Buzz
Mẫu thông báo chuyển văn phòng có thực sự cần thiết không? Việc chuyển văn phòng công ty là một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị và lập kế hoạch kỹ lưỡng. Bạn sẽ có nhiều việc phải làm đồng thời như thuê văn phòng mới, thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, lên kế hoạch chuyển văn phòng cho nhân viên, sắp xếp thời gian chuyển văn phòng và thuê dịch vụ vận chuyển. Tuy nhiên, đừng để bị phân tâm và quên thông báo cho khách hàng và đối tác về địa chỉ mới và vị trí của công ty bạn.
Trước một tháng hoặc lâu hơn so với ngày dự kiến chuyển văn phòng, bạn cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ văn phòng. Điều này sẽ giúp khách hàng của bạn không bị bất ngờ và có đủ thời gian để chuẩn bị cũng như điều chỉnh trong quá trình giao dịch. Do đó, Mytour xin giới thiệu mẫu thông báo chuyển văn phòng mới nhất hiện tại.
Các điểm cần lưu ý khi soạn mẫu thông báo chuyển văn phòng
1. Nội dung của mẫu thông báo chuyển địa điểm làm việc
Sau khi hoàn tất một cuộc họp hoặc gửi email thông báo đến toàn bộ nhân viên về việc chuyển văn phòng, điều quan trọng không thể bỏ qua là việc gửi thông báo đến các đối tác và khách hàng của bạn.
Các thông tin cơ bản thường xuất hiện trong mẫu thông báo chuyển văn phòng bao gồm:
- Nguyên nhân di dời văn phòng để cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc, v.v.
- Tên quốc gia, biểu tượng, quốc huy và thông tin cơ bản của công ty, tùy thuộc vào mức độ trang trọng của thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng
- Các thông tin bổ sung của công ty như trang web, thông báo về việc thay đổi địa chỉ email và số điện thoại
- Thời gian bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới
- Công ty nên gửi lời cảm ơn đến khách hàng và đối tác vì sự hợp tác và sử dụng hàng hóa, dịch vụ của họ, thể hiện lòng tri ân và sự biết ơn
- Thông báo về địa chỉ văn phòng cũ chính xác và địa chỉ mới mà bạn sẽ chuyển đến
2. Hình thức của mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty gửi đến khách hàng
Bạn có thể thiết kế mẫu thông báo dưới dạng công văn – ký tên và đóng dấu, hoặc soạn thảo một bức thư ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả. Cũng có thể kết hợp cả hai hình thức nếu cần.
Tùy thuộc vào hướng đi của công ty bạn, nội dung và phong cách của mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể được điều chỉnh linh hoạt (theo phong cách hiện đại hoặc truyền thống, nghiêm túc).
Sau khi hoàn tất thông báo chuyển văn phòng với các đối tác, bạn cần thông báo cho Cục Thuế về việc thay đổi địa chỉ cơ quan, nộp thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ kê khai thuế và cập nhật mẫu thông báo thay đổi địa chỉ phát hành hóa đơn để tránh nhầm lẫn.
3. Các phương thức thông báo
- Gọi điện thoại thông báo trực tiếp
- Gửi email cá nhân đến từng khách hàng, đặc biệt là khách hàng trung thành
- Đăng thông báo trên trang web của công ty (có thể kèm theo banner thiết kế,…)
- Gửi thông báo cùng với các tài liệu hoặc hợp đồng liên quan,…
- Đăng trên các mạng xã hội (như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,…)
- Dán thông báo tại văn phòng công ty để mọi người dễ thấy
Mẫu thông báo về việc chuyển văn phòng công ty
Dưới đây là một số mẫu thông báo về việc chuyển văn phòng công ty để bạn tham khảo sau khi di chuyển văn phòng:
Một số lưu ý quan trọng khi chuyển địa điểm văn phòng công ty
- Nhớ cập nhật hồ sơ hành chính và trang web của công ty với địa chỉ mới (hợp đồng, giao dịch, …)
- Thực hiện đầy đủ các quy trình pháp lý để thông báo về việc chuyển văn phòng của công ty
- Sử dụng các phương pháp giao nhận, chuyển tiếp và các hình thức khác để thông báo về việc chuyển văn phòng của công ty
- Mytour khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng nếu công ty có nhiều thiết bị và đồ đạc lớn, nặng (như hệ thống máy tính, bàn ghế văn phòng, máy in, máy photocopy, két sắt lớn, v.v.). Để đảm bảo tốc độ và an toàn, hãy chọn dịch vụ trọn gói
- Đảm bảo đóng gói đồ dùng văn phòng một cách hiệu quả để dễ dàng sắp xếp khi đến văn phòng mới
- Chú ý đến cách trình bày mẫu thông báo chuyển văn phòng (phải chính xác, gọn gàng, lịch sự,…)
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn mẫu thông báo chuyển văn phòng để giúp bạn có được văn bản thông báo hoàn chỉnh. Hy vọng những thông tin từ Mytour sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình chuyển văn phòng được thuận lợi và suôn sẻ nhất.
