MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

I. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là gì?

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là văn bản mà một công ty nước ngoài gửi đến người đi công tác.

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là mẫu thư do đối tác có trụ sở tại nước ngoài gửi cho doanh nhân mời đến quốc gia họ vì mục đích công việc. Tùy theo vị trí của đối tác, bạn cần có mẫu thư mời đáp ứng những nguyên tắc riêng.

Ở Hoa Kỳ và một số quốc gia khác, mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là một phần quan trọng trong việc xin visa. Thư mời mô tả rõ mục đích của chuyến công tác (như đàm phán hợp đồng, tham gia hội nghị kinh doanh, tham gia cuộc họp), thời gian và đôi khi là lịch trình công tác cụ thể.

II. Phương pháp viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

1. Đối với người được mời

Người được mời (doanh nhân) cần điền đầy đủ các thông tin như sau:

• Họ và tên đầy đủ
• Ngày, tháng, năm sinh
• Đại diện công ty, chức vụ
• Địa chỉ và số điện thoại
• Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời. Lịch sử kinh doanh giữa 2 bên
• Mục đích chuyến công tác: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo
• Thời gian công tác
• Thông tin về chỗ ở và sắp xếp tài chính, chẳng hạn như liệu công ty chủ quản có cung cấp chỗ ở hay không nếu khách tự sắp xếp và liệu công ty chủ nhà có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí hàng ngày hay không.
• Ngày, tháng, năm xuất cảnh

2. Đối với người mời

Đồng thời, người mời (Công ty đối tác) cần cung cấp một số thông tin như dưới đây:

• Tên công ty đối tác
• Tên và chức vụ của người viết thư mời
• Địa chỉ và số điện thoại của công ty
• Địa chỉ email 
• Tóm tắt lĩnh vực hoạt động của công ty

3. Những điều cần lưu ý khi viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

Những lưu ý quan trọng khi viết thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

• Giọng văn trang trọng: Duy trì giọng điệu trang trọng xuyên suốt bức thư và đảm bảo sự rõ ràng trong từng phần. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh biệt ngữ hoặc thuật ngữ phức tạp.
• Nội dung chi tiết: Những tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ có thể dẫn đến sự nghi ngờ. Hãy nêu cụ thể mục đích của chuyến thăm, mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời cũng như các chi tiết quan trọng khác.
• Cung cấp các tài liệu đính kèm có liên quan: Để thư mời thêm thuyết phục, hãy cung cấp các tài liệu liên quan như bản sao hộ chiếu, bằng chứng cư trú, bảng sao kê ngân hàng (nếu bạn đang hỗ trợ tài chính) hoặc thậm chí cả hành trình công tác của bạn.
• Kiểm tra lỗi ngữ pháp: Luôn đọc lại bức thư mời công tác nước ngoài trước khi gửi. Sai sót thực tế có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bị từ chối cấp visa.

III. Gợi ý mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh tốt nhất

Gợi ý cho mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh xuất sắc nhất

Mẫu 1. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài chi tiết và rõ ràng

Letter of Invitation

To The Officer in Charge at The U.S. Consulate General,

I am writing to formally confirm that Faca Company, located at 123 Main Street, Anytown, CA 12345, will be hosting Ms. Hien Nguyen, an employee of Allure Alchemy Company, during her upcoming business visit to the United States.

The purpose of her visit is to attend crucial business meetings scheduled for 2024. The trip is scheduled from February 1st, 2024 to February 6th, 2024. Ms. Hien Nguyen will be meeting with various individuals, including Mr. Mitchell Grey, Mr. Ethan Marshall, and Mrs. Mia Harper.

We confirm that Ms. Hien Nguyen is employed as a business manager at Allure Alchemy. Her passport number is ______, and she is a citizen of Vietnam. We assure you that Ms. Hien Nguyen has strong ties to her home country and will return after her visit.

During her stay, Ms. Hien Nguyen will be accommodated at The Peninsula Hotels. All expenses, including travel, accommodation, meals, and incidental expenses, will be covered by us. Relevant financial documentation has been enclosed with this correspondence.

We guarantee that Ms. Hien Nguyen will adhere to all rules and regulations of the USA during her stay, and we assume full responsibility for her conduct while she is here.

Thank you for considering this visa application.

Best regards,

[Handwritten signature]

Chloe Grace

Business Manager

Faca Company, 123 Main Street, Anytown, CA 12345, USA

1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 2. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh ngắn và súc tích

Letter of Invitation

Dear Officer,

Please be informed that Mr. Quang Pham Van, Sales Manager at StellarShip Logistics Corporation, has been invited for a business visit to our company, TransGlobal Express, located at 68 Main Street, Anytown, CA 12345, United States.

Mr. Quang Pham Van will travel to Germany for business meetings, where he plans to meet with Mr. Peter Mueller, CEO, and Ms. Anna Schmidt, Head of Marketing.

Mr. Quang Pham Van intends to travel to the United States on February 15, 2024, and will stay until February 20, 2024.

Based on our experience, we have full confidence in Mr. Quang Pham Van's integrity during his visit to the United States. Therefore, our company will take full financial responsibility for his trip, including round-trip transportation to and from the United States and all local expenses.

Mr. Quang Pham Van will not engage in any technical services and has no intention of immigrating to the United States.

For any further inquiries, please feel free to reach me at 1-XXX-YYY-ZZZZ or [email protected].

Best regards, 

Signature

Mitchell Grey

Sales Manager

Located at 68 Main Street, Anytown, CA 12345, USA, TransGlobal Express

1-XXX-YYY-ZZZZ 

Mẫu 3. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài phổ biến nhất

Letter of Invitation

Dear Officer,

This correspondence serves to confirm that Nature's Preserve Co. in Los Angeles, California, cordially invites Ms. Anh Duong to visit our establishment.

Ms. Anh Duong intends to travel to the United States for a series of business meetings scheduled from June 15, 2024 to June 25, 2024, spanning a duration of 10 days. Below are the personal details of Ms. Anh Duong for her visa application:

First Name: Anh

Last Name: Duong

Gender: Female

Date of Birth: June 15, 1997

Nationality: Vietnamese

Current Position: Assistant Marketing Manager

Passport No: ______

Issue date: ______                                                   Expiration date: ______

Nature's Preserve Co. is a leading agricultural conglomerate specializing in growing and distributing premium crops, with a strong emphasis on sustainability. Our commitment to environmentally friendly practices ensures the supply of high-quality, responsibly sourced agricultural products to global markets.

Ms. Anh Duong will be accommodated at the Sunset Grand Hotel located at 123 Ocean View Avenue, Santa Monica, CA 90401, USA. Nature's Preserve Co. will cover all expenses for this trip, including airfare, accommodation, and insurance.

Nature's Preserve Co. kindly requests the issuance of a business visa for Ms. Anh Duong's upcoming visit to the United States. Please feel free to contact us at 1-XXX-XXX-XXXX if you have any inquiries regarding this visa application.

Warm regards,

Signature

Isabella Faith

Chief Executive Officer

Nature's Preserve Co., Los Angeles, California

1-XXX-XXX-XXXX