Khi bạn làm việc trong một môi trường quốc tế và đang có kế hoạch tìm kiếm thử thách mới ở nơi khác, nhưng lại bối rối không biết cách viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh sao cho được sếp chấp nhận ngay, đồng thời giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai. Nếu bạn đang gặp phải tình huống này, bài viết dưới đây từ Mytour sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề!

I. Cấu trúc của mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
Giống như cấu trúc của mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt, bạn cần chú ý đến việc trình bày hợp lý và chuyên nghiệp các phần trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, nhằm giúp bộ phận nhân sự và cấp quản lý dễ dàng duyệt xét và phê duyệt.
1. Tiêu đề
Để đảm bảo rằng quản lý hoặc bộ phận nhân sự không bỏ sót email xin nghỉ việc, bạn nên bắt đầu tiêu đề (subject) của email với những từ khóa rõ ràng như ví dụ dưới đây:
|
2. Phần mở đầu
Mở đầu email xin nghỉ việc bằng một lời chào trang trọng gửi đến quản lý, bộ phận nhân sự hoặc ban lãnh đạo công ty như sau:
|
Tiếp theo là đoạn văn thông báo cho người nhận về việc gửi email xin nghỉ việc.
Mẫu 1: Dùng trong trường hợp thông thường khi bạn đã có ý định nghỉ việc
Phiên dịch: Đầu tiên, tôi viết email này để thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ việc với vị trí…tại công ty… Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ vào ngày… Mẫu 2: Giống với trường hợp sử dụng ở mẫu 1
Phiên dịch: Xin hãy chấp nhận email này như một lời thông báo chính thức rằng tôi sẽ từ chức với vị trí…tại công ty… Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là ngày…, tức từ đây cho đến …ngày/…tuần nữa. Mẫu 3: Giống với trường hợp sử dụng ở mẫu 1
Phiên dịch: Tôi đã đắn đo về việc này khá nhiều, và rồi tôi nghĩ đây là thời điểm thích hợp để xin nghỉ việc tại công ty với chức vụ… và theo đuổi một công việc ở một môi trường khác. tôi có thể ở đây tới… để hoàn thành tốt các công việc còn dang dở và bàn giao đầy đủ trong quãng thời gian còn làm việc tại công ty. Mẫu 4: Dùng trong trường hợp bạn đã trao đổi riêng với người quản lý trước đó
Phiên dịch: Như đã trao đổi, tôi viết thư này để thông báo tôi sẽ nghỉ việc với vị trí…Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là vào ngày… Mẫu 5: Dùng trong trường hợp bạn nghỉ việc, nhưng chưa tìm được công việc khác
Phiên dịch: Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi sẽ đưa ra quyết định nộp đơn xin nghỉ việc có hiệu lực vào ngày…tại công ty…với chức danh… và đó sẽ là điều tốt nhất cho cả hai bên trong thời điểm này. |
Một điều cần lưu ý trước khi đi vào phần nội dung chính là bạn nên viết đoạn mở đầu ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề (đưa ra mong muốn nghỉ việc và thời gian nghỉ việc).

3. Phần thân
Đây là phần quan trọng nhất trong thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh. Tùy vào hoàn cảnh, bạn cần trình bày lý do dẫn đến quyết định xin nghỉ việc ở phần này.
Mẫu 1: Trường hợp bạn ra đi với tâm thế biết ơn với những người đã làm việc trực tiếp I would like to say big thanks to the company for every opportunity and rewarding experience for me to work during [X months/ years]. I feel so lucky to get a great chance to work with an excellent manager as well as a well-organized team. Moreover, thanks to the enthusiastic support and favorable conditions from both my manager and colleagues, I can finish all tasks well. I am now looking forward to confronting new challenges in my future career path, though. I know this decision cuts my heart deeply, but in the end I have to make. I will try my effort to complete all unfinished tasks, assist in finding and guiding the replacement for my position until the last working day. Phiên dịch: Tôi muốn dành những lời cảm ơn nồng hậu nhất đến với công ty về từng cơ hội và trải nghiệm đáng giá mà tôi đã có được trong khoảng thời gian […tháng/năm] làm việc. Tôi cảm thấy rất may mắn khi có được cơ hội làm việc với một người sếp tốt cũng như là một đội ngũ có tổ chức vận hành bài bản. Hơn nữa, nhờ vào sự giúp đỡ và những điều kiện thuận lợi từ mọi người tạo ra, tôi mới có thể hoàn thành tốt các công việc được giao phó. Tuy nhiên, tôi đang có nguyên vọng thử sức ở môi trường khác trong con đường sự nghiệp. Tôi biết đây là quyết định thực sự khó khăn với bản thân, nhưng cuối cùng lựa chọn đã được tôi đưa ra. Trong quãng thời gian làm việc còn lại, tôi sẽ cố gắng hoàn tất các công việc còn dang dở, hỗ trợ tuyển dụng và hướng dẫn người thay thế cho vị trí của tôi sắp tới. Mẫu 2: Trường hợp bạn chưa kiếm được công việc khác nhưng muốn ra đi During [X months/ years] here, I have learned a lot about [Useful Things That You Learned]. Now I feel ready and able to take on new challenges because of the wonderful training and development opportunities I have been given in this role at the company. Please know that I am happy to assist with my transition and can be available after [Date, YYYY.] if needed. I wish you, team and the rest of the company nothing the best going forward in the upcoming period. Phiên dịch: Trong suốt quãng thời gian ở công ty, tôi đã được học nhiều thứ bổ ích như…. Hiện tại, tôi cảm thấy mình đã sẵn sàng để đón nhận những thử thách mới từ chính những buổi chia sẻ kiến thức và tập huấn khi còn đảm nhiệm vai trò… tại công ty. Hãy biết rằng tôi đang hạnh phúc về chuyển giao nơi làm việc và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới trên chặng đường sự nghiệp kế tiếp sau ngày…, nếu như bạn đang quan tâm. Tôi chúc bạn, đồng nghiệp và toàn thể công ty không gì tốt hơn bằng việc đi lên trong quãng thời gian tới. Mẫu 3: Trường hợp bạn muốn chia sẻ thẳng thắng lý do là đầu quân cho một công ty mới To be honest, I have recently received an offer from [Company Name] as [Job Title]. At first, I was reluctant to make a decision, but after that, I feel excited about this and choose this new path in my career ladder. From the bottom of my heart, I am incredibly grateful for the experience that I have worked in … department. This memorable thing will be engraved in my memory about the great company. Phiên dịch: Thực sự, gần đây tôi nhận được một lời đề nghị từ [Công ty] với [chức danh]. Ban đầu, tôi đã bị lưỡng lự khi đưa ra quyết định, nhưng sau cùng, tôi cảm thấy hào hứng với lời mời đầu quân này và đồng ý lựa chọn làm bến đỗ mới cho bản thân. Từ sâu trong thanh tâm, tôi cảm thấy cực kì biết ơn những trải nghiệm mà tôi đã có được tại [phòng ban bạn làm]. Ký ức đáng nhớ về công ty tuyệt vời này sẽ luôn mãi in đậm trong tôi. |
Những lưu ý khi viết phần thân trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh:
- Sử dụng văn phong trang trọng (formal), tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật (informal)
- Thể hiện sự quyết tâm hoàn thành công việc tốt nhất có thể và hỗ trợ người kế nhiệm khi họ đảm nhận công việc của bạn.
- Dù quyết định nghỉ việc không phải là điều dễ dàng, bạn vẫn nên thể hiện những lời đánh giá tích cực về những người bạn đã làm việc cùng, để lại ấn tượng tốt đẹp và giữ mối quan hệ hòa nhã với quản lý và đồng nghiệp.

4. Phần kết thư
Cuối cùng, hãy kết thúc thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh với một đoạn văn thể hiện lời cảm ơn chân thành và chúc phúc tốt đẹp đến những người đồng nghiệp và cấp trên đã đồng hành cùng bạn trong suốt thời gian làm việc tại công ty.
Mẫu 1: Last but not least, I would like to say thank you and all my colleagues for the help and guidance during my employment time. Hopefully, I will keep in touch with the team and support each other. Sincerely, [Your signature]. Phiên dịch: Cuối cùng nhưng không kém quan trọng, tôi muốn dành lời cảm ơn chân thành đến cấp trên và những người đồng nghiệp đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quãng thời làm tại công ty. Mong sao, tôi có thể giúp liên lạc và giúp đỡ mọi người trong tương lai. Trân trọng, [Chữ ký của bạn]. Mẫu 2: Lastly, I would like to say thank you again, [Your Supervisor Name], [Your Fellow Partner Names] and others for helping and guiding me from the beginning day to work here. I wish you all the best for the future. Best Regards, [Your signature]. Phiên dịch: Cuối cùng, tôi xin dành lời cảm ơn chân thành đến [Tên những người đã sát cánh bên bạn] và tất cả đã giúp đỡ và hướng dẫn tôi từ những ngày đầu vào công ty. Tôi chúc những điều tốt nhất sẽ đến với các bạn. Trân trọng nhất, [Chữ ký của bạn]. Mẫu 3: Thank you again for the opportunity to work with you at [Company Name]. I look forward to staying in touch and following every success of the company in its all future endeavors. Best wishes, [Your signature]. Phiên dịch: Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn khi có được có hội làm việc với … tại [Công ty]. Tôi sẽ giữ liên lạc với mọi người trong team và dõi theo những bước tiến lớn của công ty trong tương lai. Mọi điều tốt đẹp nhất sẽ đến với bạn, [Chữ ký của bạn]. |
Nếu bạn có tài sản của công ty cần bàn giao hoặc bất kỳ thủ tục nào cần hoàn thành trước khi rời đi, đừng quên đề cập chi tiết trong phần kết của đơn xin nghỉ việc tiếng Anh.

II. Tham khảo các mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
1. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh mẫu 1
Subject (Title): [Your Name]_[Department]_Letter of Resignation Dear Mr./Mrs. [Your Supervisor Name], [Head of … Dept./…Manager] Per our earlier conversation, I am writing this letter to inform you that I am resigning from my position as [Job Title]. My last day at work will be [Date, YYYY.]. I would like to say big thanks to the company for every opportunity and rewarding experience for me to work during [X months/ years]. I feel so lucky to get a great chance to work with an excellent manager as well as a well-organized team. Moreover, thanks to the enthusiastic support and favorable conditions from both my manager and colleagues, I can finish all tasks well. I am now looking forward to confronting new challenges in my future career path, though. I know this decision cuts my heart deeply, but in the end I have to make. I will try my effort to complete all unfinished tasks, assist in finding and guiding the replacement for my position until the last working day. Thank you again for the opportunity to work with you at [Company Name]. I look forward to staying in touch and following every success of the company in its all future endeavors. Sincerely, [Your signature]. |
2. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh mẫu 2
Subject (Title): Farewell Letter from [Your Name] – [Department] Dear Mr./Mrs. [Your Supervisor Name], [Head of … Dept./…Manager] First of all, I am writing this email to officially inform about my resignation as [Job Title] with [Company Name]. The last working day will be [Date, YYYY.]. To be honest, I have recently received an offer from [Company Name] as [Job Title]. At first, I was reluctant to make a decision, but after that, I feel excited about this and choose this new path in my career ladder. From the bottom of my heart, I am incredibly grateful for the experience that I have worked in … department. This memorable thing will be engraved in my memory about the great company. Last but not least, I would like to say thank you and all my colleagues for the help and guidance during my employment time. Hopefully, I will keep in touch with the team and support each other. Best wishes, [Your signature]. |
3. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh mẫu 3
Subject (Title): Resignation Letter from the of [Job Title] from [Your Company] Dear Mr./Mrs. [Your Supervisor Name], [Head of … Dept./…Manager] After careful thought and consideration, I am submitting my resignation effective [Date, YYYY.] working at [Company] as [Job Title] has been rewarding. During [X months/ years] here, I have learned a lot about [Useful Things That You Learned]. Now I feel ready and able to take on new challenges because of the wonderful training and development opportunities I have been given in this role at the company. Please know that I am happy to assist with my transition and can be available after [Date, YYYY.] if needed. I wish you, team and the rest of the company nothing the best going forward in the upcoming period. Lastly, I would like to say thank you again, [Your Supervisor Name], [Your Fellow Partner Names] and others for helping and guiding me from the beginning day to work here. I wish you all the best for the future. Best Regards, [Your signature]. |
III. Những điều cần lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
1. Xác định rõ thời gian nghỉ việc
Khi bạn ghi rõ thời gian kết thúc công việc tại công ty trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, quản lý và bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi để chuẩn bị công tác bàn giao và tuyển dụng người thay thế cho vị trí của bạn.
Nếu không làm rõ vấn đề này, bạn sẽ gặp phải những rắc rối lớn, theo Điều 40 của Bộ Luật Lao Động Năm 2019, đối với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không thông báo trước, bạn sẽ phải bồi thường một số khoản sau:
- Một nửa tháng lương như quy định trong hợp đồng lao động
- Lương cho những ngày không thông báo trước
- Chi phí đào tạo nhân sự (nếu người lao động đã sử dụng kinh phí của người sử dụng lao động để đào tạo nghề)
- Không được nhận trợ cấp thôi việc
- Các khoản khác đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động

2. Cung cấp lý do nghỉ việc hợp lý
Lý do nghỉ việc hợp lý sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với sếp, từ đó dễ dàng nhận được sự đồng ý và hỗ trợ trong việc chấm dứt hợp đồng.

3. Cam kết hoàn thành công việc chưa xong
Sau khi viết đơn xin nghỉ việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, bạn không thể coi như đã xong trách nhiệm và bỏ mặc các công việc còn dang dở. Điều này có thể làm giảm sự thiện cảm của đồng nghiệp và cấp trên đối với bạn, ảnh hưởng đến thái độ chuyên nghiệp trong công việc.

4. Tránh đưa ra những lời chỉ trích hay phê phán trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh
Có câu tục ngữ: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.” Dù bạn ra đi vì lý do gì đi nữa, cũng không nên thể hiện sự bất mãn hay thiếu tôn trọng trong đơn xin nghỉ việc.
Thay vào đó, hãy sử dụng những từ ngữ lịch sự, tinh tế và khách quan khi viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh.
