[MyBook] Đánh Giá Sách “PDCA Chuyên Nghiệp”: Công Cụ Quản Lý Và Cải Tiến Liên Tục Cho Mọi Doanh Nghiệp

PDCA, viết tắt của Kế Hoạch - Thực Hiện - Kiểm Tra - Hành Động, là một chu trình quan trọng trong kinh doanh, giúp tăng cường năng suất và chính xác. Lặp lại chu trình này là kỹ năng cần thiết để cải thiện hiệu suất cá nhân và doanh nghiệp.

Trong cuốn sách PDCA Chuyên Nghiệp, Masato Inada giải thích rõ về:

Ý nghĩa cốt lõi của PDCA là gì?

Mối quan hệ giữa PDCA và chiến lược kinh doanh?

Làm thế nào để thực hiện PDCA một cách hiệu quả?

Doanh nghiệp sẽ gặp phải những vấn đề gì nếu không áp dụng chu trình PDCA?

Các bước để cá nhân, người quản lý và tổ chức có khả năng lặp lại chu trình PDCA.

PDCA là yếu tố quan trọng giúp cải thiện khả năng thực hiện.

Trên thực tế, nhiều người tập trung vào việc bán hàng ngay lập tức để tạo doanh thu, cắt giảm chi phí dễ dàng nhất và giảm nhân sự để tăng lợi nhuận ngay tức thì.

Những người này chỉ quan tâm đến KPI (Chỉ số Hiệu quả Công việc) liên quan trực tiếp đến việc đánh giá hiệu suất và lương thưởng của họ, bỏ qua mọi yếu tố khác. Trong trường hợp tồi tệ nhất, họ không chỉ gây thiệt hại cho lợi nhuận mà còn ảnh hưởng đến tổ chức và hệ thống tổ chức, cuối cùng chỉ để lại hậu quả là sự hủy hoại.

Họ là những người có khả năng thực hiện công việc nhưng thiếu chiến lược phát triển dài hạn.

Những người có khả năng lên kế hoạch và thực hiện công việc tích lũy kinh nghiệm và tăng cường sức mạnh bản thân bằng cách lặp lại cẩn thận các bước cơ bản trong chu trình PDCA: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để tiến bộ.

Ban đầu, PDCA dựa trên ý tưởng của chu trình Shewhart, được tiến sĩ Walter A. Shewhart, người tiên phong trong cải tiến chất lượng và giảm lỗi trong quá trình sản xuất, đề xuất. Ý tưởng này được tiến sĩ Edwards Deming, người nghiên cứu quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê cùng với tiến sĩ Shewhart, mang về Nhật Bản, nơi người ta gọi là chu trình Deming.

PDCA, ban đầu áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, nhưng phương pháp lặp lại chu trình PDCA không chỉ giúp cá nhân mà còn giúp tổ chức tích lũy kinh nghiệm đúng đắn và nâng cao khả năng thực hiện.

Nếu sử dụng chu trình PDCA ở mức độ triển khai, nó sẽ giống với chu trình Plan – Do – See, nghĩa là “Dự đoán và Kiểm chứng”. Chữ C trong PDCA tương tự như chữ See trong Plan – Do – See, đề cập đến việc kiểm chứng kết quả. Về mặt khái niệm, ba yếu tố đầu tiên PDC trong PDCA giống với Plan – Do – See. Tuy nhiên, ở Nhật Bản, PDCA được đề xuất kèm theo tư tưởng TQC (Kiểm soát Chất lượng Toàn diện) vào những năm 1980, thông qua thực tiễn triển khai. Hơn nữa, so với Plan – Do – See, PDCA có thêm A (action) để thể hiện sự tiến bộ của doanh nghiệp sau mỗi chu trình.

Chiến lược là giải pháp tổng quan cho kịch bản tăng trưởng.

Các doanh nghiệp trải qua thời kỳ trì trệ cần công nhận rằng năng lực của cả doanh nghiệp, bao gồm cả năng lực quản lý, đang suy giảm dần.

Có nhiều trường hợp doanh nghiệp vẫn đạt được một số con số nhất định, nhưng nếu vẫn tiếp tục hoạt động xa lánh thị trường với văn hóa đổ lỗi cho người khác và sự lãnh đạo kém, thì có thể nói năng lực tổng thể của doanh nghiệp là rất yếu kém.

Chiến lược để vượt qua tình trạng trì trệ hoặc xây dựng nền tảng tăng trưởng là một kịch bản thông minh được lập ra một cách hợp lý. Tuy nhiên, dù kịch bản có tốt đẹp thế nào thì vẫn chỉ là giả thuyết sơ bộ. Vì vậy, chiến lược không phải là một quy tắc vàng.

Năng lực thực hiện giúp điều chỉnh, cải thiện và phát triển chiến lược.

Trong vai trò chủ doanh nghiệp, nếu bỏ một số tiền lớn vào các công ty tư vấn để có chiến lược và thuê những người tài năng để thực hiện, họ sẽ kỳ vọng người đó thực hiện chiến lược để tăng cường thành tích kinh doanh trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, không dễ dàng để trong thời gian ngắn có thể phục hồi một doanh nghiệp đã suy thoái suốt một thời gian dài, không nên kỳ vọng như có phép màu xảy ra.

Trong trường hợp cần phục hồi doanh nghiệp, hai yếu tố thường được xem xét là kế hoạch dài hạn và chính sách để đạt được kết quả ngay lập tức. Họ cố gắng giải quyết cả hai vấn đề song song. Do đó, doanh nghiệp không chỉ có kết quả ngay lập tức mà còn phát triển năng lực thực hiện để tự mình phát triển.

Năng lực thực hiện là khả năng điều chỉnh, cải tiến và giúp chiến lược phát triển hơn.

Một số doanh nghiệp không thể tránh khỏi tình trạng trì trệ do họ xa lánh thị trường, không nắm bắt chính xác nguyên nhân của vấn đề và kết quả là trách nhiệm bị chia sẻ trong công ty, gốc rễ của vấn đề bị bỏ qua.

Chiến lược và cải cách ngày càng lớn, đòi hỏi việc thực hiện chu trình PDCA ở mức độ cao.

Mục tiêu của chiến lược là đưa doanh nghiệp vào quỹ đạo tăng trưởng và tăng giá trị kinh doanh. Người kinh doanh có thực lực sẽ lựa chọn và thực hiện chiến lược, lặp lại chu trình PDCA.

Chiến lược kinh doanh được giám đốc thực hiện thông qua cải cách, với vai trò chỉ huy và hiểu rõ về What – Why – How, sau đó phản hồi và thúc đẩy thực hiện.

Yếu tố quan trọng để lặp lại chu trình PDCA

Cá nhân cần có kỹ năng và tinh thần để lặp lại chu trình PDCA một cách hiệu quả.

Người quản lý cần có khả năng tổ chức và điều khiển việc lặp lại chu trình PDCA cho bản thân và doanh nghiệp.

Người kinh doanh định hình việc lặp lại chu trình PDCA trên quy mô toàn cầu và tạo điều kiện cho việc lặp lại chu trình đó. Trong giai đoạn ban đầu, họ cần chỉ đạo nhân viên dưới quyền xây dựng động lực cho PDCA và liên tục cải tiến.

Ví dụ thực tế về PDCA trong cuộc sống

Khi chúng ta bắt đầu hẹn hò với người khác giới, bước đầu tiên sẽ như thế nào?

Một ví dụ dễ hiểu nhất về việc lặp lại chu trình PDCA mà ai cũng đã từng trải qua là khi tiếp xúc với người khác giới mà chúng ta thích.

Khi còn học trung học hoặc bắt đầu yêu đương, chúng ta bắt đầu chú ý đến người khác giới. Tuy nhiên, do là lần đầu tiên, thường có nhiều e ngại và suy nghĩ về nhiều tình huống mà chưa thể biến thành hành động.

Trái lại, một số bạn lại quá nóng vội và bắt đầu hẹn hò sớm hơn. Hành động 'liều lĩnh' này thường mang lại thành công cho họ. Nếu họ tuân thủ chu trình PDCA, mỗi mối quan hệ mới sẽ giúp họ trưởng thành hơn qua kinh nghiệm.

Vậy chìa khóa ở đây là gì? Đó chính là lòng tự tin, sẵn lòng thử sức với điều mới mẻ, không ngần ngại khám phá. Chính từ đó, họ mới có thể nắm bắt cơ hội và phát triển bản thân.

Hệ quả của việc theo đuổi chỉ số KPI ở Toshiba

Khi xem xét vụ việc gian lận tài chính của Toshiba vào năm 2015, chúng ta nhận thấy rõ vấn đề là các nhà quản lý trung gian thường chạy theo việc điều chỉnh tài chính dưới danh nghĩa thách thức.

Mặc dù không tạo ra một vụ gian lận tài chính lớn như Toshiba, nhiều doanh nghiệp vẫn làm điều tương tự hàng năm. Họ đã bỏ lỡ cơ hội sử dụng trí tuệ để tạo ra lợi nhuận, thay vào đó, họ tập trung quá nhiều vào việc điều chỉnh các con số cuối kỳ mà không có giá trị thực.

Nhiệm vụ của người quản lý trung gian không phải là tạo ra áp lực để sản sinh ra những điều không chính xác. Hành động này chỉ làm mất lòng tin, điều quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp.

Nguồn gốc của khả năng học tập bẩm sinh của con người - Sự hiếu kỳ, khả năng ngôn ngữ, PDCA.

Đây là một câu chuyện về quá khứ ngược thời gian đến thời kỳ băng hà.

Người Neanderthal, một nhóm người cùng tồn tại trong thời kỳ băng hà với loài người hiện đại, có dung tích não lớn hơn rất nhiều. Thường thì, dung tích não tỉ lệ thuận với trí tuệ và là yếu tố quyết định cho sự phát triển. Tuy nhiên, người Neanderthal đã tuyệt chủng trong khi loài người hiện đại vẫn tiến hóa. Theo nghiên cứu, sự khác biệt về gen di truyền đã được phát hiện trong loài người hiện đại.

Sự khác biệt này giúp con người hiện đại hiếu kỳ khám phá, thách thức, và tăng tốc độ cải cách. Hơn nữa, nhờ khả năng ngôn ngữ, họ đã hợp tác thành nhóm để săn bắt loài voi ma mút to lớn và truyền đạt những kinh nghiệm quý báu cho thế hệ sau trong thời kỳ khắc nghiệt của kỷ băng hà.

Ngày nay, sự tồn tại của con người phụ thuộc vào sự hiếu kỳ, khả năng thách thức với cái mới, và khả năng ngôn ngữ được di truyền từ tổ tiên. Họ đã thể hiện việc lặp lại chu trình PDCA trong quá trình tiến hóa, không ngừng thử thách và cải cách.

Nếu chúng ta luôn chọn lựa bảo vệ bản thân mà bỏ qua thách thức, chúng ta đang chọn con đường dẫn đến sự diệt vong.

Tóm lại:

Ban đầu, những người kinh doanh không thể kiểm soát mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Để tổ chức công việc một cách hợp lý và liên tục cải thiện, việc lặp lại chu trình PDCA trong tổ chức là rất cần thiết. Kết hợp với việc hiểu rõ thị trường và nâng cao độ chính xác, doanh nghiệp có thể phát triển theo hướng tăng trưởng bền vững.

Hoạt động kinh doanh đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước. Sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc đối mặt với thử thách và học hỏi từ những thất bại.

Tác Giả: Phương Anh - MyBook