Mục tiêu S.M.A.R.T - Phương pháp thiết lập mục tiêu rõ ràng và hiệu quả.

Thuật ngữ S.M.A.R.T lần đầu tiên xuất hiện trong ấn phẩm 'Management Review' của George T. Doran vào tháng 11 năm 1981. Điểm mạnh của mục tiêu SMART là tính dễ hiểu và khả năng xác định rõ thời điểm hoàn thành. Tiêu chí này thường gắn liền với lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker.

Mục tiêu SMART là các mục tiêu cụ thể, được đặt ra để đạt được trong khoảng thời gian xác định. Chúng cần được thiết lập cẩn thận để đạt hiệu quả tối ưu. 'SMART' là từ viết tắt chỉ các đặc điểm quan trọng của mục tiêu.

Câu chuyện về sự hình thành

Trong số tháng 11 năm 1981 của tạp chí 'Management Review', George T. Doran đã viết một bài có tiêu đề 'There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives.' (Phương pháp S.M.A.R.T để viết các mục tiêu và chỉ tiêu quản lý).

Bài viết đề cập đến tầm quan trọng của việc đặt ra mục tiêu và những thách thức trong việc xác định mục tiêu và chỉ tiêu quản lý.

'Làm thế nào để viết các mục tiêu có ý nghĩa?' - tức là, xây dựng một tuyên bố về kết quả cần đạt được. Các nhà quản lý thường bối rối bởi những thông tin từ các hội thảo, sách báo, tạp chí, và các chuyên gia. Vì vậy, tôi gợi ý rằng khi viết mục tiêu hiệu quả, các lãnh đạo, quản lý và giám sát viên nên nghĩ đến từ viết tắt SMART. Mỗi mục tiêu của công ty, phòng ban, và bộ phận nên đáp ứng các tiêu chí (SMART).' - George T. Doran

Các tiêu chí cấu thành

'S.M.A.R.T' được hình thành từ chữ cái đầu tiên của 5 tiêu chí bao gồm:

Specific (Rõ ràng)

Tiêu chí rõ ràng nghĩa là tập trung vào một lĩnh vực cụ thể để cải thiện dịch vụ.

Khi thiết lập mục tiêu, cần làm rõ những gì muốn đạt được. Sử dụng mô hình câu hỏi '5W+1H' để mục tiêu trở nên rõ ràng hơn:

Điều gì (What) - Xác định chính xác những gì chúng ta muốn đạt được

Ai (Who) - Xác định các cá nhân cần tham gia để hoàn thành mục tiêu

Thời điểm nào (When) - Xác định thời hạn hoàn thành mục tiêu

Nơi nào (Where) - Xác định địa điểm hoặc sự kiện liên quan

Tại sao (Why) - Mục đích của mục tiêu là gì?

Cách thức

Measurable (Có thể đo lường)

Tiêu chí đo lường được nghĩa là thiết lập các chỉ số cụ thể hoặc đề xuất các phương pháp định lượng tiến độ.

Tiêu chí 'có thể đo lường' giúp theo dõi và đánh giá sự tiến triển của mục tiêu. Câu hỏi 'Chỉ số nào sẽ được dùng để xác định mục tiêu đã hoàn thành?' có thể làm cho mục tiêu trở nên dễ đo lường hơn.

Attainable (Có thể đạt được)

Tiêu chí có thể đạt được liên quan đến việc phân bổ nguồn lực và nhân lực hợp lý.

Tiêu chí này nhấn mạnh sự quan trọng của mục tiêu và các bước cần thiết để đạt được. Đôi khi, điều này có thể yêu cầu phát triển kỹ năng mới và thay đổi cách tiếp cận.

• Các bước để đạt được mục tiêu
• Đảm bảo có đủ công cụ và kỹ năng cần thiết
• Nếu không có, hãy xác định các yếu tố cần thiết để đạt mục tiêu.

Relevant (Phù hợp)

Tiêu chí 'phù hợp' yêu cầu kết quả đạt được phải thực tế và dựa trên các nguồn lực hiện có, đồng thời phù hợp với khả năng thực tế của cá nhân.

Time-bound (Có thời hạn)

Tiêu chí 'quản lý thời gian' yêu cầu xác định thời điểm cụ thể để đạt được kết quả mong muốn.

Để đảm bảo thành công trong việc đạt được mục tiêu, cần thiết lập một lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn, từng hạng mục và mục tiêu nhỏ.

Cần lưu ý rằng không phải tất cả các mục tiêu đều phải được định lượng ở mọi cấp quản lý. Trong một số tình huống, việc định lượng, đặc biệt là ở cấp quản lý trung, có thể không khả thi. Các nhà quản lý và doanh nghiệp có thể phải đánh đổi lợi ích của mục tiêu khác để đạt được sự định lượng chính xác. Do đó, sự kết hợp giữa mục tiêu và kế hoạch hành động là rất quan trọng. Quản lý nên chú trọng vào hai vấn đề này một cách nghiêm túc.

Ví dụ minh họa

Mục tiêu: Tôi muốn hoàn thành dự án này

• Cụ thể: Nhiều người dùng hiện đang truy cập trang web của chúng tôi qua thiết bị di động. Do trang web không đáp ứng, trải nghiệm khách hàng kém. Tôi dự định phát hành một ứng dụng di động cho trang web công ty trước cuối tháng 6, yêu cầu sự tham gia của nhóm phát triển phần mềm, thiết kế và tiếp thị.
• Có thể đo lường: Việc phát triển ứng dụng di động cần nhiều tài nguyên. Để có giá trị, tôi mục tiêu đạt 50.000 lượt cài đặt trong sáu tháng sau khi ra mắt và tỷ lệ chuyển đổi 5% từ người dùng ứng dụng di động.
• Có thể đạt được: Các bộ phận liên quan đã sẵn sàng tham gia vào việc phát triển ứng dụng di động. Tôi cần quản lý dự án và thiết lập các mốc quan trọng để duy trì động lực và đạt được mục tiêu.
• Phù hợp: Cải thiện trải nghiệm khách hàng trên thiết bị di động là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty trong năm nay.
• Giới hạn thời gian: Để đạt được 50.000 lượt cài đặt và tỷ lệ chuyển đổi 5% vào cuối năm tài chính, ứng dụng cần được phát hành vào quý 2 và thực hiện chiến dịch tiếp thị mạnh mẽ kéo dài đến cuối năm.

Mục tiêu: Tôi muốn nâng cao hiệu suất làm việc của mình

• Cụ thể: Tôi đã nhận được đánh giá thấp về kỹ năng sử dụng PowerPoint trong lần đánh giá gần đây. Để cải thiện, tôi cần học cách sử dụng PowerPoint hiệu quả và thực hành qua việc tạo nhiều bản trình bày khác nhau. Tôi muốn trở nên thành thạo với PowerPoint để chuẩn bị cho lần đánh giá tiếp theo sau sáu tháng.
• Có thể đo lường được: Khi đến kỳ đánh giá tiếp theo, tôi sẽ có khả năng tạo các bài thuyết trình bao gồm biểu đồ, hình ảnh và các phương tiện khác trong vài giờ. Tôi cũng sẽ có thể sử dụng và thiết kế các mẫu trong PowerPoint một cách hiệu quả mà đồng nghiệp của tôi có thể sử dụng được.
• Có thể đạt được: Nâng cao kỹ năng PowerPoint là bước quan trọng để thăng tiến trong sự nghiệp và nhận được đánh giá tốt hơn. Tôi có thể dành thời gian hàng tuần để học qua các hướng dẫn và có thể tham gia lớp học trực tuyến để học các kỹ năng mới. Tôi cũng có thể xin các mẹo từ đồng nghiệp và người quản lý.
• Phù hợp: Việc sử dụng PowerPoint hiện đang chiếm 25% công việc của tôi. Khi tôi thăng tiến trong công ty, tôi sẽ cần dành 50% thời gian để tạo các bài thuyết trình. Tôi đam mê sự nghiệp của mình và mong muốn phát triển trong công ty.
• Giới hạn thời gian: Trong sáu tháng tới, tôi cần thành thạo PowerPoint để giảm tỷ lệ công việc từ 40% xuống còn 25% khối lượng công việc của mình.

Các định nghĩa tương tự

Mỗi chữ cái trong 'S.M.A.R.T' có thể đại diện cho các thuật ngữ khác nhau tùy theo ngữ cảnh và cách sử dụng.

Một số cách kết hợp các từ có thể dẫn đến sự trùng lặp và chồng chéo, như từ 'attainable' và 'realistic', hoặc 'appropriate' và 'relevant'.

Những ý kiến trái chiều

Một số người không coi 'mục tiêu SMART' là công cụ hiệu quả cho việc thiết lập mục tiêu. Họ cho rằng phương pháp SMART không phù hợp với các mục tiêu dài hạn vì thiếu sự linh hoạt khi hoàn cảnh thay đổi.

Hơn nữa, có những người nghi ngờ về khả năng thành công của 'mục tiêu SMART' vì họ cho rằng phương pháp này không tạo ra cảm giác cấp bách hoặc động lực cần thiết. Họ đặt câu hỏi liệu phương pháp SMART có thực sự thúc đẩy hành động và sáng tạo hay chỉ làm giảm động lực và kìm hãm sự sáng tạo.