Mạng nội bộ

Mạng intranet là một hệ thống mạng máy tính được sử dụng để chia sẻ thông tin và tăng cường giao tiếp trong tổ chức một cách hiệu quả hơn, cùng với các công cụ hợp tác và các dịch vụ máy tính khác. Thường không cho phép truy cập từ bên ngoài tổ chức. Thuật ngữ này được sử dụng để phân biệt với các mạng công cộng như Internet, tuy nhiên lại sử dụng công nghệ dựa trên bộ giao thức Internet.

Mạng nội bộ toàn tổ chức có thể trở thành trung tâm quan trọng của giao tiếp và hợp tác nội bộ, cung cấp một điểm duy nhất để truy cập các nguồn lực nội bộ và bên ngoài. Trong hình thức đơn giản nhất, mạng nội bộ được thiết lập với các công nghệ mạng LAN (local area network) và mạng WAN (wide area network). Nhiều mạng nội bộ hiện đại còn có các công cụ tìm kiếm, hồ sơ người dùng, blog, ứng dụng di động với thông báo và tổ chức sự kiện trên cơ sở hạ tầng của chúng.

Mạng nội bộ đôi khi được so sánh và phân biệt với mạng extranet. Trong khi mạng nội bộ thường chỉ dành cho nhân viên của tổ chức, mạng extranet có thể được truy cập bởi khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên được ủy quyền khác. Mạng extranet mở rộng mạng riêng lên Internet với các điều khoản đặc biệt về xác thực, ủy quyền và tính toán (giao thức AAA).

Sử dụng

Mạng nội bộ đang được áp dụng như một nền tảng để thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ, việc nhiều nhân viên tham gia thảo luận về các vấn đề chính trong diễn đàn mạng nội bộ có thể dẫn đến những ý tưởng mới về quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng và các vấn đề khác của công ty.

Trong các mạng nội bộ lớn, lưu lượng truy cập vào trang web thường tương đương với lưu lượng truy cập vào các trang web công cộng và có thể được hiểu rõ hơn thông qua việc sử dụng phần mềm đo lường web để theo dõi hoạt động tổng thể. Khảo sát người dùng cũng cải thiện hiệu quả của trang web nội bộ.

Các doanh nghiệp lớn cho phép người dùng trong mạng nội bộ của họ truy cập Internet công cộng qua các máy chủ tường lửa. Họ có khả năng lọc các tin nhắn vào và ra, đảm bảo an ninh thông tin. Khi một phần của mạng nội bộ được truy cập bởi khách hàng và các bên ngoài khác của doanh nghiệp, nó trở thành một phần của mạng extranet. Các doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn riêng qua mạng công cộng, sử dụng mã hóa đặc biệt hoặc các biện pháp bảo mật khác để kết nối mạng nội bộ của họ với các mạng khác. Các nhóm kinh nghiệm, biên tập và công nghệ người dùng mạng nội bộ hợp tác để tạo ra các trang web nội bộ. Thông thường, mạng nội bộ được quản lý bởi các bộ phận truyền thông, nhân sự hoặc CEO của các tổ chức lớn hoặc sự kết hợp của những tổ chức này.

Với phạm vi và sự đa dạng của nội dung và giao diện hệ thống, mạng nội bộ của nhiều tổ chức phức tạp hơn nhiều so với các trang web công cộng tương ứng của họ. Mạng nội bộ và việc sử dụng chúng đang phát triển mạnh mẽ. Theo thiết kế Intranet hàng năm từ Tập đoàn Nielsen Norman, số lượng trang trên mạng nội bộ của người tham gia trung bình là 200.000 từ năm 2001 đến 2003 và đã tăng lên trung bình 6 triệu trang từ năm 2005-2007.

Đặc điểm hữu ích

1. Nâng cao năng suất lao động: Mạng nội bộ giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng các ứng dụng liên quan đến vai trò và trách nhiệm của họ. Với giao diện trình duyệt web, người dùng có thể xem dữ liệu từ bất kỳ cơ sở dữ liệu nào mà tổ chức cung cấp, từ bất cứ đâu trên máy trạm của công ty, giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và tự tin hơn về thông tin mà họ sử dụng. Đồng thời cải thiện các dịch vụ cung cấp cho người dùng.

1. Tiết kiệm thời gian: Mạng nội bộ cho phép tổ chức phân phối thông tin cho nhân viên khi cần thiết; Nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào thông tin liên quan, thay vì phải xử lý qua email một cách lộn xộn.

1. Công cụ truyền thông: Mạng nội bộ đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ để liên lạc trong tổ chức, từ các sáng kiến chiến lược có phạm vi toàn cầu trong toàn công ty. Việc truyền đạt thông tin về mục tiêu và mục đích của các sáng kiến, người chủ trì, kết quả đã đạt được cho đến nay và người chịu trách nhiệm tiếp theo có thể được thực hiện một cách dễ dàng thông qua mạng nội bộ, cung cấp cơ hội cho nhân viên cập nhật thông tin chiến lược của tổ chức. Một số ví dụ về hình thức giao tiếp bao gồm trò chuyện, email và/hoặc blog. Một ví dụ thực tế tuyệt vời là khi mạng nội bộ đã giúp Nestle, một công ty có nhiều nhà máy chế biến thực phẩm ở Scandinavia, giảm số lượng cuộc gọi truy vấn hàng ngày qua hệ thống trung tâm hỗ trợ của họ.

Khi Nestle quyết định đầu tư vào mạng nội bộ, họ nhanh chóng nhận ra lợi ích tiết kiệm lớn từ việc giảm số cuộc gọi truy vấn, lớn hơn rất nhiều so với chi phí đầu tư ban đầu vào mạng nội bộ. Việc xuất bản trên web giúp duy trì kiến thức doanh nghiệp một cách hiệu quả và dễ dàng tiếp cận trong toàn công ty, sử dụng công nghệ hypermedia và Web. Ví dụ bao gồm: hướng dẫn cho nhân viên, tài liệu lợi ích, chính sách của công ty, tiêu chuẩn kinh doanh, nguồn tin tức và thậm chí đào tạo, có thể truy cập thông qua các tiêu chuẩn Internet phổ biến (tệp Acrobat, tệp Flash, ứng dụng CGI). Với mỗi đơn vị kinh doanh có thể cập nhật phiên bản trực tuyến của tài liệu, nhân viên luôn có sẵn phiên bản mới nhất thông qua mạng nội bộ.

1. Quản lý hoạt động kinh doanh: Mạng nội bộ cũng được sử dụng như một nền tảng để phát triển và triển khai các ứng dụng hỗ trợ các hoạt động và quyết định kinh doanh trên toàn doanh nghiệp.

1. Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Người dùng có thể truy cập thông tin và dữ liệu qua trình duyệt web thay vì sử dụng các tài liệu vật lý như hướng dẫn thủ tục, danh sách điện thoại nội bộ và biểu mẫu in. Điều này giúp giảm chi phí in ấn, sao chụp và bảo trì tài liệu. Ví dụ, công ty HRM PeopleSoft 'đã tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách chuyển các quy trình nhân sự sang mạng nội bộ'.

McGocate cũng nói rằng chi phí thủ công để ghi danh vào các lợi ích là 109,48 USD mỗi lần đăng ký. 'Chuyển sang mạng nội bộ giúp giảm chi phí đăng ký xuống còn 21,79 USD; tiết kiệm 80%'. Một công ty khác, Cisco, cũng đã tiết kiệm tiền cho các báo cáo chi phí. 'Năm 1996, Cisco đã xử lý 54.000 báo cáo với tổng số tiền xử lý là 19 triệu USD'.

1. Nâng cao hợp tác: Thông tin có thể dễ dàng truy cập bởi tất cả người dùng được ủy quyền, cho phép làm việc nhóm một cách hiệu quả.

Có thể giao tiếp trong thời gian thực thông qua các công cụ tích hợp bên thứ ba, chẳng hạn như tin nhắn tức thời, thúc đẩy chia sẻ ý tưởng và loại bỏ các rào cản trong giao tiếp để tăng năng suất cho doanh nghiệp.

1. Hỗ trợ đa nền tảng: Các trình duyệt web tuân thủ tiêu chuẩn có sẵn cho Windows, Mac và UNIX.
2. Được xây dựng để phù hợp với từng đối tượng: Nhiều công ty cung cấp các thông số kỹ thuật máy tính cụ thể, cho phép các nhà phát triển Intranet phát triển ứng dụng chỉ cần hoạt động trên một trình duyệt (không gặp vấn đề tương thích giữa các trình duyệt). Điều này có thể giải quyết 'đối tượng người dùng' là một lợi thế lớn. Với Mạng nội bộ, người dùng được xác thực trước khi truy cập, cho phép cá nhân hóa dựa trên vai trò (chức danh, bộ phận) hoặc cá nhân ('Chúc mừng Jane, bạn đã gia nhập công ty chúng tôi!').

1. Xuất bản văn hóa doanh nghiệp chung: Tất cả nhân viên đều có thể truy cập cùng một thông tin trên Intranet.
2. Cập nhật ngay lập tức: Khi tiếp xúc với công chúng, luật pháp, thông số kỹ thuật và các thông tin có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Mạng nội bộ cho phép cung cấp các cập nhật 'trực tiếp' cho khán giả, giúp giảm thiểu trách nhiệm của công ty.

Hỗ trợ kiến trúc điện toán phân tán: Mạng nội bộ có thể kết nối với hệ thống quản lý thông tin của công ty, như là hệ thống đồng hồ chẳng hạn.