Một Giám đốc Tự động hóa hàng đầu có thể biến đổi doanh nghiệp của bạn — dưới đây là cách

Nội dung do IBM và TNW cung cấp

Các công ty không có chiến lược số hóa và tự động hóa có thể sẽ không tồn tại trong thập kỷ tiếp theo. Tại sao? Bởi vì nhiều tiến triển công nghệ đang tạo điều kiện để giải phóng nhân viên khỏi nhiều hoạt động hàng ngày, giúp họ tập trung vào những lĩnh vực có tác động lớn nhất đối với doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp chấp nhận tự động hóa có thể có khách hàng hạnh phúc hơn, nhân viên hài lòng hơn và hoạt động được tối ưu hóa. Từ các nhiệm vụ trong văn phòng đến kiểm tra các complex công nghiệp và các địa điểm sản xuất, có các công cụ và nền tảng để thu thập và phân tích nhiều loại dữ liệu, và thực hiện các hành động tự động hóa nhiệm vụ lặp lại trước đây đòi hỏi sự nỗ lực của con người.

Chỉ trong hai năm qua, đã xảy ra sự số hóa tương đương với mười năm qua trong các ngành công nghiệp khác nhau khi nhiều tổ chức nhận ra sự cần thiết của việc tự động hóa hoạt động của họ. Điều này nên là một tín hiệu cảnh báo cho những người chưa có chiến lược số hóa/tự động hóa.

Tuy nhiên, cơ hội lớn từ tự động hóa đến với những thách thức của riêng nó. Số lượng và đa dạng ngày càng tăng của các nhiệm vụ có thể tự động hóa cần sự giám sát và kế hoạch cẩn thận. Đây là lý do tại sao bạn nên xem xét việc bổ nhiệm một Giám đốc Tự động hóa (CAO), người sẽ có khả năng theo dõi chiến lược số hóa và tự động hóa của doanh nghiệp bạn, cung cấp cái nhìn toàn cảnh về hành trình số hóa và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đang trên đường đến thành công.

Công nghệ cơ bản

Sự hấp dẫn của tự động hóa đã tồn tại từ lâu, và doanh nghiệp đã tìm cách tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày. Nhưng có một số xu hướng gần đây đã góp phần vào sự bùng nổ cơ hội cho tự động hóa trong nhiều ngành.

“Trí tuệ nhân tạo rõ ràng là một xu hướng,” nói Dinesh Nirmal, Tổng quản lý tại IBM Data, AI và Automation. “Nó có thể giúp tự động hóa thông minh, dù là trong lĩnh vực IT hay kinh doanh.”

Trí tuệ nhân tạo đang giúp tự động hóa một loạt các nhiệm vụ, từ xử lý hình ảnh và tài liệu quét, tóm tắt tài liệu văn bản, tìm kiếm mối tương quan và cụm có ý nghĩa trong các bộ dữ liệu lớn, đến việc chép văn bản từ file âm thanh.

Doanh nghiệp cũng đang sử dụng trí tuệ nhân tạo trong các hoạt động IT, thường được gọi là AIOps, bao gồm phát hiện bất thường, liên kết sự kiện và đánh giá bán kính tác động khi một thành phần dịch vụ trở nên không khả dụng.

Một ví dụ thú vị là công ty logistics và vận chuyển J.B. Hunt, đã sử dụng phần mềm IBM Turbonomic để tự động hóa việc mở rộng tài nguyên đám mây và trên cơ sở. Đối với môi trường trên cơ sở, J.B. Hunt tự động hóa tất cả các hành động không gây rối 24/7 và mở rộng các hành động không sản xuất trong khoảng thời gian bảo dưỡng hằng đêm. Trong môi trường đám mây công cộng, nhóm đã sử dụng sự kết hợp của các đề xuất và các hành động tự động để quản lý tài nguyên của họ.

Số hóa không thể xảy ra mà không có tự động hóa.

Trong vòng 12 tháng, Turbonomic thực hiện gần 2,000 hành động điều chỉnh kích thước, giả sử can thiệp thủ công yêu cầu 20 phút cho mỗi hành động — đã giải phóng hơn 650 giờ của đội ngũ để tập trung vào các sáng kiến chiến lược.

“Một công nghệ khác là tự động hóa quy trình robot (RPA),” Nirmal nói. “Trong lĩnh vực kinh doanh, nhiều công nghệ được đưa ra để tự động hóa liên quan đến công việc.”

Nếu một công việc đòi hỏi giờ đồng hồ để nhập dữ liệu và nhấn nút thủ công, có khả năng lớn nó có thể tự động hóa thông qua RPA. Ngày nay, các tổ chức đang sử dụng RPA để tự động hóa một loạt các nhiệm vụ lặp lại trong văn phòng sau cùng, như trích xuất thông tin, di chuyển tệp tin và điền vào biểu mẫu. Sự kết hợp giữa RPA và AI đang giúp các tổ chức đưa tự động hóa lên mức độ cao hơn và xử lý các nhiệm vụ không thể được định nghĩa với luật rõ ràng.

Ví dụ, các công ty bảo hiểm đang sử dụng trí tuệ nhân tạo và RPA để tự động hóa quy trình xử lý báo cáo từ khách hàng. Một ứng dụng mà trước đây mất tuần để hoàn thành hiện nay có thể được xử lý trong vài giờ, nhờ vào các công nghệ RPA và AI. Một cách là với các thuật toán thị giác máy tính có thể đánh giá hư hại từ một bức ảnh về tai nạn và các công cụ xử lý tài liệu có thể trích xuất và lưu trữ nội dung của tài liệu quét.

Một xu hướng đáng chú ý thứ tư mà Nirmal nói đến là “khai thác quy trình.”

Khai thác quy trình là về việc xác định quy trình nào sẵn sàng để tự động hóa. ROI sẽ là bao nếu tôi tự động hóa quy trình này? Tôi tiết kiệm bao nhiêu thời gian và nguồn lực bằng cách tự động hóa quy trình đó? Quy trình còn có những điểm tiếp xúc nào khác?

Khai thác quy trình sử dụng thông tin từ hệ thống kinh doanh và IT cùng tương tác người dùng để cung cấp thông tin chính xác về cách quy trình và luồng công việc có thể được cải thiện trên toàn doanh nghiệp. Ví dụ, nếu việc cung cấp phần mềm đòi hỏi nhiều hành động và truyền tệp tin qua nhiều nền tảng khác nhau, khai thác quy trình giúp tổ chức ghi chép những bước đó, xây dựng chúng thành biểu đồ, theo dõi hiệu suất của chúng và tìm cách tối ưu hóa và cải thiện chúng.

Một trường hợp nghiên cứu thú vị là BlueShore Financial, một hợp tác xã tín dụng Canada đã hợp tác với IBM để số hóa và tự động hóa hoạt động của mình. Ban đầu, IBM giúp BlueShore số hóa hồ sơ của 40,000 khách hàng và chuyển hoàn toàn sang không giấy, tiết kiệm cho công ty 7,000 feet vuông không gian lưu trữ. Sự số hóa sau đó dẫn đến tự động hóa các luồng công việc và quy trình kinh doanh phức tạp liên quan đến việc nhận dạng, gia hạn thế chấp, kiểm toán, và nhiều hơn nữa.

Vai trò của Giám đốc Tự động hóa là gì?

“Tự động hóa hỗ trợ mọi khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp,” Nirmal nói. “Đó là lý do tại sao mỗi doanh nghiệp cần một Giám đốc Tự động hóa để tập trung vào việc số hóa doanh nghiệp để làm hài lòng khách hàng và giúp tạo thêm doanh nghiệp.”

Nirmal so sánh vai trò của CAO với Tổng Giám đốc Dữ liệu (CDO). Trước khi có CDO, tổ chức giữ một lượng dữ liệu mơ hồ, phân tán trên các silo và hệ thống khác nhau. Vai trò của CDO là xây dựng các công cụ và chiến lược phù hợp để cung cấp một cái nhìn thống nhất về dữ liệu của tổ chức. CDO trở nên quan trọng trong các lĩnh vực như thông tin doanh nghiệp, khoa học dữ liệu, và học máy, cần phải lấy và xử lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau trên toàn doanh nghiệp.

Điều này thực sự có thể cải thiện tinh thần làm việc và năng suất của nhân viên.

Tương tự, CAO có cái nhìn toàn diện qua các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp và tìm kiếm những cơ hội tốt nhất cho việc số hóa và tự động hóa. Ví dụ, trong sản xuất, CAO có thể giúp xác định làm thế nào thị giác máy tính có thể hỗ trợ tự động hóa việc phát hiện khiếm khuyết. Trong dịch vụ tài chính, CAO có thể giúp tìm ra sự kết hợp phù hợp của các công cụ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại trong văn phòng sau cùng. Theo Nirmal:

Một doanh nghiệp thường là một hệ thống lớn của các quy trình phức tạp trong lĩnh vực kinh doanh và IT. Chúng ta cần một người làm việc hợp tác với Tổng Giám đốc Biến đổi, Tổng Giám đốc Chiến lược, Tổng Giám đốc Dữ liệu, và những người khác để đưa số hóa lên hàng đầu. Tôi tin rằng sự tập trung của CAO cần phải là vào việc số hóa doanh nghiệp. Số hóa không thể xảy ra mà không có tự động hóa.

Tự động hóa đang tiến vào mọi bộ phận. Theo Chỉ số sự Thụ động Toàn cầu của AI của IBM, các công ty đang sử dụng tự động hóa trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm quy trình IT, quy trình kinh doanh, tiếp thị và bán hàng, kế hoạch tài chính và phân tích, v.v.

Tại IBM, Nirmal đã giúp nhiều khách hàng chuyển qua quá trình số hóa và tự động hóa và hiểu giá trị của việc bổ nhiệm một CAO. Anh ấy nhìn thấy ba điểm chung trong những lợi ích mà những tổ chức này đã đạt được.

Một là tối ưu hóa nguồn lực trong doanh nghiệp. Hai là năng suất — tôi thật sự tin rằng điều này đẩy mạnh một lượng lớn năng suất trong doanh nghiệp mà bạn không thể có được nếu không có. Và ba là khả năng quan sát toàn diện của doanh nghiệp của bạn, và cách bạn đang số hóa doanh nghiệp của mình qua các ngành khác nhau.

Mặt con người trong tự động hóa

Nirmal nói, “Tôi nghĩ rằng tự động hóa đưa doanh nghiệp vào một định dạng ổn định hơn sẽ giúp họ trở nên linh hoạt hơn, cho phép họ thực hiện công việc có ý nghĩa hơn.”

Ví dụ, từ góc độ năng suất của nhân viên, các công cụ tự động hóa đúng có thể giảm gánh nặng của các nhiệm vụ lặp lại và giúp nhân viên tập trung vào những công việc có ý nghĩa hơn, như đổi mới.

“Nhiều khi, tự động hóa cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao,” Nirmal nói. “Đối với nhân viên, lợi ích lớn là nó giải phóng họ khỏi các công việc hằng ngày và giúp họ nhìn nhận vấn đề từ góc độ đổi mới hoặc phân biệt. Điều này thực sự có thể cải thiện tinh thần làm việc và năng suất, tối ưu hóa, v.v.”

Nhưng rõ ràng, mục tiêu lớn nhất mà mọi doanh nghiệp sẽ phải tập trung vào là cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

“Sản phẩm cuối cùng là cách bạn giúp tạo ra khách hàng hài lòng. Đối với tôi, để đạt được điều đó bạn cần có tự động hóa,” Nirmal nói.

Anh ấy nhìn nhận điều này như là tương lai của doanh nghiệp, điều này sẽ làm cho vai trò Giám đốc Tự động hóa trở nên quan trọng đối với sự thành công.

Thập kỷ tiếp theo là về tự động hóa thông minh. Doanh nghiệp sẽ phải đầu tư vào tự động hóa để tồn tại và thành công, hoặc họ có thể không tồn tại. Đó là một tuyên bố sâu sắc, nhưng tôi nghĩ nó rất quan trọng vì đối thủ của bạn sẽ đầu tư vào nó. Nó thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn không có khách hàng hài lòng, bạn rõ ràng không đủ điều kiện để chiến thắng.