Khi sáng tạo nội dung trong Microsoft Word, bạn thường xuyên đụng phải những cụm từ dài được lặp lại. Đừng lo lắng, Word có chức năng Autotext giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách thuận tiện.
Thủ thuật chèn Autotext vào Word mang lại những lợi ích đặc biệt:
- Soạn thảo nhanh chóng và chính xác hơn.
- Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất nhập liệu.
Bí quyết tạo Autotext từ Word 2003 đến Word 2019
Chèn Autotext vào Word một cách thông minh
Với Word 2019
Bước 1: Đánh dấu vùng văn bản bạn muốn sử dụng Autotext, giống như hướng dẫn trong ảnh tới Mytour.
Bước 2: Trên thanh công cụ của Word 2019, chọn Insert, sau đó chọn Quick Parts.
Bước 3: Trong danh sách hiển thị, bấm vào AutoText, sau đó chọn Lưu vào Thư viện Autotext.
Bước 4: Trong hộp thoại Tạo Khối Xây Dựng Mới, hãy chú ý đến phần Tên. Đây là nơi bạn đặt từ khóa, ký tự viết tắt cho cụm từ cần thiết. Trong ví dụ này, tôi đặt là TMP.
Bước 5: Nhấn OK để lưu lại thay đổi.
Bước 6: Quay lại cửa sổ soạn thảo, nhập từ khóa 'tmp', sau đó nhấn phím F3 để nhận kết quả như hình bên dưới.
Hoặc nếu bạn muốn thêm chữ ký vào Word để bảo vệ bản quyền văn bản, bạn có thể tham khảo hướng dẫn tại đây.
- Xem thêm: Cách chèn chữ ký vào Word
Đối với Word 2003
Bước 1: Để tạo autotext, hãy bôi đen phần văn bản cần định nghĩa, sau đó vào menu Insert chọn AutoText/ AutoText…
Bước 2: Trong hộp thoại AutoCorrect, nhập tên ngắn và dễ nhớ cho phần văn bản tại mục Enter AutoText entries here, sau đó nhấn Add để lưu autotext và OK để hoàn thành.
Từ nay, khi cần gõ đoạn văn bản, chỉ cần mở cửa sổ AutoCorrect và gõ từ viết tắt đã định nghĩa trước đó (ở đây là từ ch), sau đó nhấn Insert.
Đối với Word 2007
Bước 1: Trong Word 2007, nếu chưa hiển thị nút AutoText trên thanh công cụ, hãy làm theo bước này: Nhấp vào nút Office Button ở góc trên trái, chọn Word Options. Khi cửa sổ xuất hiện, chọn mục Customize.
Bước 2: Trong phần Chọn lệnh từ chọn mục Lệnh không có trên thanh Ribbon. Kéo thanh cuộn xuống tìm tới mục AutoText chọn và bấm nút Thêm >> ở bên phải và nhấn OK.
Bây giờ biểu tượng AutoText đã hiện trên thanh công cụ của Word 2007. Để tạo AutoText cho phần văn bản, bạn chỉ việc bôi đen nó sau đó bấm vào biểu tượng AutoText, chọn mục Lưu đoạn đã chọn vào Thư viện AutoText để mở cửa sổ Tạo Khối Xây Dựng Mới.
Bạn cũng có thể mở cửa sổ này bằng tổ hợp phím tắt Alt + F3.
Bước 3: Sau đó, điền tên ngắn gọn cho AutoText của bạn ở mục Tên, chọn Bộ sưu tập là AutoText, nhấn OK để hoàn thành!
Để chèn AutoText, bạn chỉ cần gõ chính xác tên và nhấn F3 (trong ví dụ này tên là vidu). Hoặc bấm vào biểu tượng AutoText và chọn phần văn bản muốn chèn (đối với trường hợp nhiều AutoText mà bạn không nhớ hết tên).
Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa AutoText bằng cách nhấp phải lên đoạn văn bản, chọn Chỉnh sửaThuộc tính… hoặc Tổ chức và Xóa…
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tích hợp Autotext vào văn bản Word, giúp bạn thao tác và soạn thảo tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện từ Word 2003 đến Word 2019.
Ngoài ra, hiện tại có một ứng dụng bản quyền độc đáo, chuyên tạo phím tắt miễn phí, hỗ trợ tăng tốc quá trình soạn thảo. Đó là Smart Auto Typer and Talker, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm bản quyền Smart Auto Typer and Talker độc đáo này.