[MyBook] Đánh Giá Sách “Nguyên Tắc Thiết Kế Slide Theo Tiêu Chuẩn TED”: Đừng Để Slide Làm Cho Khán Giả Buồn Ngủ

Một điều đặc biệt là các doanh nghiệp thường chi tiêu một khoản tiền lớn vào quảng cáo và thiết kế logo cũng như không gian văn phòng để tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng. Tuy nhiên, khi thuyết trình giới thiệu về công ty được diễn ra, thường thất bại hoàn toàn do những lỗi ngớ ngẩn trong việc thiết kế slide như slide màu mè hoặc chữ quá nhỏ, khiến cho thuyết trình trở nên nhạt nhẽo và không thu hút.

Không may mắn cho các nhà thuyết trình, khán giả thường đánh giá người diễn thuyết cũng như bài thuyết trình dựa trên chất lượng của slide. Nếu slide được thiết kế đẹp mắt và chất lượng cao, khán giả sẽ hứng thú hơn. Ngược lại, nếu slide được thiết kế một cách cẩu thả, khán giả sẽ có cảm giác thuyết trình không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Mặc dù chất lượng bài thuyết trình và slide không ảnh hưởng trực tiếp lẫn nhau, nhưng chúng ảnh hưởng đến hiệu quả của bài thuyết trình.

Cuốn sách về Nguyên Tắc Thiết Kế Slide Theo Tiêu Chuẩn TED không chỉ là một cuốn sách về cách thiết kế slide mà còn là một tài liệu tổng quan về những yếu tố quan trọng cần thiết cho một bài thuyết trình thành công. Dù không đề cập chi tiết vào việc thiết kế, nhưng cuốn sách tập trung vào những nguyên tắc cốt lõi, cung cấp các ví dụ cụ thể từ các bài thuyết trình TED talk nổi tiếng, và đề xuất những nguyên tắc mà bạn có thể áp dụng để tạo ra những slide thu hút và sống động.

Mặc dù cuốn sách không cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thiết kế slide, nhưng nếu bạn tuân thủ đúng các nguyên tắc trong sách, bạn có thể làm cho bài thuyết trình của mình tốt hơn 90% so với các diễn giả khác - nói cách khác, bài của bạn sẽ thuộc vào top 10% bài thuyết trình chất lượng nhất.

Theo Akash Karia - tác giả cuốn sách, một diễn giả đã từng nhận nhiều giải thưởng và cũng là một huấn luyện viên về hiệu suất công việc - đã chỉ ra rằng để có một buổi thuyết trình chuẩn và hấp dẫn, không cần phải có những slide quá hoàn hảo, lấp lánh hoặc những animation phức tạp. Điều quan trọng nhất là đưa ra những gì cần thiết cho một buổi thuyết trình đầy ý nghĩa. Ông đã đề xuất ba bước cơ bản cho một buổi thuyết trình thành công: 1- Đưa ra thông điệp của bạn; 2 - Thiết kế Slide; 3 - Chuẩn bị cho buổi thuyết trình.

Đưa ra thông điệp

Lời khuyên đầu tiên mà tác giả Akash Karia đưa ra là tìm ra thông điệp cốt lõi của bài thuyết trình. Thông điệp cốt lõi là ý tưởng quan trọng nhất mà người thuyết trình muốn truyền đạt cho khán giả. Thông điệp cốt lõi không nên quá dài để giữ được sự tập trung của người nghe. Ví dụ, trong lĩnh vực Marketing, thông điệp quảng cáo thường không nên dài quá 7-9 từ, vừa đủ để gây ấn tượng và dễ nhớ.

Thông điệp cốt lõi trong bài thuyết trình đóng vai trò quan trọng vì nó giúp người thuyết trình quyết định những nội dung nào cần giữ lại và loại bỏ.

Một lỗi phổ biến mà đến 90% các bài thuyết trình gặp phải là không xác định rõ đối tượng mục tiêu. Đối tượng mà bài thuyết trình hướng đến không chỉ là bản thân người thuyết trình hoặc doanh nghiệp của họ, mà còn là khán giả. Sử dụng quá nhiều từ ngữ như “tôi”, “chúng tôi” có thể làm thay đổi đối tượng của bài thuyết trình và làm mất tính hấp dẫn. Vì vậy, lời khuyên là 'Đừng tập trung vào bản thân'; đơn giản là thay đổi từ ngữ thành “bạn”, “của bạn” hoặc “các bạn”.

Trình bày slide

Người trình bày thường mắc phải nhiều sai sót khác nhau trong các slide của họ như: số lượng slide quá ít cho một bài nói, thiếu hình ảnh minh họa, quá nhiều chữ trên một slide, thiếu sự nhất quán giữa các slide,... Để khắc phục những vấn đề này, Akash Karia đề xuất 10 bước để tạo ra một bộ slide xuất sắc gồm 2 phần chính: chuẩn bị ý tưởng và trình bày slide.

Thường thì, mọi người thường ngay lập tức bắt đầu làm slide trên PowerPoint, vì vậy, đôi khi họ sao chép toàn bộ đoạn văn bản từ tài liệu Word vào slide. Kết quả là tạo ra một cái gọi là “slideument” (sự kết hợp của slide và tài liệu - một thuật ngữ do chuyên gia thiết kế bài thuyết trình Garr Reynold sáng tạo ra).

Những gì người trình bày thực sự cần làm lúc này là viết hết các ý tưởng lên giấy (một tờ giấy trắng và một cây bút), sau đó phác thảo nhanh chóng tất cả các ý tưởng và điểm chính. Đây là bước sáng tạo trong quá trình thiết kế bài thuyết trình.

Dù đó là một cuộc họp nhóm theo kế hoạch ... hoặc một buổi brainstorm (một cuộc họp tự nhiên kéo dài khoảng 20-30 phút với những đồng nghiệp sáng tạo nhất) để thu thập ý tưởng từ giai đoạn đầu cũng có thể mang lại nhiều lợi ích lớn.

Kỹ thuật brainstorming là phương pháp hiệu quả để tạo ra ý tưởng và các giải pháp sáng tạo.

Tiếp theo là lựa chọn những ý tưởng tốt nhất từ quá trình brainstorming. Chỉ chọn những ý tưởng chính - những ý tưởng cần thiết để truyền đạt thông điệp cốt lõi và loại bỏ tất cả những ý tưởng khác. Vẽ biểu đồ, đồ thị, hình vẽ, tranh ảnh,... tượng trưng cho ý tưởng đó trên slide.

Nếu bạn phải sử dụng slide, hãy làm cho nó đơn giản đến mức cả trẻ con cũng có thể hiểu được. Chỉ cần một hình ảnh hoặc một bức tranh không có chữ nào là tốt nhất. Bởi vì như vậy, các slide sẽ có thể tác động trực tiếp vào nhận thức của người xem, giúp người thuyết trình kiểm soát sự tập trung của khán giả một cách dễ dàng.

Sử dụng quá nhiều gạch đầu dòng và chữ trong slide sẽ làm cho người nghe bị phân tâm, thay vì lắng nghe người thuyết trình, họ sẽ chọn đọc slide. Như diễn giả chuyên nghiệp Carig Valentine từng nói, “Nếu bạn và slide của bạn đều truyền đạt cùng một thông điệp, thì không cần thiết phải có cả hai.”. Vì vậy, việc sử dụng hình ảnh trực quan dễ hiểu hoàn toàn được khuyến khích, Seth Godin đã đưa ra một công thức: Lấp đầy slide với những hình ảnh lớn kèm ít hoặc không có chữ. Sử dụng hình ảnh như một điểm tập trung cho những gì bạn muốn truyền đạt.

Sau khi đã thiết kế ý tưởng và nội dung cho các slide, vấn đề tiếp theo là trình bày chúng như thế nào, có rất nhiều điều cần lưu ý như: hình ảnh, font chữ, màu sắc,... Một trong những “sự thật hiển nhiên” và tự nhiên là được khuyến khích ở đây là sử dụng hình ảnh tràn mép sẽ tạo ra hiệu ứng tốt hơn từ dưới sân khấu, trong hội họa hoặc nhiếp ảnh có một nguyên tắc thú vị có thể giúp ích cho người thuyết trình là nguyên tắc 1/3 hay tỷ lệ 2/5 trong hội họa, đây là những tỷ lệ vàng mà não bộ con người dễ bị kích thích mạnh mẽ khi nhìn vào, trong một slide, khi đặt các dòng chữ thông điệp ở 4 vị trí đó sẽ giúp cho khán giả nhanh chóng hiểu được những điều bạn muốn truyền đạt.

Chuẩn bị cho bài thuyết trình

Việc cuối cùng để hoàn thiện giai đoạn chuẩn bị cho buổi thuyết trình là tập luyện nói với slide, điều này sẽ giúp tăng thêm sự tự tin trong buổi thuyết trình và kiểm tra một lần nữa hiệu quả của các slide trong bài. Hãy đóng vai trò là một khán giả và tưởng tượng mình đứng trên bục thuyết trình để xác nhận những hiệu ứng mà người nghe sẽ nhận được trong buổi thuyết trình.

Ngoài ra, trong chương 15, tác giả đã cung cấp những gợi ý cho các “diễn giả” khi trình bày bài nói của họ một cách tự nhiên, vì đây cũng là những lỗi thường gặp của phần lớn mọi người.

Trong đó, điển hình của việc quen thiết kế slide đầy chữ như một nơi ghi chú, người thuyết trình sẽ có thói quen ĐỌC slide thay vì nói với khán giả, và như tác giả đã nói, khi slide và phần thuyết trình giống nhau, chúng ta cần bỏ đi một thứ. Và thứ cần bỏ đi chính là những slide đầy chữ đó vì bạn - người thuyết trình, mới là ngôi sao của bài nói này. Ngoài ra, cần phải có lời chuyển dẫn giữa hai slide để tạo ra sự liền mạch, trôi chảy của bài nói, đây cũng là những lúc quan trọng để có thể điều chỉnh sự chú ý quan tâm từ người nghe.

Và cuối cùng, điều mà Akash Karia muốn các nhà thuyết trình làm là “Để cảm xúc tràn ngập”, giống như các ngôi sao âm nhạc tỏa sáng trên sân khấu, người thuyết trình cần phải thể hiện sự tự tin, truyền cảm xúc và niềm phấn khích vào lời nói, dự đoán được phản ứng của khán giả để điều chỉnh nhịp nói của bản thân. Nếu có thể làm như vậy, người thuyết trình đã hoàn toàn có thể kiểm soát được buổi thuyết trình của mình.

Kết

Tác giả: Đặng Phương - MyBook

Deal mua sách giá tốt hiện có: https://goo.gl/393bZU