[MyBook] Đánh Giá Sách “101 Bí Quyết Xử Lý Nhân Viên”: Thu Hút Nhân Viên Khó Tính Một Cách Dễ Dàng

Trong một khảo sát năm 2008 tại hơn 2,000 doanh nghiệp ở tiểu bang Washington, đã chỉ ra rằng kỹ năng mềm là yếu tố quan trọng nhất trong việc mô tả năng lực và phương pháp làm việc của mỗi người. Chuyên gia đồng lòng rằng 60% thành công trong công việc phụ thuộc vào kỹ năng mềm. Do đó, việc rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm đồng nghĩa với việc tăng cơ hội thành công. Điều này áp dụng không chỉ cho nhân viên văn phòng mà còn cho tất cả mọi người.

Vậy làm thế nào để rèn luyện những kỹ năng đó?

Hiện nay, có nhiều khóa học ngắn giúp bạn hiểu và thực hành các kỹ năng mềm này. Mặc dù thời gian có hạn, nhưng ngay cả với những người làm việc 8 tiếng mỗi ngày hoặc hơn thì việc dành thời gian để học cũng rất quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, cuốn sách “101 Bí Quyết Xử Lý Nhân Viên” xuất hiện để hỗ trợ bạn. Dù chỉ là 15 phút trước khi đi ngủ hoặc trong giờ nghỉ trưa tại nơi làm việc, bạn cũng có thể nâng cao kỹ năng ứng xử của mình. Hơn nữa, điều quan trọng là bạn có thể thực hành những gì đã học một cách thực tế ngay tại nơi làm việc của mình. Đây chắc chắn sẽ là một công cụ quý giá mỗi khi bạn cần.

Chúng ta cần biết cách thích ứng với sếp cũng như đối xử đúng mực với nhân viên. Mặc dù không phải lúc nào cũng dễ dàng nhưng việc thay đổi suy nghĩ và quan điểm của nhân viên về chúng ta cũng không phải là điều không thể. Tin tôi đi, cuốn sách này sẽ khiến bạn hứng thú!

Dưới đây là một số tình huống thường gặp trong cuộc sống và cách giải quyết:

Khi nhân viên của bạn còn trẻ trâu, thiếu kinh nghiệm

Những người thiếu sự chín chắn thường khó tập trung vào công việc và không chịu áp lực tốt. Họ thường phản ứng chậm trước những tình huống khó khăn và thường hành động quá vội vàng khi cần phải giải quyết vấn đề. Điều này đe dọa đến sự thành công của công ty cũng như tâm trạng của những người quản lý họ.

Hãy luôn quan tâm và giao nhiệm vụ cho họ một cách rõ ràng nhất có thể. Tuy nhiên, các sếp cũng cần động viên và hướng dẫn những nhân viên trẻ trâu này thường xuyên, để họ có thể hòa mình vào môi trường công ty một cách hiệu quả.

Những người trẻ trâu thường thiếu trách nhiệm, không biết đánh giá giá trị cụ thể của công việc và chưa xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp của mình: là kiếm tiền, đạt được danh vọng hay thỏa mãn niềm đam mê. Mặc dù họ tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nhưng cũng có thể làm mất đi sự nghiêm túc cần thiết. Họ khiến sếp không tin tưởng để giao cho họ những nhiệm vụ quan trọng.

Nhân viên của bạn bắt đầu thể hiện dấu hiệu suy giảm tinh thần

Một nhân viên có dấu hiệu suy giảm tinh thần: lười biếng, thường xuyên nghỉ làm, thiếu sự quan tâm đến các hoạt động nhóm, năng suất giảm sút và thường xuyên mắc phải lỗi trong công việc... Trong trường hợp này, người lãnh đạo cần tìm cách khuyến khích và nâng cao tinh thần làm việc của họ.

Nhận biết dấu hiệu của nhân viên gặp vấn đề

Nếu bạn thấy nhân viên bỗng dưng trở nên suy giảm tinh thần, bạn có thể tìm hiểu nguyên nhân không? Có một số lý do cơ bản sau:

• Nhân viên mới trải qua sự kiện tiêu cực nào đó
• Một nhân viên được thăng chức trong khi nhiều người không hài lòng
• Nhân viên vừa tranh cãi với cấp trên
• Nhân viên phải làm thêm giờ quá nhiều
• Công việc của anh ta không được đánh giá cao
• Điều kiện làm việc không tốt
• Anh ta bị giám sát quá chặt chẽ, can thiệp quá sâu vào quá trình làm việc
• Anh ta bị giám sát quá lỏng lẻo, không được hướng dẫn
• Gia đình gặp khó khăn

Xử lý vấn đề

Có nhiều cách giải quyết, nhưng cách dễ nhất và nhanh nhất để tìm ra nguyên nhân của vấn đề là trò chuyện với nhân viên đó. Hãy hỏi anh ta đang gặp khó khăn ở điểm nào và bạn sẽ giúp đỡ anh ta. Hãy thể hiện sự quan tâm của bạn. Nhân viên thường nghĩ rằng lãnh đạo không có đủ thời gian để quan tâm đến công việc và cuộc sống của họ, vì vậy lãnh đạo cũng thường không để ý đến tâm trạng của nhân viên. Vậy làm thế nào để chứng tỏ sự quan tâm của bạn?

Bắt đầu bằng cách gọi tên đúng của nhân viên đó. Sau đó, mỗi khi có cơ hội, hãy hỏi ý kiến của anh ta thay vì chỉ đưa ra hướng dẫn. Điều này khích lệ sự sáng tạo của nhân viên. Hãy hỏi anh ta cảm thấy thế nào. Chúng ta có thể thể hiện sự quan tâm đến nhân viên mà không cần phải đi quá sâu vào cuộc sống cá nhân của họ.

Tạo điều kiện để nhân viên đáp ứng: Họ cần biết rõ mục tiêu và khả năng của mình để thích ứng và phát triển.

Luôn tạo cơ hội để nhân viên nhận ra sự đánh giá công bằng từ bạn. Khen ngợi khi công việc được thực hiện tốt, và dám thẳng thắn chỉ ra điểm cần cải thiện. Đồng thời, đề ra mục tiêu và kế hoạch phát triển cũng như khuyến khích họ góp ý.

Chia sẻ: Dành thời gian ngoài giờ để trò chuyện cùng nhân viên, lắng nghe về cuộc sống gia đình và quan tâm đến họ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về tình hình cá nhân của họ, ai đang gặp khó khăn, ai đang cố gắng vươn lên trong công việc.

Hiểu và chia sẻ với nhân viên sẽ giúp họ vượt qua những khó khăn và tìm ra lối đi mới, từ đó thoát ra khỏi tình trạng uể oải.

Đừng đánh giá nhân viên của bạn một cách tiêu cực

Với sự biến động liên tục trong doanh nghiệp, đặc biệt là việc cắt giảm nhân lực, việc quản lý những người có nguy cơ trở thành 'kẻ gây bất hòa' ngày càng trở nên khó khăn hơn.

Dưới đây là một số gợi ý thực tế cho bạn:

Cẩn trọng trước nguy cơ rò rỉ thông tin

Tình trạng này thường xảy ra với nhân viên dễ bị ảnh hưởng tinh thần. Để giảm thiểu tình hình này, cần tạo ra mối quan hệ nội bộ mạnh mẽ và gần gũi, đặc biệt giữa quản lý và nhân viên.

Tuy nhiên, không thể hoàn toàn ngăn chặn sự rò rỉ thông tin. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần chú ý đến các yếu tố như truyền thông đại chúng, xu hướng và trang web, khi soạn thảo các thông điệp nội bộ, đánh giá hiệu suất công việc, thậm chí cả các tin nhắn chúc mừng...

Xây dựng kênh phản hồi nội bộ để mọi người có thể chia sẻ cảm xúc của mình

Truyền đạt trực tiếp thông tin mà dễ bị trích dẫn sai hoặc hiểu lầm

Việc truyền đạt này sẽ giảm thiểu khả năng gây ra những sai lầm nghiêm trọng. Đồng thời, nó cũng thay đổi góc nhìn từ 'anh ta/cô ta nói' sang 'tôi nói'. Kẻ xấu đều hiểu rằng nếu không có chứng cứ, thì mọi lời buộc tội hoặc chỉ trích họ đều không có hiệu lực, họ không có thông tin nào để chống lại công ty.

Hòa hợp với những người phản đối bằng cách kêu gọi họ tham gia vào các hoạt động chung

Phương pháp này không mới. Hãy chỉ định một chuyên viên truyền thông để làm sáng tỏ và chấm dứt tư duy tiêu cực giữa các bộ phận trong công ty, hoặc chỉ định một cổ đông có thái độ phản đối mạnh mẽ vào hội đồng quản trị. Những người này luôn mong muốn quyền lực và tôn trọng. Ngoài ra, cách này cũng giúp bạn tránh được việc những người này phản đối công ty sau khi họ không còn giữ vị trí hoặc bị giáng chức.

Nói lên sự thật

Khi các hoạt động tiêu cực tăng lên, các thành viên trong tổ chức thường cảm thấy bất an, bị cô lập hoặc hoang mang. Hãy xác định rõ nguyên nhân của những lo ngại đó và giải quyết chúng. Nếu lo ngại là mất việc, hãy nói lên sự thật về thông tin bạn đã có. Cam kết thông báo khi có thêm thông tin cụ thể và chính xác, và hãy giữ lời hứa. Những phản hồi này sẽ làm dịu đi sự bất an và giảm bớt lo lắng, giúp mọi người trong tổ chức lấy lại sự tự tin.

Đập tan những nơi trú ẩn

Ở mọi cấp bậc làm việc, luôn có những người muốn tránh xa để đảm bảo an toàn cho bản thân. Việc họ tham gia vào xu hướng hoạt động chung của tổ chức sẽ tăng cường tinh thần đoàn kết, tinh thần tập thể. Áp lực từ một cộng đồng có thể ngăn chặn những người thường xuyên gây rối.

Hãy ghi nhớ những thành tựu quan trọng

Những thành tựu đó có thể là sự phục hồi về lợi nhuận. Hãy tận dụng cơ hội này để chia sẻ thành quả với toàn bộ nhóm. Việc tạo biểu tượng là một chiến lược truyền thông vô cùng hiệu quả.

Mỹ thuật đáp lại khiếu nại của nhân viên

Làm quản lý, bạn không thể tránh khỏi việc phải đối mặt với những phàn nàn từ cấp dưới. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể làm theo ý muốn của tất cả. Điều đó là cơ hội để bạn thể hiện năng lực quản lý chuyên nghiệp của mình.

Trong sự nghiệp quản lý, bạn sẽ đối mặt với những phàn nàn trực tiếp từ nhân viên. Bạn không cô đơn trong việc tự hỏi làm thế nào để giao tiếp với cấp dưới. Điều tồi tệ nhất mà bạn có thể làm, chắc chắn là không làm gì cả. Nếu bạn không thể cho nhân viên thấy bạn quan tâm đến họ và đang cố gắng giải quyết vấn đề của họ, họ sẽ không tôn trọng phong cách lãnh đạo của bạn. Đó là lý do tại sao bạn cần chia sẻ với nhân viên khi họ phàn nàn. Và điều quan trọng là bạn phải cho họ biết bạn lắng nghe và có thể hiểu được tình hình của họ.

Đáp lại khiếu nại của nhân viên với phương pháp 'Cảm nhận, Cảm xúc và Phát hiện' (3F: Feel, Felt, Found)

Một cách để thể hiện sự hiểu biết với nhân viên là áp dụng phương pháp này trong nhiều tình huống khác nhau trong kinh doanh, thậm chí là trong bán hàng. Lý do cho tính hiệu quả của nó là nó cho phép người khác thấy bạn hiểu cảm xúc của họ, bạn có thể phản đối nhưng cũng có thể thấy được cách giải quyết vấn đề đó. Phương pháp này được minh họa cụ thể như sau: 'Tôi hiểu cảm xúc của bạn về vấn đề này. Nhiều người cũng đã trải qua những cảm xúc tương tự như bạn. (Bằng cách này, bạn đã làm giảm đi sự phản đối của họ. Bạn không tranh luận, mà đồng tình với họ). Nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, bạn biết chúng tôi đã phát hiện ra điều gì không? Đó là…

Nếu phương pháp trên không phát huy hiệu quả thì sao?

Có thể nhân viên sẽ không đồng ý với quan điểm của bạn. Áp dụng phương pháp 3F cũng là một lựa chọn, nhưng nó chỉ là một công cụ và không phải lúc nào cũng thích hợp. Sử dụng đúng cách, nó sẽ làm cho nhân viên cảm thấy bạn ít nhất là quan tâm đến vấn đề của họ, nhưng cũng giúp họ nhận ra rằng vấn đề đó có thể được giải quyết một cách hợp lý. Việc này phụ thuộc vào việc bạn quyết định vấn đề nào dưới tầng lớp bạn có thể tự giải quyết. Nếu không có cách giải quyết khác, hãy thông báo vấn đề cho người quản lý của nhân viên và nếu vấn đề tiếp tục ảnh hưởng đến công việc của họ, hãy báo cáo lại trong vòng một tuần. Bạn không muốn bỏ qua các vấn đề của nhân viên, nhưng cũng không muốn họ liên tục mang những vấn đề mà họ cũng có thể tự giải quyết đến bạn.

Theo thời gian, nhân viên thường sẽ tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ hoặc nhận ra rằng nó không quan trọng như họ nghĩ ban đầu. Ngoài ra, chỉ cần nhận ra (và chắc chắn làm cho nhóm của bạn nhận ra) rằng không có gì là hoàn hảo trong công việc. Sẽ không bao giờ đủ tiền, đủ thời gian… và bạn nên kiềm chế hơn là phàn nàn về những gì bạn không thể có.

Có góc nhìn khác về khiếu nại

Khiếu nại từ nhân viên là điều không thể tránh khỏi và đôi khi không dễ dàng biết cách phản ứng. Sử dụng phương pháp 3F là một cách để sắp xếp suy nghĩ của bạn và cũng là cách tuyệt vời để thể hiện sự quan trọng của nhân viên trong mắt bạn. Hãy thử áp dụng phương pháp này lần tới nếu bạn gặp nhân viên nào đó đang chán nản, than phiền. Bạn sẽ bất ngờ với cách mà nó khiến nhân viên của bạn nhận ra bạn hiểu họ như thế nào.

Tạo ra nhiều cơ hội giao lưu hơn cho nhân viên thông qua các hoạt động tập thể vui vẻ tại nơi làm việc. Đừng đặt áp lực hoặc điều tra, thay vào đó, động viên và lắng nghe ý kiến chuyên môn của họ. Niềm tin của sếp cũng là động lực cho nhân viên.

Đánh giá chi tiết từ Thu - MyBook