[Lời Thú Tội Tuổi Trẻ] Sức Mạnh của Thử Thách Đúng Cách (Phần 5) - Kỹ Năng Bền Bỉ

Nếu bạn đã theo dõi các phần trước như phần 1, phần 2, phần 3 và phần 4 thì hãy tiếp tục đọc tiếp tại đây:

[Lời Thú Tội Tuổi Trẻ] Sức Mạnh của Thử Thách Đúng Cách (Phần 1) - Tinh Thần Học Hành, Làm Việc, Và Sự Kiên Nhẫn

[Lời Thú Tội Tuổi Trẻ] Sức Mạnh của Thử Thách Đúng Cách (Phần 2) - Lập Kế Hoạch và Tiến Bộ

[Lời Thú Tội Tuổi Trẻ] Sức Mạnh của Thử Thách Đúng Cách (Phần 3) - Đón Nhận Tri Thức Mới và Hòa Nhập Văn Hóa (Trong Quá Trình Du Học)

[Lời Thú Tội Tuổi Trẻ] Sức Mạnh của Thử Thách Đúng Cách (Phần 4) - Đừng Đơn Độc Chiến Đấu Với Thế Giới: Không Ai Là Siêu Nhân

Mẹ mình đã chỉ dạy mình những điều này từ khi tôi học lớp 10.

1. Mẹ không chỉ dạy mình cách mở word để viết văn bản. Mẹ còn dạy về cách căn chỉnh lề, đặt dấu chấm phẩy phải gần chữ trước mà không phải chữ sau, và cách căn chỉnh tab để các dòng văn bản thẳng hàng. Mẹ còn hướng dẫn làm tiêu đề, quy định kiểu định dạng để tạo mục lục tự động tốt nhất. Và cách in tem dán với kích thước đúng.

2. Đối với PowerPoint, mẹ mình không biết thiết kế. Mẹ chỉ hướng dẫn sử dụng Master Slide để có thể thay đổi mẫu cho từng slide mà không cần phải chỉnh sửa quá nhiều.

3. Trong Excel, mẹ chỉ dạy mình các hàm If lồng nhau, hoặc hàm vlookup để hiểu về Excel một cách logic nhất.

4. Ngoài ra, mẹ còn dành thêm thời gian để dạy về các kỹ năng văn phòng như cách tìm đường dẫn file trên máy tính, làm lỗ, dán tem vào folder và phân loại file như thế nào từ khi tôi còn rất trẻ.

Nghe có vẻ những điều này rất đơn giản, nhưng khi bắt đầu đi làm, tôi nhận ra có rất nhiều người không biết cách viết hoặc trình bày một cách đầy đủ ý nghĩa bằng tiếng Việt, hoặc cách tổ chức một văn bản có cấu trúc rõ ràng hoặc thuyết trình mạch lạc bằng tiếng Anh.

Vì vậy, nếu bạn học các kỹ năng văn phòng từ cấp ba và có cơ hội thực hành trong môi trường văn phòng (kể cả không có lương) ngay từ thời điểm này, bạn sẽ có một bước ngoặt quan trọng khi bắt đầu sự nghiệp ở bất kỳ nơi nào. Hãy nhìn lại chính mình đi:

1. Sau khi học được những điều này từ mẹ, tôi đã dành thời gian viết rất nhiều văn bản cho lớp học, mất khá nhiều thời gian nhưng tôi đã sử dụng nó để tạo ra một hệ thống tài liệu. Ví dụ, tài liệu nào liên quan đến học tập sẽ được tổ chức trong một thư mục, và tài liệu nào liên quan đến hoạt động ngoại khóa sẽ được tổ chức trong một thư mục khác.

2. Tôi cũng đã đi xin làm tình nguyện trong các công ty văn phòng nhiều lần, và tôi luôn chọn những nơi mà tôi thích (thường là các công ty không phải là cơ quan nhà nước). Vào lúc lớp 8, tôi đã làm tình nguyện tại Action Aid Việt Nam, dịch thư từ tiếng Anh sang tiếng Việt giữa các nhà tài trợ và trẻ em núi. 1k cho mỗi thư từ Anh sang Việt và 2k cho mỗi thư từ Việt sang Anh. Tại đó, tôi không chỉ rèn luyện kỹ năng dịch với câu cú chính xác và đơn giản, mà còn học cách đóng thư và dán tem nhanh chóng, cũng như cách viết email.

3. Nhờ kinh nghiệm ở Action Aid, sau này tôi được làm việc tại WWF khi lên lớp 11, tôi đã phải sắp xếp lại lịch trình và sắp xếp lại tài liệu trên máy tính cũng như trong các thư mục cho một sếp lớn của khu vực Đông Nam Á. Sếp rất bận nên không có thời gian tự sắp xếp tài liệu, từ tài liệu cá nhân đến tài liệu tuyển dụng nhân sự cũng như tài liệu dự án. Tôi đã được giao để tổ chức lại toàn bộ, cả bản cứng và bản mềm. Nhờ có kiến thức về đường dẫn tài liệu và cách tổ chức thư mục từ mẹ mà tôi không gặp khó khăn gì, chỉ mất một chút thời gian đọc tiếng Anh để tìm lại mọi thứ.

Do đó, sau này tôi đã có một hệ thống lưu trữ không thể thiếu, áp dụng cho cả công việc và cá nhân:

Hệ thống này giúp tôi phân loại và giao việc cho người khác một cách nhanh chóng mà không cần giải thích nhiều hoặc tìm kiếm các file liên quan. Chỉ cần cầm một folder hoặc chia sẻ tất cả các file trong cùng một folder trên máy tính là xong. Điều này chỉ là nói về Word và đường dẫn file.

Excel và PowerPoint sau này tôi cũng sử dụng nhiều:

1. Thực ra, có thể bạn chưa giỏi như bạn nghĩ. Tôi từng tạo ra Mẫu PowerPoint để bán cho Microsoft, và được chọn để giảng dạy các sinh viên đại học cách thuyết trình PowerPoint tại Trung Tâm Phát Triển Chuyên Nghiệp của trường khi tôi đang theo học thạc sĩ. Vì vậy, mỗi thứ đều có sâu sắc và phức tạp.

2. Về Excel, tôi đã áp dụng cách mẹ dạy tôi về logic với hàm If để tự học lập trình VBA để tạo ra các hàm Tự Định Nghĩa Người Dùng (UDF). Sau đó, tôi tiếp tục tìm hiểu về các vòng lặp “for” để viết các chương trình mà Excel Macro không đáp ứng được. Cuối cùng, tôi kết hợp việc này với các Tiện Ích Excel để tự tạo ra các hàm thống kê mà tôi cần sử dụng cho các dự đoán tương lai và nghiên cứu sau này.

Hầu hết những điều tôi làm, bạn đều có thể tìm kiếm trên Youtube với cụm từ “Cách làm + công việc bạn muốn làm”. Ví dụ: “Cách làm pháo hoa trong PowerPoint?” Đối với Excel, bạn có thể tìm kiếm MrExcel và tự học vì thật sự, ông MrExcel này có rất nhiều khóa học và dữ liệu hữu ích. Tôi không chỉ học lý thuyết mà còn áp dụng trực tiếp vào công việc. Điều này được gọi là học kiến thức và áp dụng vào thực tế. Thực ra, nếu bạn chỉ học mà không sử dụng ngay, kỹ năng của bạn sẽ bị lụi tàn nhanh chóng. Nhưng nếu bạn áp dụng ngay vào công việc hàng ngày (kể cả khi sếp không yêu cầu), kỹ năng của bạn sẽ được củng cố và phát triển sâu sắc hơn.

Mấy bạn gần đây hỏi tôi cách học đọc nhanh như thế nào. Ban đầu, tôi cực kì ngại đọc và thường cảm thấy buồn ngủ như nhiều người khác.

Cách tôi vượt qua vấn đề này ban đầu là khi đọc, tôi không cố gắng hiểu hết mọi thứ ngay mà chỉ đọc lướt và khoanh tròn những điểm tôi không hiểu. Cuối tuần, tôi tổng hợp vào sơ đồ tư duy để xem cái gì tôi hiểu và cái gì tôi chưa hiểu. Thường có những điểm mà tôi không hiểu ở mỗi bài và chúng thường trùng nhau. Tuần sau, tôi sử dụng những điểm trùng này để tìm đọc nguồn gốc kiến thức rồi so sánh với thời gian xuất bản để hiểu lý luận. Sau đó, tôi đọc bài một lần nữa để hiểu toàn bộ. Cuối tháng, tôi viết bài tổng hợp để tổng kết lại kiến thức của mình. Như vậy, tôi thực sự ghi nhớ kiến thức. Sau đó, tôi mở rộng kiến thức và khi đã có kiến thức gốc, việc đọc sẽ dễ dàng hơn.

Tôi phát hiện rất nhiều bạn trong nhóm lười đọc và cũng lười viết. Việc viết nhiều giúp tôi hệ thống lại kiến thức vì chỉ khi hiểu sâu thì mới truyền đạt được qua việc viết. Việc viết ép buộc tôi hiểu sâu hơn và giúp tôi nắm chắc kiến thức mà không mệt mỏi.

Nhiều bạn nghĩ rằng nếu học Truyền Thông hoặc Marketing thì không cần kỹ năng lập trình. Tôi có mấy bạn gốc Marketing, sau khi sang Mỹ đều học thêm lập trình.

1. Cả Marketing và Truyền Thông đều liên quan đến phân tích dữ liệu, và khi đó dùng Excel cơ bản không đủ. Vì vậy, họ phải học thêm lập trình (thường là R hoặc Python). Tôi sử dụng Excel VBA, Python, R, và Stata.

2. Những ngành kỹ thuật thì bắt buộc phải biết lập trình.

3. Còn những ngành như logistics hoặc chuỗi cung ứng supply chain lại càng cần. Nhờ kỹ năng lập trình, tôi có thể làm việc trực tiếp trong vận hành của Amazon và cải thiện vận hành trong kho, từ đó có cơ hội làm việc chính thức với Amazon.

4. Ở Mỹ, công nghệ áp dụng vào mọi lĩnh vực. Ví dụ, từ Marketing có thể chuyển sang quản lý sản phẩm (Product Management). Trong vị trí này, không bắt buộc phải biết lập trình mà chỉ cần hiểu về khách hàng để phân tích và đưa ra yêu cầu cho đội lập trình. Tuy nhiên, biết lập trình sẽ tạo lợi thế cho bạn vì bạn có khả năng làm việc hiệu quả hơn với đội lập trình.

Ở Việt Nam, muốn thăng tiến cần kỹ năng lập trình:

1. Nhiều tập đoàn quốc tế ở Việt Nam trả lương cao cho những bạn phân tích sâu. Để có mức lương cao, lập trình thường là bắt buộc.

2. Ngay cả công việc không yêu cầu lập trình cũng dễ dàng hơn khi bạn biết lập trình. Ví dụ, khi tôi làm sự kiện ngoại giao, việc xếp lịch cho các công ty trong đoàn ngoại giao rất mất thời gian. Nhưng nhờ biết lập trình, tôi viết chương trình tự động xếp lịch, tiết kiệm thời gian cho cả văn phòng.

3. Khi xin vốn đầu tư cho start-up, đối tác quốc tế cần công nghệ của bạn để đảm bảo. Biết lập trình giúp tôi làm việc hiệu quả hơn với đội công nghệ, giúp công việc diễn ra thuận lợi.

Kỹ năng lập trình không thể thiếu nếu bạn muốn tìm việc tốt ở Việt Nam và Mỹ. Học lập trình từ lớp 4, tôi dựa trên logic ba dạy và tìm hiểu từ các nguồn trên internet.

Lập trình thực ra là logic. Nếu bạn có thể lý luận logic, bạn có thể học lập trình. Lập trình giống như nói chuyện logic với một đứa trẻ mới tập nói.

Hãy học lập trình cơ bản và áp dụng vào dự án cá nhân hoặc công ty để thực hành. Việc này giúp bạn phát triển kỹ năng thực tế và ứng dụng kỹ năng vào công việc.

Mỗi người có phong cách học riêng. Đừng ngại thử nghiệm và phát triển kỹ năng của bản thân.