Buzz
Khám phá thế giới của cuộc họp
Đi làm là phải tham gia cuộc họp, dù ít hay nhiều, ở văn phòng ngày 8 tiếng hay làm việc từ xa. Một khảo sát gần đây của công ty Dialpad cho thấy 83% trong số 2.800 người tham gia dành 12 giờ mỗi tuần để họp. Đối với chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành, con số đó có thể lên đến hơn 20 giờ. Tuy nhiên, quá nhiều cuộc họp có thể làm giảm hiệu suất làm việc. Khi kết thúc cuộc họp, mọi người đều mệt mỏi, bất kể là họp trực tuyến hay offline, bởi cuộc họp đòi hỏi sự tập trung. Những người hướng nội tâm còn mệt mỏi hơn vì họ không mấy hứng thú và không đủ năng lượng để tương tác với đồng nghiệp.
Đi làm không thể tránh khỏi cuộc họp. Tuy nhiên, ít nhất cũng nên tổ chức những cuộc họp ngắn lại, đặc biệt nếu bạn là người tổ chức. Cuộc họp kéo dài thường là do các vấn đề kỹ thuật liên quan đến các phần mềm họp như Zoom, Meet, hay vấn đề như nói chuyện phiếm khi ngồi không và thiếu một lịch họp rõ ràng. Dưới đây là một số ý tưởng giúp họp trở nên ngắn gọn hơn.
Phương pháp họp trực tuyến
Nếu bạn là người lên lịch cuộc họp, hãy tránh những cuộc họp kéo dài 1 tiếng hoặc 45 phút trừ khi cần thiết hoặc liên quan đến nhiều nhóm cần cập nhật công việc. Hãy tự hỏi liệu có thể giải quyết vấn đề trong vòng 30 phút hay không? 15 phút thì sao? Trước khi gửi lời mời, tự hỏi “Có cần phải có tất cả những người này tham gia họp hay không?” Cuộc họp có quá nhiều người tham gia thường kéo dài. Những người không tham gia có thể nhận được bản tóm tắt sau cuộc họp.Người tổ chức cuộc họp cần dẫn dắt cuộc thảo luận và chú ý để nội dung cuộc họp không trôi ra khỏi chương trình và không vượt quá thời gian quy định. Nếu bạn là người tổ chức mà không thể dẫn dắt, hãy nhờ người khác làm thay. Cuộc họp không có người điều hành thường kéo dài thêm thời gian.
Họp kết hợp và họp trực tiếp
Tương tự như họp trực tuyến, cần mở phòng họp trực tuyến và offline sớm 10 phút, đồng thời rõ ràng thông báo rằng các cuộc họp kết hợp sẽ không bị tạm dừng để những người tham gia trực tuyến thiết lập máy tính của họ.Đôi khi khó để tập trung khi tham gia cuộc họp trực tuyến, nhưng với những người tham gia họp trực tiếp, chính sách 'không sử dụng điện thoại' cần được thực hiện trong suốt thời gian họp. Điện thoại nên được chế độ im lặng và để trong túi trừ khi có trường hợp cấp bách. Việc in chương trình họp giúp mọi người tập trung hơn, mặc dù không ai muốn lãng phí giấy.Về chương trình họp, không quan trọng là họp trực tuyến hay offline, mà cần có thời gian thảo luận xác định cho mỗi chủ đề lớn. Mỗi chủ đề cần có thời gian xác định để đảm bảo thảo luận hiệu quả. Về vấn đề đồ ăn, chuẩn bị trước mỗi cuộc họp thực sự tốn thời gian, đặc biệt là khi có nhiều loại đồ ăn như bánh sinh nhật hoặc trái cây. Những người tham gia họp trực tuyến cũng cảm thấy khó chịu khi không có đồ ăn. Nếu cần chuẩn bị đồ ăn, chỉ cần một vài món nhẹ nhàng là đủ.Cuối cùng, nếu cuộc họp kết thúc sớm sau khi giải quyết vấn đề và phân công trách nhiệm, hãy kết thúc ngay lúc đó. Không cần kéo dài thời gian họp chỉ để đáp ứng yêu cầu thời gian. Tránh để những cuộc họp dài và không hiệu quả trở thành điều thường ngày trong văn phòng.Anh em có cách nào để họp hiệu quả hơn không? Hãy chia sẻ ý kiến bên dưới nhé.Đọc thêm
