Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Sau khi đăng tuyển và thu hút được một lượng ứng viên, bước tiếp theo là lọc ra những ứng viên tiềm năng và mời họ tham gia buổi phỏng vấn. Cách tiếp cận ứng viên này là gửi thư mời phỏng vấn.

1. Ý nghĩa của Thư mời phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn là thông điệp mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên tiềm năng, mời họ tham gia cuộc phỏng vấn sau khi nộp đơn.

Vì hầu hết ứng viên cần thời gian để hoàn tất công việc cũ và sẵn sàng cho công việc mới, bạn cần dành ít nhất 5-7 ngày để họ chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn xin việc.

2. Nội dung quan trọng trong thư mời phỏng vấn

Khi soạn thư mời phỏng vấn, cần chú ý đến những điểm sau:

- Tiêu đề thư: Đặt tiêu đề thư một cách chính xác và ngắn gọn. Ví dụ: 'Thư mời phỏng vấn - [Tên Công Ty]' hoặc '[Tên Công Ty] - Thư mời phỏng vấn vị trí .....'

- Chào hỏi: Dù bạn sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay thân thiện, hãy nhớ nhắc tên ứng viên ở đầu email. Bạn có thể viết 'Kính gửi: ....' trong trường hợp trang trọng hoặc sử dụng 'Chào ....' hoặc '.... thân mến!' để tạo sự thoải mái.

- Vị trí ứng tuyển: Đôi khi ứng viên gửi CV cho nhiều công ty cùng lúc và có thể quên vị trí mà họ đã ứng tuyển. Bạn cần nhấn mạnh lại vị trí trong thư mời phỏng vấn. Ví dụ: 'Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vị trí Biên Tập Viên tại công ty ABC của chúng tôi.'

- Mục đích của email: Nếu chưa từng liên lạc với ứng viên, xác định rõ mục đích là mời phỏng vấn: 'Chúng tôi nhận được CV của bạn và nhận thấy bạn có tiềm năng. Mong bạn sắp xếp thời gian tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này.' Nếu đã liên lạc, có thể nói về vòng phỏng vấn tiếp theo.

- Thời gian, địa điểm, và cách thức phỏng vấn: Phần quan trọng nhất. Nêu rõ thời gian, địa điểm phỏng vấn để ứng viên thuận tiện. Đối với địa điểm khó tìm, cung cấp hướng dẫn trong email.

Nói rõ cách thức phỏng vấn: trực tiếp, điện thoại, Skype, ... Ví dụ: 'Chúng tôi muốn phỏng vấn qua điện thoại để hiểu rõ hơn về bạn' hoặc 'Hân hạnh mời bạn đến phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng vào lúc .... ngày .... tại .....'

- Danh sách phỏng vấn: Bạn sẽ gặp Trưởng phòng Nội dung - Ông ..... và Giám đốc Nhân sự - Bà .... trong buổi phỏng vấn.

- Hồ sơ cần mang theo: Thông báo ứng viên mang theo hồ sơ đầy đủ: CV, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ ngoại ngữ,... khi đến phỏng vấn.

- Thời gian phỏng vấn: Rõ ràng về thời gian để tôn trọng đối tác. Ứng viên biết cần chuẩn bị như thế nào cho buổi phỏng vấn.

- Thông tin khác (nếu có): Xây dựng niềm tin bằng cách cung cấp thông tin về sứ mệnh, định hướng, đồng nghiệp...
- Lời kết: Chia sẻ sự mong đợi và trân trọng hợp tác: 'Rất mong sớm gặp bạn trong buổi phỏng vấn. Trân trọng!' hoặc 'Chúng tôi hân hạnh được gặp và trò chuyện với bạn. Trân trọng!'.
- Liên hệ: Chữ ký chuyên nghiệp với tên, vị trí, số điện thoại, email, liên kết mạng xã hội...

3. Bí quyết viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

- Tạo ấn tượng độc đáo: Không nên để ứng viên cảm thấy thư mời là một mẫu email chung. Hãy làm cho mỗi thư trở nên đặc biệt bằng cách làm nổi bật thông tin cá nhân và vị trí mà họ ứng tuyển.

- Sử dụng công nghệ lên lịch: Đối với phỏng vấn từ xa, hãy sử dụng công nghệ lên lịch hoặc video call. Hãy chắc chắn kiểm tra thời gian phỏng vấn một cách cẩn thận để đảm bảo hiệu suất cao.

- Xác nhận bằng điện thoại: Nếu sau 1-2 tuần không có phản hồi từ ứng viên, hãy thực hiện cuộc gọi xác nhận. Đôi khi họ có thể quá bận để trả lời email.

- Chú ý đến chính tả trước khi gửi thư: Cách bạn viết email cũng là cách thể hiện hình ảnh của công ty. Vì vậy, đừng để những lỗi nhỏ như chính tả sai ảnh hưởng đến ấn tượng đầu tiên của ứng viên.

4. Thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Tổng kết, thư mời phỏng vấn cần chứa đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn như thời gian, địa điểm, phương thức, hồ sơ cần chuẩn bị, ... để tạo ấn tượng tích cực và tạo lòng tin cho ứng viên.

Ngoài các mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm về cách phản hồi ứng viên khi nhận hồ sơ qua email tại đây.