Buzz
.png)
Lên kế hoạch thời gian cụ thể
Trước khi đi ngủ, hãy lập kế hoạch cho ngày mai bằng cách viết 'to-do list' (danh sách công việc cần làm). Danh sách này sẽ giúp bạn biết mình cần phải làm gì và phân chia thời gian ra sao cho hợp lý. Hoàn thành từng công việc này sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, từ những công việc hàng ngày đến những kế hoạch lớn trong tương lai.
Xếp công việc hàng ngày theo độ quan trọng và cấp bách
Bí quyết thành công trong việc quản lý thời gian là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Bạn có thể chia công việc thành ba loại để biết công việc nào cần ưu tiên:
- Quan trọng và cấp bách – đây là những công việc cần phải làm ngay lập tức; ví dụ như trả lời email công việc ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
- Quan trọng, nhưng không cấp bách – những công việc này có thể dành cho buổi tối sau giờ làm; ví dụ như đọc một chương sách chuyên ngành hoặc tập thể dục.
- Không quan trọng, không cấp bách – thường là những công việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến sự phát triển cá nhân và sự nghiệp; ví dụ như xem phim mới, nghiên cứu mua điện thoại mới.
Thực hiện những công việc quan trọng nhất vào buổi sáng
Buổi sáng thường là thời điểm chúng ta có năng lượng cao nhất, đầu óc minh mẫn nhất và tinh thần sảng khoái nhất. Hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành những công việc quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Những công việc bạn nên làm vào buổi sáng bao gồm sắp xếp cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hoặc thỏa thuận với đối tác, lên kế hoạch ngân sách cho dự án sắp tới...
Xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho bản thân
Mỗi người sẽ có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả hơn so với những khoảng thời gian khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người vào khoảng 3-4 giờ chiều; và cũng có người cảm thấy tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của mình vào từng khoảng thời gian khác nhau trong ngày để xác định thời điểm hiệu quả nhất. Sau đó, bạn hãy sắp xếp làm những công việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào thời điểm này.
Không dành thời gian để đọc thông báo từ mạng xã hội
Khi bạn đang làm việc, hãy tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Việc kiểm tra các thông báo, like hoặc comment mới từ bạn bè chỉ mang tính chất giải trí, không quan trọng và không gấp. Hãy để làm vào lúc rảnh rỗi. Bạn sẽ không thể tập trung vào công việc khi Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo để thu hút sự chú ý của bạn.
Lên kế hoạch trả lời email
Việc trả lời email ngay lập tức sẽ phân tán sự tập trung của bạn trong công việc khác như làm báo cáo, nghĩ ra ý tưởng. Mỗi ngày, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email từ 4-6 lần. Bạn có thể đặt thời gian cố định để trả lời email (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi hoàn thành, hãy đóng hộp thư để không bị email mới làm phiền khi bạn đang tập trung vào công việc khác. Nếu đồng nghiệp hoặc đối tác cần sự hỗ trợ gấp, họ sẽ liên hệ với bạn ngay lập tức.
Tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hoặc thiền không chỉ tốt cho sức khỏe và tinh thần mà còn giúp tăng cường khả năng tập trung. Nếu có thể, bạn nên lên lịch tập vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới. Nếu không, bạn cũng có thể tập vào buổi chiều hoặc cuối tuần. Chỉ cần tập trong khoảng 30 phút mỗi lần là đủ để có lợi ích.
