Buzz
Multitasking là việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, như việc trả lời email và điện thoại đồng thời. Hãy học theo những mẹo dưới đây để xử lý nhiều công việc một cách hiệu quả mà không làm suy giảm hiệu suất làm việc của bạn!
1. Lập kế hoạch thời gian rõ ràng
Trước khi bắt đầu công việc, hãy lập 'to-do-list' để xác định những công việc cần hoàn thành và phân chia thời gian cho mỗi công việc một cách hợp lý. Điều này giúp bạn tiến triển từng bước và đạt được mục tiêu của mình.
2. Ưu tiên công việc dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp
Phân bổ thời gian cho công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng là chìa khóa để sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Bạn có thể áp dụng Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower để đánh giá và sắp xếp công việc một cách thông minh.
- Quan trọng và khẩn cấp – những việc cần thực hiện ngay lập tức. Ví dụ: phản hồi email về tiến độ dự án hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới với cấp trên.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp – các công việc này có thể lùi lại vào buổi tối hoặc sau giờ làm. Ví dụ: đọc một chương sách chuyên ngành hoặc tập thể dục.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng – bạn có thể xem xét việc thay đổi thời gian hoặc ủy thác cho người khác. Đây thường là những công việc ngoài lề hoặc không liên quan đến nhiệm vụ chính của bạn.
- Không quan trọng và không khẩn cấp – thường là những hoạt động giải trí không ảnh hưởng đến sự nghiệp cá nhân. Ví dụ: xem phim mới hoặc tìm hiểu về điện thoại mới.
3. Hoàn thành công việc quan trọng vào buổi sáng
Buổi sáng thường là thời điểm bạn có năng lượng và tinh thần tốt nhất. Hãy sử dụng thời gian này để hoàn thành những công việc quan trọng nhất để đảm bảo hiệu suất cao nhất. Công việc buổi sáng có thể bao gồm chuẩn bị cho cuộc họp với đồng nghiệp, thảo luận ý tưởng với đối tác hoặc lên kế hoạch cho dự án sắp tới.
4. Xác định thời gian hiệu quả nhất của bạn
Mỗi người có một khung giờ làm việc hiệu quả nhất. Bạn có thể tập trung vào buổi sáng, vào giữa buổi chiều hoặc sau giờ làm. Hãy tìm ra thời điểm mà bạn làm việc hiệu quả nhất và tận dụng nó cho những công việc quan trọng nhất.
5. Không bao giờ dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội
Khi làm việc, hãy tắt mạng xã hội (trừ khi cần thiết). Việc kiểm tra like và comment từ bạn bè có thể làm bạn mất tập trung vào công việc. Hãy để Facebook, Instagram nghỉ ngơi trong giờ làm việc để bạn có thể tập trung hơn.
6. Lên kế hoạch trả lời email
Việc trả lời email ngay lập tức có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của bạn. Thay vào đó, hãy đặt thời gian cố định hàng ngày để xử lý email. Trong ngày, bạn chỉ cần kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần, và sau đó thoát khỏi hộp thư để không bị làm phiền trong khi bạn tập trung vào công việc khác.
7. Tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hoặc thiền không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp tăng cường tập trung. Bạn có thể thực hiện vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới, hoặc vào buổi tối để giảm căng thẳng sau một ngày làm việc.
8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi gặp khó khăn với ý tưởng
Sau mỗi 52 phút làm việc, hãy dành 17 phút nghỉ ngơi để làm mới năng lượng. Dù không phải ai cũng có thể có thời gian rảnh như vậy, nhưng hãy cố gắng tạo ra khoảng thời gian ngắn để thư giãn sau mỗi công việc. Đừng quên rằng, cả thân và tinh thần cần có thời gian để nghỉ ngơi sau những cố gắng làm việc.
Khi cảm thấy mệt mỏi và không tập trung được, hãy dành 10-15 phút để thư giãn bằng cách nghe nhạc, đọc sách, hoặc xem video trên YouTube về các chủ đề liên quan đến công việc hoặc sở thích cá nhân. Những khoảnh khắc nghỉ ngơi này sẽ giúp kích thích sự sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.
9. Sắp xếp gọn gàng không gian làm việc
Bàn làm việc đông đúc có thể làm bạn mất tập trung. Hãy sắp xếp lại không gian làm việc của bạn để tạo điều kiện thuận lợi cho sự tập trung. Dọn dẹp, phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết để bàn làm việc trở nên gọn gàng và sạch sẽ.
Trong giai đoạn bận rộn, việc phải xử lý nhiều công việc đồng thời không phải là điều lạ. Hãy thử áp dụng những cách trên để tránh bị quá tải và giảm hiệu quả công việc nhé!
