Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày được ưa chuộng nhất

Mẫu kế hoạch công việc thường được áp dụng rộng rãi tại các cơ quan và doanh nghiệp. Nhưng bạn đã thật sự hiểu rõ mẫu kế hoạch là gì và cách để soạn thảo một kế hoạch hoàn chỉnh chưa? Hãy cùng Mytour khám phá bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ hơn về mẫu kế hoạch công việc nhé!

Khám phá khái niệm kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là một bảng liệt kê do người dùng tạo ra với mục đích nêu rõ các nhiệm vụ cần thực hiện trong năm, tháng, tuần và ngày. Từ bảng kế hoạch này, người lập có thể sử dụng các danh sách kiểm tra để hoàn thành công việc một cách chính xác và hiệu quả. 

Kế hoạch công việc hay bảng kế hoạch rất quan trọng và cần thiết cho những người đảm nhiệm các vị trí cao trong công ty như quản lý, giám đốc, lãnh đạo. Tuy nhiên, bất kỳ ai cũng có thể tự tạo cho mình một bảng kế hoạch dựa theo nhu cầu và mục đích cá nhân. 

Nếu trong công việc bạn không chú trọng đến việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch, thì các nhiệm vụ sẽ trở nên mờ mịt và không rõ ràng. Chính bạn cũng sẽ không biết cần phải làm gì để hoàn thành công việc.

Những nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc là gì?

Mẫu kế hoạch kinh doanh là gì? Bảng kế hoạch công việc cần chứa đựng những nội dung nào? Dưới đây là những điểm quan trọng cần thiết để hoàn thiện bảng kế hoạch công việc. 

• Đặt ra mục tiêu công việc là yếu tố quan trọng nhất.
• Thời gian biểu (timeline) để xác định thời gian bắt đầu và kết thúc các nhiệm vụ trong bảng kế hoạch. 
• Nội dung chi tiết cho từng mục công việc trong bảng. 
• Xác định thời gian hoàn thành cho các nhiệm vụ, thời gian này được tính là thời gian dự kiến. 
• Các phương án dự phòng cho các trường hợp công việc không diễn ra như dự định, cần điều chỉnh. 
• Mục đề xuất hoặc hỗ trợ khi cần thiết.
• Danh sách các phòng ban, bộ phận và người liên quan trong bảng kế hoạch. 

Danh sách các mẫu kế hoạch công việc chuẩn nhất bằng Excel và Word

Dưới đây là danh sách các mẫu kế hoạch công việc chuẩn nhất bằng Excel và Word mà bạn có thể áp dụng cho công việc của mình. 

Mẫu kế hoạch công việc cá nhân hàng ngày

Mẫu kế hoạch công việc cá nhân hàng ngày cần phải có đầy đủ thời gian làm việc trong ngày và các nhiệm vụ phù hợp với khung thời gian đó. 

Bạn có thể tạo mẫu kế hoạch công việc cá nhân hàng ngày bằng phần mềm Excel hoặc Word. Các thông tin cần thiết trong bản mẫu kế hoạch bao gồm: 

• Tên và địa chỉ trụ sở công ty nơi bạn làm việc.
• Thời điểm lập bản mẫu kế hoạch.
• Các nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. 
• Thời gian tương ứng cho từng công việc và thời gian hoàn thành dự kiến.  

Mẫu kế hoạch làm việc hàng tuần

Giống như mẫu kế hoạch làm việc trong ngày, mẫu kế hoạch làm việc trong tuần cũng cần chỉ rõ khoảng thời gian cụ thể trong tuần. 

Thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ được xác định dựa trên các ngày làm việc trong tuần, bạn phân bổ công việc theo thời gian và kết quả mong muốn đạt được. 

Mẫu kế hoạch làm việc hàng tháng

Với mẫu kế hoạch làm việc hàng tháng, bạn cần lập kế hoạch chi tiết hơn vì nó bao gồm tất cả các công việc bạn dự định thực hiện trong tháng. 

Bạn cần liệt kê rõ ràng và chi tiết các công việc cần giải quyết, tình trạng hiện tại của chúng cũng như thời gian dự kiến hoàn thành. Để tránh tình trạng công việc chồng chéo và thời gian không hợp lý, bạn nên lập danh sách kiểm tra cụ thể cho từng hạng mục công việc. 

Ngoài ra, việc xây dựng mẫu kế hoạch làm việc theo tháng cũng giúp bạn đặt ra mục tiêu và nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đó một cách tốt nhất.

Cách lập bảng kế hoạch công việc cá nhân để quản lý thời gian hiệu quả

Dưới đây là hướng dẫn để lập bảng kế hoạch công việc cá nhân nhằm quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. 

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu công việc một cách rõ ràng và cụ thể. Mục tiêu này cần phải dễ hiểu, có thể đo lường, khả thi trong công việc và phải có thời gian hoàn thành cụ thể. 

Thứ hai, sau khi đã xác định mục tiêu, bạn nên lập danh sách các công việc cần thực hiện dưới dạng to-do list để dễ dàng kiểm soát và theo dõi. Hãy chú ý xác định thời gian cho từng nhiệm vụ và tránh việc lựa chọn quá nhiều hạng mục trong khoảng thời gian cụ thể. 

Tiếp theo, bạn cần xác định các hạng mục công việc ưu tiên và dành nhiều thời gian hơn cho chúng. Ngoài ra, hãy xem xét loại bỏ những hạng mục không quá quan trọng nếu bạn nhận thấy chúng chưa thật sự cần thiết. 

Cuối cùng, hãy phân bổ thời gian hợp lý cho các hạng mục công việc đã đặt ra.

Thứ năm, bạn cần cập nhật thông tin lên bảng mẫu kế hoạch công việc cá nhân để quản lý thời gian. Hãy chọn bảng kế hoạch đơn giản, dễ nhìn và dễ hiểu.

Cuối cùng, khi hoàn thành các công việc trong bảng kế hoạch, bạn nên dành thời gian để đánh giá, xem xét từng hạng mục công việc và hiệu quả thực hiện để rút ra bài học cho các kế hoạch sau. 

Những lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc

Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn xây dựng bản mẫu kế hoạch công việc và kế hoạch kinh doanh hiệu quả.

• Kế hoạch công việc cần được xác định rõ ràng và có tính khả thi.
• Cập nhật thông tin thời gian theo kết quả công việc cụ thể.
• Tránh chọn các mẫu kế hoạch quá phức tạp, dễ gây nhầm lẫn.
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng quản lý.
• Các mục trong kế hoạch cần ghi rõ tên người thực hiện, người liên quan, và người giám sát.
• Tạo mục “ghi chú” để dễ dàng ghi lại thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện từng hạng mục.

Tuân thủ bảng kế hoạch để hoàn thành công việc một cách hiệu quả

Để tuân thủ bảng kế hoạch công việc và kế hoạch kinh doanh đã đặt ra, đồng thời hoàn thành các công việc một cách hiệu quả nhất, bạn cần:

• Ghi chép rõ ràng các nội dung công việc.
• Lựa chọn và sắp xếp những hạng mục quan trọng nhất, cần thực hiện ngay lập tức.
• Tính toán khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
• Lên kế hoạch dự phòng để tránh việc công việc bị trễ so với thời gian dự kiến.
• Tuân thủ thời gian và tránh lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.

Các kỹ năng cần có để lập mẫu kế hoạch công việc hiệu quả

Để xây dựng một mẫu kế hoạch công việc hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình một số kỹ năng quan trọng như sau: 

• Kỹ năng quản lý thời gian: bạn cần có khả năng phân bổ thời gian hợp lý và xác định thời điểm hoàn thành công việc.
• Kỹ năng làm việc nhóm: công việc trong mẫu kế hoạch thường yêu cầu sự tham gia và đóng góp từ nhiều cá nhân, các phòng ban khác nhau, vì vậy bạn cần có kỹ năng làm việc chung.
• Tính kỷ luật trong công việc là điều cần thiết.
• Kỹ năng đặt mục tiêu: các mục tiêu công việc cần rõ ràng, không mơ hồ, và có thể đo lường được.
• Kỹ năng phòng ngừa rủi ro: khi lập kế hoạch, bạn cần dự đoán các rủi ro có thể xảy ra và đưa chúng vào bảng kế hoạch.
• Kỹ năng lập lịch trình.
• Kỹ năng đặt câu hỏi: Hãy đặt ra các câu hỏi như “Tôi cần làm gì để hoàn thành công việc này?” hay “Đối với mục tiêu này, tôi cần bao nhiêu thời gian?”

Tóm lại, nội dung bài viết trên về mẫu kế hoạch công việc hằng ngày là rất phổ biến. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng kế hoạch cá nhân và bảng kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả và phù hợp nhất. Đừng quên ghé thăm website Mytour để cập nhật nhanh chóng các thông tin về thị trường, việc làm, văn hóa,… nhé!