Mọi điều quản lý cần biết về trí tuệ cảm xúc trong quản lý nhóm

Trong các tổ chức, cần nhiều chỉ số EQ (chỉ số cảm xúc) không kém chỉ số IQ (chỉ số thông minh). Tuy nhiên, trí tuệ cảm xúc thường được coi là năng lực cá nhân, nhưng thực tế, nhiều công việc được thực hiện theo nhóm. Vậy làm thế nào để quản lý nhóm hiệu quả và giúp các thành viên gắn kết với nhau thông qua trí tuệ cảm xúc, đó là một thách thức đối với quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp những giải pháp cụ thể nhất về phát triển trí tuệ cảm xúc trong quản lý nhóm.

Tại sao nhóm cần xây dựng trí tuệ cảm xúc?

Không ai phủ nhận tầm quan trọng của việc tăng cường năng suất làm việc của nhóm. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu tập trung vào việc xác định quy trình nhiệm vụ tạo nên những nhóm thành công, ví dụ như sự hợp tác, cam kết với mục tiêu...

Sau khi nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy ba yếu tố quan trọng cho sự hiệu quả của một nhóm: sự tin tưởng, ý thức về bản sắc nhóm, và ý thức về năng lực nhóm.

Để đạt hiệu quả cao nhất, cần thiết lập các quy tắc chung về trí tuệ cảm xúc, biến thái độ và hành vi thành thói quen, hỗ trợ hành vi xây dựng lòng tin, bản sắc nhóm và năng lực nhóm. Kết quả là mỗi thành viên sẽ tận tâm với công việc. Tuy nhiên, với mức độ EQ khác nhau, làm thế nào để họ có thể hài hòa trong công việc?

Ba mức độ tương tác cảm xúc

Đừng cho rằng một nhóm với các thành viên có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao sẽ tự nhiên tạo thành một nhóm có EI cao.

Dù có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao, một nhóm không đảm bảo sẽ có chỉ số EI cao.

Để xây dựng cơ sở vững chắc cho trí tuệ cảm xúc, một nhóm cần nhận biết và điều chỉnh cảm xúc của từng thành viên, cả nhóm và các nhóm liên quan.

Làm thế nào để xây dựng nền tảng trí tuệ cảm xúc? Bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn hoặc quy tắc về hành vi, bởi các nhà lãnh đạo, quy tắc đào tạo hoặc văn hóa tổ chức. Ví dụ là các tiêu chuẩn từ công ty IDEO.

Chỉ số trí tuệ cảm xúc của một nhóm phức tạp hơn so với cá nhân vì tương tác ở nhiều cấp độ. Để hiểu rõ hơn, đọc về trí tuệ cảm xúc cá nhân theo Daniel Goleman trong cuốn sách 'Trí tuệ xúc cảm'.

Goleman đề xuất các đặc điểm quan trọng của một người có chỉ số EI cao.

Đặc điểm của một người có chỉ số EI cao theo Goleman.

Họ có khả năng nhận biết và kiểm soát được cảm xúc của mình.

Theo Goleman, 'năng lực cá nhân' bắt nguồn từ việc nhận biết và kiểm soát cảm xúc cá nhân, trong khi 'năng lực xã hội' là khả năng nhận biết và kiểm soát cảm xúc của người khác.

Một nhóm hiệu quả vẫn cần chú ý đến cảm xúc của thành viên, cảm xúc và tâm trạng của nhóm, cũng như cảm xúc của cá nhân và các nhóm bên ngoài.

Khi một thành viên có cảm xúc khác biệt so với nhóm, nhóm cần phản ánh sự linh hoạt với trí tuệ cảm xúc của người đó.

Xây dựng cảm xúc cá nhân

Khi một thành viên không đồng cảm với những người khác, nhóm cần phải hiểu và đáp ứng đúng trí tuệ cảm xúc của họ.

Nhiều nhóm phát triển trí tuệ cảm xúc bằng cách xem xét vấn đề từ góc nhìn của từng thành viên.

Một nhóm điều hành tập đoàn tư vấn Hay Group luôn tham gia vào việc xem xét các quan điểm như vậy.

Điều chỉnh cảm xúc cá nhân

Hiểu biết và xem xét quan điểm giúp nhóm nhận thức tốt hơn về các thành viên.

Chúng tôi trong nghiên cứu này nhận thức rằng chúng ta thường điều chỉnh hành vi theo tín hiệu cảm xúc của người khác.

Ví dụ, khi một thành viên tỏ ra lo lắng, các thành viên khác có thể thay đổi điều này bằng cách tỏ ra hiểu và đồng cảm.

Định hướng quan tâm bao gồm thể hiện sự quan tâm, đánh giá và tôn trọng các thành viên trong nhóm.

Sự thấu hiểu giữa các cá nhân

Nhóm là cốt lõi của một tổ chức, họ cần tin tưởng và cam kết để làm việc hiệu quả.

Điều chỉnh tinh thần nhóm

Nhiều nhóm luôn nhận thức được sự cần thiết của việc xây dựng tinh thần đoàn kết. Các hoạt động nhóm, bất kể là những thách thức về thể chất đơn giản, đều được khuyến khích để tạo ra sự ấm áp và nhiệt huyết cho một nhóm.

Các nhóm hiệu quả nhất không chỉ dừng lại ở việc tổ chức các hoạt động 'leo núi trong nhà'. Họ xây dựng các nguyên tắc để tăng cường khả năng đối phó hiệu quả với những thách thức cảm xúc mà nhóm phải đối mặt hàng ngày. Họ ủng hộ các nguyên tắc sau

•  Tạo nguồn lực để làm việc với các cảm xúc
•  Khích lệ một môi trường lạc quan
•  Khuyến khích sự tích cực trong việc giải quyết vấn đề. 

Một trong những nguyên tắc ảnh hưởng mạnh nhất đến việc thiết lập khả năng đối phó với các tình huống thử thách về cảm xúc của nhóm là nhấn mạnh vào việc giải quyết vấn đề một cách tích cực. 

Trong quá trình nghiên cứu về nhóm sản xuất tại AMP Corporation, chúng tôi đã nhận thấy rất nhiều điều. Phần lớn các yếu tố quan trọng giúp nhóm này đạt được mục tiêu không nằm trong tầm kiểm soát của họ. Thay vì đổ lỗi cho nhau, nhóm đã cùng nhau làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu, và một số trường hợp thì tự mình xử lý vấn đề. Một ví dụ cụ thể là khi có sự cố về điều chỉnh tâm trong máy chủ gây ra sản phẩm lỗi. Nhóm đã nghiên cứu vấn đề và gặp gỡ nhóm kỹ sư với giải pháp của riêng họ để sửa chữa. Kết quả, thiết bị đã hoạt động trở lại và số lượng sản phẩm lỗi giảm đáng kể. 

Xử lý cảm xúc ngoài nhóm

Một khía cạnh quan trọng của trí tuệ cảm xúc mà mọi nhóm hiệu suất cao cần quan tâm là mối quan hệ với bên ngoài nhóm. Giống như việc quan tâm đến cảm xúc của bản thân và của người khác, nhóm cũng cần phải xem xét cả cảm xúc ngoài nhóm. Mặc dù họ có mối quan hệ gần gũi trong nhóm, nhưng họ không nên quên đi các cảm xúc, nhu cầu và mối quan tâm của các cá nhân và nhóm khác trong tổ chức.

Thực tế cho thấy, có nhiều thành viên của nhóm đóng vai trò là người liên lạc với các đơn vị quan trọng bên ngoài. Nhiều nhóm được hình thành từ các bộ phận khác nhau của tổ chức, vì vậy sự không đồng nhất là điều dễ hiểu. 

Thực tế, nhiều thành viên của nhóm đóng vai trò là cầu nối với các đơn vị bên ngoài quan trọng. Có nhiều nhóm được hình thành từ các bộ phận khác nhau của tổ chức, vì vậy sự đa dạng quan điểm là điều tự nhiên. Tuy nhiên, một số nhóm cần phải nỗ lực hơn. Một nhóm trong nghiên cứu của chúng tôi nhận ra rằng quan trọng là phải hiểu quan điểm của công đoàn. Do đó, một thành viên từ bộ phận nhân sự đã cố gắng đưa một đại diện của công đoàn vào nhóm. Phương pháp này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp mà công việc của nhóm có ảnh hưởng đến các bên khác trong tổ chức, như khi nhóm được yêu cầu thiết kế một hệ thống mạng nội bộ để phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người.

Mô hình quản lý nhóm: 

Chúng ta đã thảo luận về nhu cầu của các nhóm trong việc học cách tập trung cảm xúc một cách hiệu quả ở ba cấp độ tương tác quan trọng: nhóm với các thành viên, nhóm với chính bản thân nhóm và nhóm với các thực thể bên ngoài. Chúng ta đã tìm hiểu những quy tắc giúp các nhóm làm việc hiệu quả và thông minh với những cảm xúc. Thông thường, các nhóm có các thành viên giàu trí tuệ cảm xúc sẽ có những quy tắc như vậy, nhưng không phải nhóm nào cũng khám phá ra tất cả các quy tắc mà chúng tôi vạch ra. Nói cách khác, đây là một mô hình về trí tuệ cảm xúc mà bất kỳ nhóm nào cũng có thể hưởng lợi khi áp dụng nó một cách thận trọng.

Như thế nào một nhóm được coi là giàu trí tuệ cảm xúc? 

Các nhóm ở công ty tư vấn thiết kế IDEO được xem là lý tưởng nhất. Nhóm sáng tạo của IDEO chịu trách nhiệm về mặt hình thức và cảm quan của các sản phẩm như con chuột đầu tiên của hãng Apple, tuýp kem đánh răng của Crest và thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân của Palm V. Công ty này thường giành chiến thắng trong các cuộc thi về hình thức và chức năng của các sản phẩm thiết kế, thậm chí còn là có một bộ phận chuyên dạy các kỹ năng giải quyết vấn đề cho các công ty khác. Bản chất công việc ở IDEO đòi hỏi trí tuệ cảm xúc ở mức độ cao. Dưới áp lực tiến độ của khách hàng và ngân sách dự toán, công ty phải đưa ra những giải pháp sáng tạo, không chỉ có tính thẩm mỹ mà còn có thể cân bằng nhu cầu của con người với thực tế kỹ thuật. IDEO có niềm tin sâu sắc rằng một thiết kế tuyệt vời sẽ tạo nên từ sự bất đồng sáng tạo của nhiều nhóm và không chỉ dựa vào các cá nhân xuất sắc. Vì thế, các thành viên IDEO bắt buộc phải hòa hợp với nhau.

Các nhóm tại công ty IDEO cũng chứng tỏ thế mạnh trong trí tuệ cảm xúc tập trung vào nhóm. Để chắc chắn rằng họ có mức độ tự nhận thức cao, các nhóm không ngừng tìm kiếm những thông tin phản hồi từ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. 

Điều quan trọng nhất là nhóm làm việc chặt chẽ với khách hàng. Nếu một thiết kế không đáp ứng mong đợi của khách hàng, nhóm sẽ phát hiện và sửa chữa ngay lập tức. 

Việc điều chỉnh cảm xúc tại IDEO thường làm giảm căng thẳng. Công ty tin vào việc giải trí và thư giãn. Họ có hàng trăm trò chơi bắn súng đạn mềm xung quanh tòa nhà để nhân viên giải trí khi cần. Thậm chí IDEO còn có các dự án vui vẻ trong văn phòng, nơi mọi người có thể nghỉ ngơi. Ví dụ, họ có dự án thiết kế thẻ du lịch và biển báo “điểm đến du lịch” cho khách tham quan.

Các nguyên tắc đến từ đâu? 

Không phải tất cả các công ty đều phụ thuộc vào nhóm và trí tuệ cảm xúc như IDEO. Ngày nay, chúng ta thấy các công ty dựa vào quyết định của nhóm hơn là cá nhân. Họ nhận ra rằng một nhóm có thể thất bại nếu thiếu trí tuệ cảm xúc. Xây dựng lòng tin, bản sắc nhóm và năng lực nhóm là chìa khóa để các nhóm làm việc với nhau. Xây dựng lòng tin, bản sắc nhóm và năng lực nhóm là chìa khóa để các nhóm làm việc với nhau.

Trong nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi nhận thấy các nguyên tắc này phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như các nhóm trưởng chính thức, trưởng nhóm phi chính thức, nhà hảo tâm dũng cảm, qua quá trình rèn luyện, hoặc từ các tổ chức lớn hơn. Dưới đây là một số nguyên tắc mà chúng tôi nghĩ nên áp dụng vào đội nhóm của bạn: 

• Mọi thành viên đều có quyền đưa ra ý kiến khi nhóm bỏ qua một quan điểm hay cảm xúc quan trọng, hoặc tạo ra một bầu không khí tích cực thông qua hành động.
• Các khóa học cũng giúp nâng cao nhận thức về cảm xúc và hướng dẫn cách kiểm soát chúng. Các khóa học cũng giúp nâng cao nhận thức về cảm xúc và hướng dẫn cách kiểm soát chúng. 
• Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến sự phát triển của các nhóm nhỏ bên trong công ty, có thể tích cực hoặc tiêu cực.