Mẫu thư xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp

Nếu bạn có ý định ứng tuyển vào các Công ty Đa Quốc Gia (MNCs) hoặc những tập đoàn lớn, việc kèm theo một thư xin việc tiếng Anh là điều hết sức quan trọng, vì nó giúp bạn thể hiện bản thân và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư xin việc và cung cấp một số mẫu thư xin việc tiếng Anh nổi bật để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

I. Thư xin việc là gì?

Thư ứng tuyển hay còn gọi là Cover Letter, thường được gửi kèm theo CV/resume với mục đích giới thiệu bản thân, cũng như những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

Thông thường, một thư ứng tuyển sẽ có từ 3 đến 4 đoạn, nhằm giải đáp hai câu hỏi của nhà tuyển dụng: Bạn có thể thực hiện công việc này không? Và vì sao bạn lại phù hợp với vị trí này?

II. Sự khác biệt với thư xin việc

Trong khi CV/resume chỉ tóm lược khả năng và các thành tựu mà bạn đã đạt được, thì Cover Letter lại cung cấp sự giải thích chi tiết hơn về những thành tích, cá tính của bạn và lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn thay vì những ứng viên khác.

III. Nội dung cần có trong một Cover Letter chuyên nghiệp

Bạn không cần phải quá sáng tạo hay có khả năng viết lách tuyệt vời, nhưng nên tuân theo cấu trúc sau đây để đảm bảo thông tin trong Cover Letter tiếng Anh của bạn là đầy đủ và chuyên nghiệp:

• Phần đầu thư (Header):

• Cung cấp thông tin liên lạc cá nhân và ngày gửi thư
• Thông tin về người quản lý tuyển dụng hoặc bộ phận

• Lời chào gửi đến nhà tuyển dụng
• Đoạn mở đầu: Gây ấn tượng bằng lời giới thiệu ngắn gọn kèm theo 2-3 thành tích nổi bật
• Nội dung chính của thư:

• Trình bày rõ ràng lý do bạn phù hợp với vị trí này
• Giải thích lý do tại sao bạn phù hợp với công ty

• Đoạn kết: Thể hiện nguyện vọng chân thành của bạn đối với công việc
  Lời cảm ơn và chữ ký.

IV. Hướng dẫn từng bước viết Cover Letter tiếng Anh cơ bản nhất

1. Bước 1: Chọn mẫu Cover Letter phù hợp

Một mẫu Cover Letter được thiết kế gọn gàng, chỉnh chu và hấp dẫn sẽ tạo ấn tượng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Bạn có thể tham khảo một số website có sẵn mẫu Cover Letter như: Topcv, joboko, canva,…
Hãy nhớ đồng bộ giữa CV/resume và Cover Letter để hồ sơ xin việc của bạn thêm phần nhất quán và thu hút.

2. Bước 2: Trình bày phần đầu thư một cách đầy đủ và chỉn chu

Phần đầu thư cần bao gồm các thông tin liên lạc cần thiết như:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Email
• Ngày nộp đơn xin việc

Bạn có thể thêm vào (nếu có):

• Tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp: LinkedIn, GitHub (dành cho lập trình viên), Behance (dành cho những người sáng tạo),…
• Website cá nhân: Portfolio hoặc blog cá nhân sẽ làm tăng giá trị hồ sơ của bạn!

Ngoài ra, bạn không nên đưa vào những thông tin không cần thiết:

• Địa chỉ nhà chi tiết
• Email không chuyên nghiệp: Ví dụ như [email protected]

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin về công ty mà bạn đang ứng tuyển cũng như thông tin của người tuyển dụng!

3. Bước 3: Gửi lời chào tới nhà tuyển dụng

Trước khi viết phần mở đầu, bạn nên nghiên cứu thông tin về nhà tuyển dụng hoặc người quản lý bộ phận (Hiring Manager) thông qua website, fanpage và LinkedIn của công ty, hoặc thậm chí là hồ sơ LinkedIn cá nhân của họ.

Điều này cho thấy bạn thật sự quan tâm và nghiêm túc với vị trí ứng tuyển, thay vì chỉ gửi những lời chào quá quen thuộc như: Dear Sir/Madam.

Thông tin cần thiết về nhà tuyển dụng bao gồm:

• Tên của người quản lý tuyển dụng (Hiring Manager)
• Chức danh của người quản lý tuyển dụng
• Tên công ty
• Địa chỉ công ty

4. Bước 4: Viết đoạn mở đầu thật ấn tượng

Ấn tượng đầu tiên là ấn tượng khó quên nhất. Bạn nên đi thẳng vào vấn đề và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng ngay từ những câu đầu tiên, vì họ chỉ có vài giây để lướt qua Cover Letter của bạn.

Một số cách để bạn tạo ấn tượng ngay từ phần mở đầu:

• Thể hiện sự yêu thích đối với công ty
• Những thành tựu nổi bật đã đạt được
• Thể hiện niềm đam mê với công việc

Bạn nên chú ý đến cách diễn đạt để không quá trang trọng nhưng cũng không quá thoải mái, nhằm giữ được sự chuyên nghiệp.

5. Bước 5: Đầu tư vào nội dung, chinh phục nhà tuyển dụng

Đây là lúc bạn thể hiện một cách khéo léo những kĩ năng và năng lực của mình. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng thông tin bạn cung cấp được chọn lọc và không lặp lại những gì đã có trong CV.

Bạn cần giải đáp hai câu hỏi sau:

Tại sao bạn lại là ứng viên lý tưởng cho vị trí này?

(Gợi ý: Hãy làm nổi bật kĩ năng và kinh nghiệm của bạn bằng cách dẫn chứng cụ thể những công việc mà bạn đã thực hiện có liên quan đến vị trí ứng tuyển.)

Vì sao bạn lại thích hợp với công ty này?

Nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm những ứng viên không chỉ đủ khả năng làm việc mà còn hòa hợp với văn hóa và có kế hoạch lâu dài với công ty.

(Gợi ý: Bạn cần trình bày tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của mình sao cho tương thích với văn hóa, giá trị và tầm nhìn của công ty.)

6. Bước 6: Kết thúc thư một cách chân thành và thể hiện lời hứa

Mặc dù đây là phần cuối, nhưng bạn cần phải chú ý đến sự cẩn thận, tỉ mỉ và giữ đúng trọng tâm.

Một số điểm cần lưu ý ở đoạn kết thư:

• Tóm tắt nguyện vọng của bạn về vị trí một cách rõ ràng. Bạn có thể nêu lại lý do vì sao bạn là ứng viên phù hợp nhất (nếu cần thiết)
• Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc thư
• Thêm một câu kêu gọi hành động như: “Mong chờ phản hồi từ bạn”, hoặc “Tôi rất muốn thảo luận thêm với bạn về…”

7. Bước 7: Lời chào, cảm ơn và chữ ký

Những chi tiết nhỏ như lời chào cuối cùng sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn. Một số câu kết thường dùng như:

• Trân trọng,
• Thân ái,
• Chân thành,
• Cảm ơn,

Cuối cùng, hãy tạo khoảng cách giữa lời chào và tên đầy đủ của bạn.

8. Bước 8: Kiểm tra tổng thể

Chúc mừng bạn! Đến bước này, bạn đã hoàn thiện một Cover Letter tiếng Anh hoàn hảo. Tuy nhiên, hãy kiểm tra thật kĩ để tránh những sai sót không đáng có. Dưới đây là checklist để đảm bảo Cover Letter của bạn đạt chuẩn và gây ấn tượng tốt:

Ngoài ra, có một số lỗi thường gặp mà bạn cần phải tránh để không làm giảm điểm trong mắt nhà tuyển dụng:

V. Xem qua các mẫu Cover Letter tiếng Anh đã được lựa chọn kỹ lưỡng

1. Mẫu Cover Letter tiếng Anh dành cho ứng viên ít kinh nghiệm

2. Mẫu Cover Letter tiếng Anh cho sinh viên và thực tập sinh

3. Mẫu Cover Letter tiếng Anh dành cho ứng viên trái ngành

4. Mẫu Cover Letter tiếng Anh cho các vị trí quản lý và nhân sự cấp cao

5. Mẫu Cover Letter tiếng Anh cho các ngành Marketing, IT, và Kinh doanh/Bán hàng

VI. Cách thức gửi Cover Letter tiếng Anh qua Email

1. Tuân thủ hướng dẫn của công ty

Cover Letter thường có thể được gửi qua email theo hai cách: dưới dạng tệp đính kèm hoặc làm nội dung chính của email. Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ các hướng dẫn về hồ sơ xin việc của công ty. Một số công ty ưa chuộng tệp đính kèm, trong khi những công ty khác lại thích Cover Letter nằm trong nội dung email. Nếu không làm theo chỉ dẫn của nhà tuyển dụng, Cover Letter của bạn có thể không được xem xét.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Khi gửi thư xin việc qua email, địa chỉ email của bạn rất quan trọng. Hãy sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp có chứa tên và họ của bạn, ví dụ: [email protected]. Nếu tên đầy đủ đã được sử dụng, hãy thử kết hợp tên và tên viết tắt (ví dụ: [email protected], [email protected] hoặc [email protected]). Tránh dùng biệt hiệu hoặc các con số.

3. Thêm tiêu đề cho Email

Một tiêu đề ngắn gọn và súc tích sẽ tăng khả năng nhà tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng mở email của bạn. Vì họ có thể đang tuyển dụng cho nhiều vị trí khác nhau, việc họ có thể nhanh chóng nhận diện vai trò mà bạn ứng tuyển là rất quan trọng.

Tiêu đề thường nên dưới 60 ký tự, bao gồm cả tên đầy đủ của bạn và chức danh công việc. Một số cấu trúc gợi ý để viết tiêu đề email của bạn như sau:

• Thư xin việc – Chức vụ – Họ tên của bạn
• Thư xin việc: Họ tên của bạn cho Chức vụ
• Họ tên của bạn Thư xin việc: Chức vụ

4. Gửi Cover Letter dưới dạng tệp đính kèm

Chỉ nên đính kèm thư xin việc của bạn vào email nếu tin tuyển dụng có yêu cầu rõ ràng, bởi một số công ty có thể tự động chặn email có tệp đính kèm để ngăn ngừa vi-rút.

5. Hướng dẫn lưu tệp đúng cách

Hãy lưu tệp của bạn dưới định dạng .doc hoặc .pdf để giữ nguyên định dạng ban đầu của Cover Letter. Hơn nữa, đổi tên tệp thành Họ-và-Tên-Cover-Letter (ví dụ: Alice-Smith-Cover-Letter.doc) để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện khi họ tải xuống từ email.

6. Viết nội dung email ngắn gọn và súc tích

Soạn một thông điệp ngắn trong phần nội dung của email để thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã đính kèm Cover Letter. Tuyệt đối không để trống phần nội dung email, vì điều này có thể gây bối rối cho người mở. Một thông điệp mẫu có thể như sau:

7. Gửi Cover Letter như là nội dung email

Nếu nhà tuyển dụng không cho phép tệp đính kèm hoặc không chỉ định cách gửi Cover Letter, bạn nên sao chép và dán Cover Letter vào phần nội dung email. Như vậy, nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy Cover Letter của bạn ngay khi mở email, mà không cần phải tải xuống tệp đính kèm để xem.

Sau khi đã dán Cover Letter vào phần nội dung email, hãy xóa ngày tháng và thông tin liên hệ ở góc trên bên trái. Kiểm tra cẩn thận để đảm bảo email hiển thị chính xác, vì đôi khi việc sao chép và dán từ tài liệu Word hoặc PDF có thể làm biến dạng định dạng. Nên sử dụng phông chữ và kiểu dáng mặc định cho email của bạn.

8. Thêm chữ ký Email chuyên nghiệp

Đừng quên bổ sung chữ ký email để kết thúc email của bạn, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn. Chữ ký email có thể được trình bày như sau:

• Họ và tên
• Địa chỉ email
• Số điện thoại

9. Gửi cho chính mình một bản sao để kiểm tra

Trước khi nhấn gửi, hãy đảm bảo các tệp đính kèm hoạt động bình thường bằng cách gửi một email kiểm tra cho bản thân. Tải xuống tệp đính kèm từ email kiểm tra để xác nhận rằng đó là tệp chính xác và kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp cũng như định dạng trước khi gửi email Cover Letter cuối cùng tới nhà tuyển dụng.

10. Ví dụ Cover Letter tiếng Anh (dành cho Email)

Dòng tiêu đề: Christine Johnson Cover Letter: Quản lý dịch vụ khách hàng

Nội dung email:

Kính gửi ông Harrison,

Trong năm vừa qua, tôi đã xây dựng một đội ngũ dịch vụ khách hàng từ những nền tảng cơ bản, rút ngắn thời gian cuộc gọi trung bình của đại diện khách hàng xuống 2 phút, và giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi gần 10% thông qua hệ thống theo dõi khách hàng được cải tiến. Những kinh nghiệm này đã chuẩn bị cho tôi để đảm nhận vị trí Quản lý Dịch vụ Khách hàng tại Công ty XYZ.

Hiện tại, tôi đang phụ trách các hoạt động hàng ngày của một đội ngũ hỗ trợ 30 người tại ABC Inc., sử dụng dữ liệu để xác định các mục tiêu rõ ràng. Tôi cung cấp coaching và đào tạo nhằm phát triển một đội ngũ hiệu suất cao. Tôi đã biên soạn một tài liệu đào tạo dịch vụ khách hàng toàn diện để rút ngắn quy trình tiếp nhận nhân viên mới từ một tháng xuống chỉ còn hai tuần. Trong quá trình quản lý đội ngũ, tôi cũng trực tiếp tương tác với khách hàng, giải quyết hơn 50 vấn đề dịch vụ khách hàng bị leo thang mỗi tuần và áp dụng tự động hóa để tăng tốc độ và hiệu quả của các quy trình dịch vụ khách hàng.

Tôi là ứng viên lý tưởng cho vị trí này vì tôi vừa có tư duy dựa trên dữ liệu, vừa chú trọng đến khách hàng. Tôi đam mê khuyến khích nhân viên đạt được các mục tiêu doanh số và có khả năng tìm ra những thông tin có thể hành động từ dữ liệu nhằm thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Là Quản lý Dịch vụ Khách hàng tại công ty của bạn, tôi sẽ cống hiến hết mình để phát triển và trao quyền cho đội ngũ hỗ trợ nhằm giải quyết hiệu quả những vấn đề của khách hàng.

Cảm ơn bạn đã xem xét. Tôi rất hào hứng được tìm hiểu thêm về cơ hội này từ bạn.

Trân trọng,

Christine Johnson
[email protected]
(123) 456-7890

VII. Một vài mẹo giúp cải thiện Cover Letter của bạn

1. Trình bày số liệu cụ thể

Nhà tuyển dụng có khả năng kiểm chứng thông tin bạn đưa ra, vì vậy hãy cẩn thận khi thể hiện bản thân.

Để nâng cao độ tin cậy, hãy nêu rõ những thành tựu gần đây của bạn bằng số liệu để chứng minh khả năng của mình:

• Thành tích trong công việc: Hãy liệt kê các số liệu cho thấy bạn đã đạt được những thành tựu về doanh thu, lợi nhuận, và mức độ hài lòng của khách hàng,…
• Giải thưởng trong lĩnh vực: Bạn đã nhận được những giải thưởng nào nhờ vào những nỗ lực và đóng góp của mình?

2. Đề cập đến sự công nhận từ những đồng nghiệp

Những đánh giá tích cực từ quản lý, người hướng dẫn và bạn bè đồng nghiệp là minh chứng rõ ràng nhất về kỹ năng và sự nhiệt huyết của bạn đối với công việc. Họ là những người đã theo dõi và hướng dẫn bạn trong suốt quá trình làm việc, do đó, nhận xét của họ vô cùng quý giá cho bước tiến tiếp theo trong sự nghiệp của bạn.