MEMO LÀ GÌ ? CÁCH VIẾT MỘT BẢN MEMO HOÀN CHỈNH BẰNG TIẾNG ANH 

1. Memo là gì?

Memo là gì?

'Memo' là một từ viết tắt của 'memorandum', được hiểu là một tài liệu hoặc thông báo dùng để truyền đạt thông tin hoặc chỉ dẫn trong một tổ chức hoặc giữa các cá nhân. Mục đích chính của memo là ghi chép và cung cấp thông tin một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Memo thường được sử dụng trong môi trường công sở để thông báo về các cuộc họp, thay đổi chính sách hoặc các vấn đề quản lý khác.

2. Có bao nhiêu loại memo?

Sau khi hiểu được memo là gì và mục đích sử dụng của nó, bạn đã biết có bao nhiêu loại memo chưa? Thực tế cho thấy có rất nhiều loại memo khác nhau, tuy nhiên có 6 loại thường được sử dụng nhiều nhất trong văn hóa doanh nghiệp.

• Thông báo: Được sử dụng để cung cấp thông tin quan trọng hoặc cập nhật về các vấn đề như thay đổi chính sách, công bố nhân sự mới, hoặc thông tin về các sự kiện sắp tới. 
• Báo cáo: Thường cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm phân tích, báo cáo tiến độ hoặc kết quả nghiên cứu.
• Xác nhận: Dùng để xác nhận các cuộc thảo luận, quyết định, hoặc thỏa thuận đã được đạt được trước đó. 
• Yêu cầu: Dùng để yêu cầu thông tin, hỗ trợ hoặc hành động từ các bộ phận khác trong tổ chức. 
• Nhắc nhở: Memo nhắc nhở được sử dụng để nhắc nhở mọi người về các hạn chót sắp đến, các sự kiện quan trọng hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành.
• Tổng hợp đề xuất: Loại memo này nội dung thường ghi lại những đề xuất, ý tưởng sáng tạo của các cá nhân trong tập thể nhằm tìm ra giải pháp hiệu quả cho các vấn đề. 

Có bao nhiêu loại memo?

3. Phương pháp viết ghi chú bằng tiếng Anh chi tiết 

3.1 Cấu trúc chuẩn của memo

Một bản memo chuẩn thường bao gồm 6 phần cấu trúc, được viết ngắn gọn nhưng rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết ghi chú bạn có thể tham khảo. 

• Tiêu đề (Header):

To (Người nhận): Đặt tên hoặc chức danh của người hoặc nhóm người cần đọc memo. Điều này giúp xác định rõ người nhận và đảm bảo thông tin đến đúng người.

From (Người gửi): Ghi rõ tên và chức vụ của người soạn memo. Điều này giúp người nhận biết nguồn gốc và sự quan trọng của thông tin.

Ngày (Date): Ghi rõ ngày tháng soạn memo, giúp người nhận biết tính thời sự và mức độ ưu tiên của thông tin.

Chủ đề (Subject): Tóm tắt ngắn gọn và cụ thể về nội dung của memo, giúp người nhận hiểu ngay vấn đề sẽ được thảo luận.

• Mở đầu (Opening):

Phần này giới thiệu mục đích của memo, bao gồm lý do tại sao memo này được gửi đi. Đây cũng là nơi để cung cấp bất kỳ thông tin nền nào cần thiết để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ về các phần sau.

• Nội dung chính (Body):

Đây là phần trọng tâm của memo, nơi trình bày chi tiết thông tin, dữ liệu, giải thích hoặc hướng dẫn cần thiết. Nội dung này thường được trình bày dưới dạng đoạn văn hoặc danh sách để dễ hiểu và theo dõi. Nên tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên môn quá mức hoặc thuật ngữ khó hiểu nếu không cần thiết.

• Kết luận hoặc Yêu cầu hành động cần thực hiện (Conclusion/Action Required):

Kết luận nêu bật các điểm chính và cung cấp hướng dẫn hoặc kêu gọi hành động cụ thể mà người nhận cần thực hiện. Nếu memo yêu cầu người nhận thực hiện hành động, cần chỉ rõ các bước hành động cụ thể, thời hạn thực hiện và người chịu trách nhiệm.

• Chữ ký hoặc Tên người gửi (Signature/Name):

Phần này chứa chữ ký (nếu cần thiết) hoặc chỉ tên của người gửi. Chữ ký có thể cần thiết trong các tình huống chính thức hoặc khi xác nhận thông tin.

• Phụ lục (Attachments - nếu có):

Nếu memo đi kèm với các tài liệu khác như biểu đồ, báo cáo, hoặc tài liệu tham khảo, cần ghi chú rõ trong phần này để người nhận biết rằng có thêm thông tin đi kèm.

Một bản memo chuẩn không chỉ cung cấp thông tin một cách chính xác, mà còn giúp tăng cường hiệu quả trong giao tiếp nội bộ và đảm bảo thông tin đến đúng người, đúng lúc và đúng cách.

Cấu trúc chuẩn của bản memo

3.2 Những điều cần lưu ý khi viết memo

Mặc dù memo chỉ là một văn bản tóm tắt ngắn gọn nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin nội bộ trong doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự chính xác, rõ ràng và đầy đủ. Đảm bảo memo của bạn không gặp phải bất kỳ sai sót nào không đáng có. 

Khi viết memo, có một số điều quan trọng cần tuân thủ để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý chính:

• Mạch lạc và súc tích: Chỉ nên sử dụng câu từ ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh sử dụng thuật ngữ quá chuyên môn không cần thiết và tránh lan man.

• Cấu trúc: Sử dụng một cấu trúc rõ ràng với tiêu đề, mở đầu, phần thân và kết luận như đã trình bày trên. Nhằm giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu thông điệp của bạn.

• Mục đích cụ thể: Xác định mục đích của memo ngay từ đầu. Dù là thông báo, yêu cầu, hay chỉ dẫn, hãy làm cho mục đích viết memo của bạn thật rõ ràng.

• Chính xác về thông tin: Kiểm tra độ chính xác của tất cả thông tin bạn đưa vào memo, bao gồm ngày tháng, tên, số liệu và chi tiết khác. Sai sót có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của memo hoặc có thể dẫn đến những hiểu lầm trong việc thực hiện.

• Xem xét đối tượng người đọc: Hiểu rõ ai là người đọc memo của bạn và điều chỉnh ngôn ngữ cũng như nội dung cho phù hợp, giúp đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu đúng.

• Hành động cần thực hiện: Hãy nêu rõ yêu cầu hành động người nhận cần thực hiện. Cung cấp hạn chót và chi tiết cần thiết để người nhận có thể hành động theo yêu cầu.

• Kiểm tra và chỉnh sửa: Trước khi gửi, kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp, chính tả và định dạng. Memo chuyên nghiệp và không có lỗi sẽ gây ấn tượng tốt hơn.

• Phản ánh văn hóa tổ chức: Đảm bảo rằng memo của bạn phản ánh đúng văn hóa và quy định của công ty. Điều này không chỉ giúp duy trì sự nhất quán mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quy định chung.

Tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp bạn soạn thảo các memo chuyên nghiệp, hiệu quả và đạt được mục tiêu truyền thông của mình.

4. Mẫu memo thường gặp

Danh sách các mẫu bản ghi chú memo

4.1 Lời nhắc tham dự cuộc họp, sự kiện, hoạt động nhóm

Đến: Tất cả các trưởng phòng

Từ: Jane Doe, Tổng Giám đốc

Date: January 22, 2024

Subject: Reminder: Strategic Planning Meeting on January 29, 2024, at 10:00 AM

Dear Team Leaders,

I am writing to remind you about our upcoming Strategic Planning Meeting scheduled for Monday, January 29, 2024, at 10:00 AM in the main conference room (Room 401). Your presence and active participation are crucial for the success of this meeting.

Please prepare a concise report on your department's ongoing projects and any challenges you are encountering. Moreover, I encourage you to brainstorm innovative strategies or potential changes that could benefit both your department and the company as a whole.

It's crucial that every department has representation. Please confirm your attendance by responding to this email by January 24, 2024. If you can't make it, kindly nominate a senior member of your team to attend in your place.

This meeting presents a significant opportunity for us to align our departmental objectives with the company's strategic goals. Your insights and contributions will play a crucial role in shaping our direction for the upcoming months.

Thank you for your attention to this matter, and I look forward to a productive meeting.

Best Regards,

Jane Doe

Chief Executive Officer

ABC Corporation

4.2 Announcement Regarding Policy Changes

To: All Staff Members

From: [Your Name, Your Position]

Date: [Current Date]

Subject: Update on Changes to Vacation Policy

This memorandum serves to inform you about the upcoming modifications to our company's vacation policy. These changes, effective [Effective Date], aim to streamline our operations and offer greater flexibility to our employees.

Details of the Policy Change:

1. Increased Vacation Days:

• The annual vacation entitlement will increase from 10 to 15 days for employees with up to 5 years of service.
• Employees with more than 5 years of service will now receive 20 days of vacation per year, up from 15.

1. Roll-Over of Vacation Days:

• Employees will now be able to roll over a maximum of 5 unused vacation days to the next calendar year.

1. Vacation Scheduling:

• All vacation requests must be submitted at least 30 days in advance, compared to the previous 15-day requirement.
• Priority for vacation approval will be given based on the operational needs of the department.

1. Vacation Cash-Out Option:

• A new option to cash out up to 5 unused vacation days per year will be introduced, available only during the end-of-year evaluation period.

These adjustments are in response to the recent employee satisfaction survey and our commitment to promoting work-life balance. The enhanced flexibility is designed to improve employee well-being and productivity.

All employees are expected to acquaint themselves with the updated policy details. The revised policy will be accessible on the company intranet. Department managers will conduct briefings over the next week to discuss these changes and address any queries.

We anticipate these changes will have a positive impact on our work environment and employee satisfaction. If you have any questions or need further clarification, please feel free to contact [HR Contact Name] at [HR Contact Email/Phone].

Thank you for your attention to this important update.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

4.3 Urgent Request for Immediate Task Completion 

To: [Department or Team Name]

From: [Your Name, Your Position]

Date: [Current Date]

Subject: Immediate Task Completion Required for [Project Name]

This memorandum addresses an urgent need for the completion of [Project Name]. Due to recent developments, including [mention any relevant factors like client requests, market changes, etc.], it has become crucial to accelerate our timeline.

Immediate Action Required:

1. Task Prioritization:

• All current work on [less critical project or task] is to be temporarily paused.
• Immediate focus should shift to completing [specific task or component of the Project Name].

1. Deadline Adjustment:

• The new deadline for [specific task or milestone] is now [new urgent deadline].
• This adjustment requires a concentrated effort from the entire team to meet the new timeline.

1. Resource Reallocation:

• Additional resources, including [specific equipment, tools, or personnel], will be made available to assist in meeting this deadline.
• [Name of a team member or manager] will coordinate the distribution of these resources.

1. Overtime Authorization:

• Overtime work is authorized and will be compensated as per our company policy.
• Please coordinate with your direct supervisor to schedule any additional hours.

The reason for this accelerated deadline is [provide a brief explanation of the urgency, e.g., a critical client requirement, a strategic business opportunity, regulatory compliance issues, etc.]. This task is essential for [explain the importance, such as maintaining client relationships, seizing a market opportunity, etc.].

We recognize the challenges presented by this adjustment and are dedicated to assisting the team in every feasible manner. Please communicate any concerns or additional support needed to [Contact Person's Name and Information].

Your cooperation and commitment are vital in this time-sensitive situation. We appreciate your understanding and extra effort to ensure the success of [Project Name].

For any immediate inquiries or clarifications, please contact [Your Contact Information or an appointed person].

Thank you for your timely attention and action on this matter.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

4.4 Work Progress Report 

To: [Recipient's Name and Title, e.g., Project Team, Department Head]

From: [Your Name and Title]

Date: [Current Date]

Subject: Update on Progress for [Project or Task Name]

This memorandum offers a comprehensive update on the current status of [Project or Task Name]. The objective is to notify all stakeholders of achieved milestones, impending deadlines, and any encountered challenges.

Current Status:

1. Completed Milestones:

• [Milestone 1]: Completed on [date], [brief description of what was achieved].
• [Milestone 2]: Achieved as of [date], including [key details of what was accomplished].

1. Work in Progress:

• Currently working on [current task/milestone], with [percentage]% completion.
• Anticipated completion date for this phase is [expected date].

1. Upcoming Deadlines:

• The next critical deadline is [date], where [specific deliverable] is due.
• Preparations for [next phase/milestone] are on track for the scheduled start date of [date].

The team remains dedicated to maintaining the current pace and quality of work. Regular updates will continue to be provided every [time interval, e.g., week, month]. The next significant review meeting is scheduled for [date], during which we will discuss [meeting objectives].

We welcome feedback on the project's progress and any additional guidance from stakeholders. Please feel free to reach out to me directly at [Your Contact Information] for any immediate concerns or suggestions.

Thank you for your ongoing support and attention to this project.

Best regards,

[Your Name]

[Your Role]

4.5 Confirmation Record

To: [Recipient's Full Name and Position]

From: [Your Full Name and Position]

Date: [Today's Date]

Subject: Confirmation of Agreement Details from [Meeting Date/Event]

This memorandum serves as an official record and confirmation of the main points and agreements reached during our recent meeting on [Meeting Date], regarding [Brief Description of Meeting Topic or Event].

Summary of Discussion:

1. Key Points Discussed:

• [Point 1]: [Detailed description of the point discussed].
• [Point 2]: [Details of the next key point].
• [Additional Points]: [Continue listing other significant points discussed].

1. Decisions Made:

• [Decision 1]: [Description of the decision and any relevant details].
• [Decision 2]: [Further decisions and their specifics].

1. Agreements and Actions to Be Taken

• [Agreement/Action 1]: It was agreed that [Description of the agreement or action to be taken], with [Name/Department] responsible for implementation.
• [Agreement/Action 2]: [Next agreement or action], to be completed by [date or time frame].

1. Deadlines and Responsibilities

• The following deadlines have been set:
• [Deadline 1]: [Task or Action] to be completed by [Date].
• [Deadline 2]: [Next task or action] with a deadline of [Date].

1. Responsibilities have been assigned as follows:

• [Person/Department 1]: Responsible for [Specific Task or Action].
• [Person/Department 2]: Overseeing [Another Task or Action].

A subsequent meeting is scheduled for [Date], to assess progress on the agreed actions. Any necessary preparatory work for this meeting should be completed by [Date].

Please review the contents of this memorandum for accuracy. Your confirmation of these details or any corrections should be communicated to me by [Deadline for Response]. It is crucial that we have a shared understanding and agreement on these points to proceed effectively.

For any clarifications or further discussion, please feel free to contact me directly at [Your Contact Information].

Thank you for your attention to this matter and your collaboration.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Title]

Trên đây là tổng hợp thông tin trả lời cho câu hỏi “memo là gì?”