần phải thay đổi font mỗi khi sử dụng.
Để thiết lập font và cỡ chữ mặc định, bạn vào tab File, chọn
Trong hộp thoại Excel Options, vào tab General, tại mục When creating new workbooks, điều chỉnh font chữ ở Use this as the default font, cũng như cỡ chữ tại Font size.
Ngoài ra, để loại bỏ các đường gạch trên bảng tính Excel (ngoại trừ những đường gạch bạn tạo cho bảng biểu của mình), bạn không cần phải bôi đen và đổ màu trắng. Excel có một tính năng giúp bạn thực hiện điều này, nó sẽ xóa tất cả những đường gạch chéo có sẵn mà chỉ giữ lại những đường gạch bạn đã tạo cho bảng biểu.
Để ẩn đi các đường kẻ trên bảng tính, vào thanh công cụ View, sau đó bỏ chọn ở dòng Gridlines trong phần Show. Khi làm điều này, bạn sẽ thấy tất cả các đường kẻ biến mất, chỉ còn dữ liệu trên nền trắng.
2. Số lượng sheet trong một file Excel quá nhiều
Số lượng Sheet quá nhiều trong file Excel làm file trở nên cồng kềnh.
Việc này dễ hiểu vì mỗi Sheet cùng với dữ liệu trên đó khiến file trở lớn và nặng, chiếm dung lượng bộ nhớ khi mở file.
Để giải quyết vấn đề, hãy tách các sheet ra file Excel khác. Giữ số lượng sheet hợp lý trong một file để tránh làm nặng file quá mức.
3. File Excel chứa nhiều công thức tính toán
Việc sử dụng nhiều công thức trong file Excel tăng việc sử dụng bộ nhớ, gây nên trọng lượng lớn và chậm trễ trong thao tác và tính toán.
Khi chế độ Calculator Automatic được bật mà không được kiểm soát cẩn thận, file Excel của bạn sẽ trở nên cồng kềnh hơn. Đặc biệt, bất kỳ thay đổi nào trong phép tính cũng ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả trong hệ thống công thức.
Chức năng Calculator Automatic của Excel được kích hoạt mặc định để thuận lợi cho tính toán. Bạn có thể tùy chỉnh nó bằng cách vào tab File trên thanh công cụ, sau đó chọn Options:
Sau đó, trong hộp thoại Excel Options, bạn chuyển sang tab Formulas để cài đặt cho chế độ Calculator Automatic.
Trong tab này, bạn sẽ gặp phần Calculator options.
Bên dưới, bạn dễ dàng nhận biết Workbook Calculations. Đây là nơi cài đặt chức năng tính toán quan trọng mà bạn cần quan tâm. Nó bao gồm:
- Tự động: Chế độ tính toán tự động mà Mytour đã đề cập ở trước đó, mặc định đã được kích hoạt.
- Tự động trừ khi có bảng dữ liệu về ngày: Chế độ tự động nhưng giới hạn với bảng dữ liệu ngày (nên sử dụng).
- Thủ công: Chế độ hoạt động thủ công.
Đến đây là kết thúc bài viết của Mytour, cảm ơn bạn đã theo dõi những thông tin về nguyên nhân làm cho file Excel trở nên nặng bất thường cũng như cách khắc phục. Hy vọng bạn đã có được những kiến thức hữu ích, chúng tôi sẽ gặp lại bạn trong những bài viết thủ thuật tiếp theo.
