Buzz
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Mytour “nắm vững” cách viết thư báo giá qua các mẫu email báo giá bằng tiếng Anh tiêu chuẩn được sử dụng trong kinh doanh nhé!
I. Ý nghĩa của email báo giá là gì?
Email báo giá là thư điện tử cung cấp thông tin về giá cả của sản phẩm/dịch vụ
Email báo giá (Quotation Email) là email do người bán gửi tới người mua nhằm cung cấp thông tin về giá của sản phẩm/ dịch vụ cụ thể. Theo yêu cầu của người mua, một email báo giá thường bao gồm các thông tin như điều khoản thanh toán, phương thức giao hàng và các thông tin liên quan khác.
Một số thuật ngữ thông dụng trong email báo giá:
- Terms and conditions: Điều khoản và điều kiện
- Gross price: Giá đã được thêm VAT và phí dịch vụ (hoa hồng, trợ cấp, v.v)
- Net price: Mức giá thực tế của sản phẩm, không bao gồm các khoản thuế, phí khác
- Transport and insurance costs: Phí vận chuyển và bảo hiểm
- Discount: Chiết khấu
- Payment method: Phương thức thanh toán
- Delivery date: Ngày giao hàng
II. Cấu trúc chuẩn của email báo giá
Trước hết, một email báo giá tiêu chuẩn phải đáp ứng cấu trúc chung của email, gồm có 3 phần: (1) Lời chào và giới thiệu mở đầu, (2) Nội dung chính và (3) Kết thư. Bạn có thể bắt đầu email báo giá bằng các lời chào trang trọng như: Dear (Ms/ Mrs/ Mr) + tên người nhận hoặc Dear Sir/ Madam.
Các nội dung chính của một email báo giá chuyên nghiệp
Phần nội dung chính của email báo giá tiêu chuẩn gồm có:
|
Nội dung |
Gợi ý cách viết email báo giá bằng tiếng Anh |
|
Price |
Nêu cụ thể mức giá là Gross price hay Net price và có thể thay đổi hay không. |
|
Transport and insurance costs |
Nêu rõ Chi phí vận chuyển và bảo hiểm được áp dụng trong quá trình mua bán. According to Incoterms (Tuân theo các điều kiện Incoterms) *Incoterms: Bộ các quy tắc thương mại quốc tế quy định giá cả và trách nhiệm của các bên trong hoạt động thương mại quốc tế, được công nhận và sử dụng rộng rãi trên thế giới. |
|
Discount |
Trong quá trình đàm phán, thường có các loại chiết khấu như sau: - Cash discount: Giảm giá khi người mua thanh toán bằng tiền mặt - Quantity discount: Giảm giá khi mua với số lượng/ giá trị đơn hàng lớn - Seasonal discount: Giảm giá theo mùa, sự kiện |
|
Payment method (Method of payment) |
- L/C (Letter of Credit): Tín dụng chứng từ (Tín dụng thư) - TT (Telegraphic transfer): Chuyển tiền bằng điện - MTR (Mail Transfer Remittance): Chuyển tiền bằng thư - A/P (Authority to Purchase): Ủy thác mua hàng - C.A.D (Cash Against Document): Giao chứng từ trả tiền |
|
Delivery date |
Thời gian giao hàng tùy theo số lượng hàng hóa, phương thức giao hàng và các điều kiện khác. |
Bên cạnh đó, bạn cần chú ý đến tiêu đề khi gửi email báo giá bằng tiếng Anh. Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng về nội dung email giúp khách hàng tiềm năng không bỏ qua email của bạn, ví dụ:
- Quote for + [Tên sản phẩm/ dịch vụ] + [Tên công ty]
- Quote from + [Tên công ty]
Lưu ý: Trong email báo giá dịch vụ bằng tiếng Anh, có thể lược bỏ một số nội dung như chi phí vận chuyển, v.v do tính chất của dịch vụ.
III. Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh xuất sắc và chuyên nghiệp nhất
Sau khi nhận được yêu cầu báo giá bằng tiếng Anh từ phía người mua, dựa vào các yêu cầu cụ thể về hàng hóa hoặc dịch vụ, bạn có thể lựa chọn các mẫu email báo giá phù hợp dưới đây.
1. Mẫu email báo giá sản phẩm/dịch vụ theo yêu cầu của người bán bằng tiếng Anh
Dear Ms. Swift,
Re: Rattan tray
We wish to express our gratitude for your inquiry on January 1st. We were delighted to hear that you appreciated our rattan table. We are pleased to offer you the items on the terms and conditions detailed below, pending our final agreement on your order.
Product: Oval rattan tray
Quantity: 200 pieces
Specification: According to the enclosed specifications
Price: USD2.75 per item FOB Haiphong, inclusive of packaging
Packaging: 20 pieces per carton
Delivery: in one shipment on June 20th
Payment: in USD via an irrevocable letter of credit to be opened through the Bank for Foreign Trade of Vietnam, 15 days before shipment, valid for 30 days, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.
We anticipate receiving your early order and assure you that all your orders will receive our complete attention.
Yours faithfully,
Linh Nguyen
Export Director
Compilation of the most professional English quotation email templates available.
2. Mẫu email yêu cầu báo giá sản phẩm/dịch vụ khác bằng tiếng Anh
Dear Ms. Swift,
Thank you for your inquiry on January 1 regarding our rattan product, code HD15. Unfortunately, we regret to inform you that this product is no longer being produced due to its outdated status.
We would like to take this opportunity to introduce you to our new products, HD688 and HD999 oval rattan trays. As you can see in the attached photos, they feature a more modern design compared to HD15.
Our products are currently in stock, and we can deliver them within two months upon receiving your order.
We believe that the offered products will sell well and gain popularity in the American market due to their attractive designs, competitive prices, and excellent craftsmanship.
We look forward to receiving your prompt response.
Yours faithfully,
Linh Nguyen
Export Director
3. Mẫu email báo giá đã thay đổi cho sản phẩm/dịch vụ
Đôi khi, mức giá của sản phẩm/ dịch vụ có thể thay đổi sau khi bạn đã gửi báo giá với người mua. Hãy tham khảo thư thông báo tăng giá bằng tiếng Anh dưới đây và tùy chỉnh thông tin phù hợp với hàng hóa của bạn.
Mẫu 1.
Dear Ms. Swift,
We have received your recent request for a quotation for the HD15 rattan tray on January 1. After carefully reviewing your request, we found some differences in our initial quotation. Therefore, we have updated the product with the revised price below.
HD15 oval rattan tray
SKU: 15373545
Updated quotation: $2.80
Please be informed that these prices are valid until February 10, after which they may be subject to change.
We deeply regret any inconvenience caused by this update and appreciate your understanding. Should you have any questions or require further clarification, please feel free to contact us.
Following the review of the revised quotation, we kindly request your prompt response to finalize the order and ensure timely delivery of the products.
Thank you once again. We look forward to a successful business relationship.
Yours sincerely,
Linh Nguyen
Export Director
Mẫu 2. Mẫu email thông báo thay đổi giá cho khách hàng
Dear Ms. Swift,
Thank you for being a valued customer of ABC Company for many years. At ABC Company, we continuously seek new ways to enhance customer value and satisfaction, including periodic reviews of our expenses and price lists.
I am delighted to inform you that we have decided to lower the price of our HD15 oval rattan tray. Starting from January 1, the price will decrease from $2.75 to $2.50. We are confident that this new price not only offers great value but also demonstrates our commitment to customer satisfaction.
Yours sincerely,
Linh Nguyen
Export Manager
So now you've learned with Mytour about the most standard and popular email quotation patterns in English today. Refer to write accurate quotation emails that make a good impression on customers. Also, don't forget to improve your English communication skills with Mytour's classes to enhance your negotiating skills in business today!
