Máy scan là gì và tại sao bạn cần nó?

Ngày nay, máy scan không chỉ xuất hiện ở văn phòng, mà còn trở nên phổ biến trong các tiệm photocopy và nhiều địa điểm khác. Bài viết này sẽ giới thiệu về máy scan và giúp bạn hiểu cách scan giấy tờ một cách đơn giản.

1. Máy Scan - Thiết bị quét thông minh

Máy Scan, hay còn gọi là máy quét, là một công cụ chuyên dụng để chụp và chuyển đổi hình ảnh từ các loại giấy tờ, tài liệu, ảnh, và nhiều hình ảnh khác thành tệp dữ liệu hình ảnh. Điều này giúp dễ dàng hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính.

Máy scan là phép màu chuyển đổi tài liệu cứng thành tệp tin mềm

Các máy scan thường được trang bị các phần mềm tiện ích như Photoshop của Adobe để bạn dễ dàng chỉnh sửa kích thước của file ảnh.

Nguyên lý hoạt động của máy scan giống như máy sao chụp (Photocopy): Sử dụng thiết bị tích điện kép (Charge-Coupled Device - CCD) để thu lấy hình ảnh trên trang giấy, chuyển đổi cường độ sáng thành thông tin số, sau đó lưu trữ dưới dạng file trên điện thoại hoặc máy tính.

2. Ứng dụng đa dạng của máy Scan

- Tận dụng diện tích văn phòng hiệu quả

Đầu tiên, chiếc máy scan với kích thước nhỏ gọn không chiếm quá nhiều diện tích, tối ưu hóa không gian làm việc.

Hơn nữa, có máy in tích hợp chức năng Scan, copy giúp sự tiện lợi với một thiết bị đa năng.

- Bảo quản tài liệu quan trọng

Phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống thường gặp vấn đề thất lạc, đặc biệt là với những tài liệu lâu năm. Qua quá trình máy scan, mọi tài liệu đều được số hóa và lưu trữ một cách dễ dàng trên máy.

- An toàn bảo mật thông tin tuyệt đối

Sau khi lưu trữ thông tin cần scan dưới dạng file PDF, bạn có thể thiết lập mã truy cập để bảo vệ tài liệu. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu.

- Tìm kiếm tài liệu dễ dàng

Chuyển đổi tài liệu giấy thành file lưu trữ trên máy giúp bạn dễ dàng phân loại theo từng danh mục khác nhau, sử dụng công cụ lọc để tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Sau khi scan, bạn có thể chia sẻ tài liệu qua email, đám mây hoặc các ứng dụng khác, giúp truy cập tài liệu dễ dàng từ mọi nơi.

- Tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên

Với lưu trữ truyền thống, việc tìm kiếm tài liệu tốn nhiều thời gian. Máy scan giúp linh hoạt hóa việc lưu trữ, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.

- Phục hồi tài liệu đã mất

Trong trường hợp tài liệu bị mất, việc scan tài liệu và lưu trữ cẩn thận trên các ứng dụng như Google Drive giúp bạn khôi phục dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.

3. Quy trình scan giấy tờ bằng máy scan

- Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Sau khi kết nối máy tính với máy scan, bạn đặt tài liệu cần scan lên mặt kính theo vị trí đánh dấu trên máy.

- Bước 2: Thiết lập máy scan trên phần mềm scan

Mở phần mềm scan để điều chỉnh quy trình scan theo ý muốn (đen trắng hoặc màu, kích thước bản scan,...). Sau đó, nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.

Sau khi scan xong, phần mềm cung cấp một số tùy chọn chỉnh sửa như xoay ảnh. Bạn có thể lưu theo định dạng file mong muốn hoặc mặc định.

- Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi quá trình scan hoàn thành, bạn có thể sử dụng một số ứng dụng chỉnh sửa như Adobe Acrobat để chuyển đổi tài liệu thành file PDF hoặc sắp xếp nhiều tài liệu thành một file tổng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể điều chỉnh các yếu tố như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,...

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng của máy scan và phương pháp scan tài liệu một cách nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!