[Mẹo] Tăng Hiệu Suất Làm Việc Với Những Phương Pháp Dưới Đây

Tóm Tắt

• Khi bạn muốn làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu rõ động lực của bản thân và xác định mục tiêu năng suất của bạn là gì?

• Việc sắp xếp công việc theo ưu tiên sẽ giúp bạn đạt được hiệu suất làm việc tốt và tiết kiệm thời gian hơn.

• Để cải thiện hiệu suất làm việc, hãy xác định nguyên nhân làm bạn trì hoãn và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Nhiều người có suy nghĩ rằng để tăng hiệu suất, họ phải hoàn thành tất cả các mục công việc trên danh sách. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia cho rằng, để nâng cao hiệu suất, bạn cần học cách đánh dấu được các mục thích hợp thay vì cần phải hoàn thành tất cả. Laura Mae Martin, chuyên gia tư vấn tại Alphabet của Google, đã phát triển nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Trong buổi đào tạo, cô đã yêu cầu mọi người nhắm mắt và tưởng tượng về một ngày mà họ cảm thấy họ làm việc hiệu quả. Khi mọi người mở mắt, cô yêu cầu họ giơ tay nếu ngày hiệu suất của họ bao gồm xem Netflix suốt cả ngày. Điều này đã làm cho mọi người suy nghĩ lại về khái niệm hiệu suất. Chuyên gia cho rằng hiệu suất không phải là việc hoàn thành tất cả các công việc trên danh sách, mà là việc suy nghĩ kỹ lưỡng về mục tiêu của công việc. Nếu công việc của bạn là dành thời gian cho gia đình hoặc xem Netflix, và sau đó hoàn thành công việc đó, đó cũng là một ngày làm việc hiệu suất.

Tăng Hiệu Suất Làm Việc Bằng Cách Xác Định Động Lực Cá Nhân

Từ ngày đầu tiên làm việc, bạn có thể cải thiện khả năng tập trung của mình bằng cách xác định rõ động lực để làm việc hiệu quả. Khe Hy, người sáng lập Radreads, một trang web nghiên cứu về năng suất, tiền bạc và tham vọng, cho rằng việc thúc đẩy hiệu suất mà không có một mục tiêu nhất định là vô ích. Theo ông, nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất của mình, bạn cần trả lời câu hỏi 'vì sao' trước tiên.

Ví dụ, khi bạn đang cố gắng tải một ứng dụng để làm việc hiệu quả, hãy tự hỏi mình rằng tại sao bạn muốn nâng cao năng suất. Có thể câu trả lời sẽ là để hoàn thành nhiều công việc hơn tại nơi làm việc. Sau đó, hãy đặt ra câu hỏi tiếp theo, “Làm điều đó để đạt được điều gì?” Có thể câu trả lời lần này là để tăng thu nhập hơn. Hãy suy nghĩ về lý do bạn muốn điều đó - có thể giúp bạn giảm áp lực về tài chính. Điều quan trọng là đặt đúng câu hỏi. Nếu bạn không thể liên kết hành động với mục tiêu mong muốn, có thể bạn là vận động viên bơi lội giỏi nhất thế giới, nhưng chỉ đang bơi theo hướng sai.

Xác định ưu tiên giúp tăng hiệu quả công việc

Nhà sáng lập và điều hành The Forcing Function cho biết, truyền thống cho rằng làm việc hiệu quả là phải làm việc chăm chỉ, làm nhiều việc. Tuy nhiên, nhiều khách hàng của ông Spark đã ngạc nhiên khi được khuyên nên làm việc ít hơn. Nếu chúng ta có hành động có mục đích rõ ràng, có khả năng ta có thể dành thời gian cho những mục tiêu có ý nghĩa, ông nói. “Mọi người có thể làm những điều giúp bản thân phát triển nhanh hơn nếu giảm bớt khối lượng công việc.

Giữ tập trung và làm việc liên tục suốt cả ngày có thể khá khó khăn, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch toàn cầu. Nếu bạn đi làm, bạn có thể lo lắng về sức khỏe của bản thân. Nếu làm việc ở nhà, việc quản lý thời gian để chăm sóc con cái cũng là một vấn đề được nhiều phụ huynh quan tâm, trong khi họ cũng dễ bị phân tâm khi làm việc tại nhà, theo chuyên gia tư vấn tiến độ công việc Marie Poulin. Đó là lý do họ phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc. “Tôi nghĩ cách nhanh nhất làm con người kiệt sức là khiến họ phải làm nhiều công việc cùng lúc”, cô nói. Thay vì cố gắng làm mọi thứ, việc lập danh sách công việc cần làm một cách hệ thống sẽ có ích hơn.

Mẹo tăng năng suất

• Dành thời gian để lên kế hoạch. Nhiều người thường quên dành thời gian để lập kế hoạch, cô Poulin nói. Hãy dành một ít thời gian để suy nghĩ về mục tiêu hoặc những gì bạn mong đợi sau khi hoàn thành dự án.
• Xác định công việc ưu tiên. Khi lập kế hoạch, hãy xác định 3 công việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Sau đó, hãy chọn một trong ba công việc đó là mục tiêu bạn muốn hoàn thành trước hết, cô cho biết.
• Đặt điện thoại sang một bên. Để tập trung, cô không mang điện thoại vào văn phòng mà để nó ở một nơi khác.
• Chọn ứng dụng phù hợp với bạn. Cô Poulin sử dụng Notion, một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc để giúp cô làm việc hiệu quả, trong khi bạn có thể xem xét các ứng dụng khác phục vụ cho công việc và cuộc sống như Calendly, một ứng dụng giúp sắp xếp cuộc họp hoặc các sự kiện gia đình.

Giảm thời gian rảnh để tập trung vào công việc

Emily Ballesteros, huấn luyện viên quản lý sự mệt mỏi, khuyên rằng nếu bạn đang phải đối mặt với công việc đòi hỏi phải làm nhiều việc cùng một lúc, hãy xác định những công việc ưu tiên theo chu kỳ ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, cùng với thời gian hoàn thành để đảm bảo hiệu quả công việc. Nếu bạn thường bị phân tâm bởi cuộc họp đột xuất hoặc sự quấy rối từ đồng nghiệp, hãy cố gắng đặt ra giới hạn cho bản thân. Theo cô Ballesteros, “việc ghi công việc vào lịch sẽ giảm bớt thời gian rảnh, giúp bạn có thể tập trung vào công việc của mình”. Nếu không có thói quen ghi công việc vào lịch ở nơi làm của bạn, bạn có thể thử thay đổi văn hóa làm việc của công ty. Cô khuyên rằng bạn có thể thảo luận với quản lý rằng từ bây giờ cho tới cuối quý, bạn muốn sắp xếp công việc bằng cách ghi vào lịch, vì mọi người thường dễ dàng đồng ý với những thay đổi tạm thời. “Trách nhiệm của con người đang ngày càng phát triển để đảm đương nhiều nhiệm vụ khác biệt so với ban đầu. Đừng ngần ngại xác định ranh giới để tạo điều kiện cho bạn hoàn thành công việc mà vẫn nhận được tiền lương”. Và khi đồng nghiệp nhận ra rằng việc kết nối với bạn có lợi ích, mối quan hệ trong công việc cũng sẽ được cải thiện theo đó.

Mẹo hàng đầu để tăng năng suất

Tạo một môi trường làm việc từ xa ổn định. Bạn không cần phải biến ngôi nhà của mình thành một văn phòng nhỏ để làm việc tại nhà, thay vào đó, hãy có một không gian dành riêng để làm việc. Mỗi ngày ngồi ở cùng một vị trí, dù đó là bàn trong phòng bếp hay phòng khách. “Tác dụng của điều này là giúp não bộ tạo thói quen liên kết với khung cảnh, mùi hương của nơi làm việc mỗi khi làm việc hoặc suy nghĩ về công việc” cô Martin chia sẻ. Tương tự, hãy xác định một không gian trong nhà mà bạn không bao giờ làm việc, chẳng hạn như trên giường, để tạo ra một ranh giới vật lý giữa công việc và cuộc sống. Cô cũng đề xuất bạn nên tự sửa lại góc làm việc trong nhà để cảm thấy nó là của riêng mình, ví dụ như cô Martin đã đặt rất nhiều cây xanh trong văn phòng của mình.

Phát triển thói quen phù hợp với tốc độ làm việc của bạn.

Bạn có thể đạt được mục tiêu của mình tốt hơn nếu nhận biết được loại làm việc của bản thân. Cô Martin chỉ ra rằng đã xuất hiện hai nhóm người khi làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch do virus corona gây ra: người thích chạy marathon và người thích chạy nước rút. Cô nói rằng những người thích chạy marathon thường là những người sống một mình hoặc với bạn đời nhưng không có con và có thể làm việc với tốc độ ổn định suốt cả ngày. Những người thích chạy nước rút thường có con hoặc phải chăm sóc người khác và cảm thấy áp lực về thời gian, vì vậy họ thường làm việc nhanh hơn. Hai nhóm này nên tiếp cận công việc của mình theo cách khác nhau không chỉ để tối ưu hóa hiệu suất mà còn để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.

Nếu bạn là vận động viên marathon: Tinh chỉnh tốc độ. Cô Martin cho biết: Bạn sẽ không bao giờ bắt đầu cuộc chạy marathon bằng cách chạy vài vòng trước. Hãy bắt đầu mỗi ngày với năng lượng đầy đủ và ghi nhớ lịch trình của mình. Nếu buổi chiều bạn bận rộn với nhiều cuộc họp, hãy xem xét việc bắt đầu làm việc muộn hơn để giữ được năng lượng. Nếu bạn là người thích chạy nước rút: hiểu rõ những việc cần phải hoàn thành. Khi bạn đã bắt đầu, hãy ghi nhớ mục tiêu công việc trong thời gian đã được phân chia. Những người thích chạy nước rút thường có những khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như khi trẻ con ngủ trưa, để hoàn thành mục tiêu, vì vậy cô Martin gợi ý hãy tận dụng tối đa từng khoảnh khắc.

Xây dựng nền văn hóa đáng tin cậy.

Ông Hy cho biết căng thẳng trong công việc có thể phát sinh nếu có nhân viên, quản lý thiếu kinh nghiệm giao tiếp không tốt. Nếu quản lý không truyền đạt rõ ràng mục tiêu của nhóm và nhân viên không tự tin yêu cầu làm rõ, đó có thể là “công thức dẫn đến thảm họa”, ông nói.

Để tạo ra một môi trường nơi nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất, ông Hy cho rằng các nhà quản lý nên cố gắng phát triển nền văn hóa đáng tin cậy. Trong bối cảnh làm việc từ xa, điều này bao gồm giúp nhân viên linh hoạt hơn về lịch trình làm việc, chẳng hạn như chuyển đổi trách nhiệm làm việc thành trách nhiệm chăm sóc trẻ con.

Bạn có thể khuyến khích người quản lý của mình thúc đẩy loại môi trường này bằng cách đặt ra các ranh giới. Ví dụ: nếu nhóm của bạn thường làm việc muộn, bạn có thể thông báo với sếp rằng bạn sẽ không có mặt trong hai giờ trước khi con bạn đi ngủ, nhưng bạn vẫn có thể liên lạc qua điện thoại trong trường hợp khẩn cấp, ông Hy nói. Điều này thể hiện sự chủ động từ phía nhân viên, đồng thời giúp người quản lý yên tâm rằng họ có thể liên lạc được với nhân viên nếu cần.

Tăng hiệu suất bằng cách loại bỏ sự trì hoãn từ bên trong.

Theo ông Hy, việc trì hoãn có thể phát sinh từ một số nguyên nhân. Một trong số đó là cảm giác tự ti, khiến bạn không tin vào thành công của mình. Nỗi sợ thất bại cũng là một nguyên nhân khác. Điều này có thể xảy ra khi bạn không tự tin vào cách hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn không hiểu rõ. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ của chúng ta thích sự hài lòng tức thì hơn là những phần thưởng lâu dài. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu một dự án dài hạn nhưng lại trì hoãn việc thanh toán hóa đơn cáp truyền hình vì điều đó mang lại hài lòng ngay lập tức và cảm giác thành tựu. Thay vào đó, ông Hy gợi ý rằng bạn nên lập kế hoạch trước để chuẩn bị cho sự thành công, để có đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ.

Phân chia nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn

Chuẩn bị tinh thần cho mọi tình huống có thể xảy ra.

Xác định công việc khó nhất trong ngày và hoàn thành nó trước khi bắt đầu công việc khác

Diễn giả và tác giả truyền động lực Brian Tracy đã viết trong cuốn sách “Eat That Frog” rằng “Người ta nói rằng nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể hài lòng suốt cả ngày khi biết rằng đó có lẽ là điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra với bạn suốt cả ngày. ” Trong cuốn sách của ông Tracy, con ếch được hiểu là biểu tượng cho nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn phải đối mặt. Ông Hy nhấn mạnh: Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng đôi khi chỉ cần làm những việc lớn nhất trong danh sách công việc của bạn. Brian Tracy khẳng định trong cuốn sách của mình rằng nhiệm vụ này có thể có “ảnh hưởng tích cực lớn nhất đến cuộc sống của bạn” và nên được ưu tiên thực hiện trước, giúp bạn không mất quá nhiều thời gian suy nghĩ về nó. “Đó là điều bạn nên làm đầu tiên mỗi ngày,” ông Hy nói. Nếu bạn phải đối mặt với nhiều hơn một 'con ếch', Brian Tracy khuyên bạn nên chọn giải quyết 'con xấu nhất' - hoặc nhiệm vụ khó khăn nhất - trước tiên.

Tác giả: Allison Pohle

Đường link đến bài gốc: Cách Tăng Hiệu Quả Làm Việc 

Người dịch: Lưu Phi Phụng - ToMo - Học Điều Mới