Buzz
Asada Suguru là người đứng đầu 1sheet Frame Works – một công ty chuyên hỗ trợ doanh nhân và nhà lãnh đạo cải thiện kỹ năng giao tiếp thông qua phương pháp “cải thiện giao tiếp bằng một tờ giấy”
Chương I: Tại sao Toyota lại dẫn đầu tại Nhật Bản
Một yếu điểm mà tất cả nhân viên Toyota phải sở hữu khi tham gia cuộc họp là gì?
Đó chính là một tờ tài liệu, bất kể vấn đề là gì, người trình bày phải dựa trên một tờ tài liệu trong tay.
Ba đặc điểm của “Một tờ giấy của Toyota”
- Chỉ cần một cái nhìn là có thể hiểu được toàn bộ nội dung (Tổng quan)
- Mỗi mục có một khung riêng (Bố cục)
- Mỗi khung đều có chủ đề riêng (Đặc điểm)
Những điểm này dù không phải là gì đặc biệt nhưng nhờ có chúng, phương pháp 'Một trang giấy' mà Asada học tại Toyota đã trở thành một công cụ quan trọng giúp ông thực hiện những công việc lớn hơn.
Tài liệu “Một trang giấy” phục vụ mục đích gì?
Những thông tin liên quan đến công việc, dù được trình bày một cách gọn gàng trên một tờ giấy nhưng nếu không có chức năng cụ thể thì cũng không có ý nghĩa gì. Vì vậy, hãy tạo ra những tờ giấy có chức năng cụ thể dựa trên ba đặc điểm đã được đề cập.
Sử dụng tờ giấy “Một trang giấy” thay vì giải thích bằng lời nói
Bạn có biết không, tờ giấy “Một trang giấy của Toyota” có thể hoạt động như một bản đồ. Không cần phải đọc kỹ mới hiểu, chỉ cần nhìn qua là đủ. Nhờ đó, thay vì phải mất thời gian giải thích bằng lời nói, bạn cũng có thể truyền đạt toàn bộ nội dung chỉ bằng rất ít lời nói.
Hãy làm cho những ý tưởng trên tờ giấy trở nên rõ ràng trong tâm trí bạn
Xem tài liệu 'Một trang giấy' như cách người khác nhìn thấy bạn đang nghĩ gì, là cách cấp trên biết bạn đã tiến đến đâu trong công việc và đang đối diện với những thách thức gì. 'Một trang giấy' là công cụ giúp chúng ta 'nhìn thấy' những suy nghĩ của mình.
'Bí mật làm cho tờ giấy của Toyota luôn dễ hiểu'
Điều quan trọng là tạo ra một tờ tài liệu mà chỉ cần nhìn lướt qua là có thể hiểu được. Do đó, tạo ra một tờ giấy tổng quát sẽ trở thành phương tiện truyền đạt thông điệp tốt nhất để đối phương có thể đưa ra quyết định chỉ trong vài giây. Hãy cùng khám phá một chút về 'Một trang giấy' được sử dụng tại Toyota!
Tại Toyota, khi có cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị tài liệu. Tài liệu này sẽ được phân phát cho tất cả nhân viên tham gia cuộc họp. Tờ giấy này tổng hợp thông tin cần thiết cho cuộc họp, đặc biệt khi mỗi chủ đề được đề cập đều được làm nổi bật nhằm thu hút sự chú ý của người đọc. Theo nghiên cứu, con người luôn muốn điền vào 'những khoảng trống'.
Nếu sử dụng 'Một trang giấy' một cách hiệu quả, cuộc họp sẽ trở nên có ý nghĩa hơn và tài liệu trên tay bạn sẽ trở thành một 'tài liệu có chức năng'.
'Một tờ giấy' được chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp giáo dục con người
Yếu tố quan trọng khiến cho tài liệu này trở thành 'người thầy công việc' là nội dung được tóm tắt gọn gàng trên một tờ giấy kích thước A3 hoặc A4. Điều này là kết quả của quá trình quan sát kỹ lưỡng, cân nhắc, và loại bỏ những thông tin không cần thiết. Khi đó, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian để đọc và suy ngẫm.
'Một tờ giấy của Toyota' được tạo ra như thế nào?
Theo cuốn 'Cách nghĩ của Toyota' (Sakai Musuji / Gentosha Renaissance), nét văn hóa này đã bắt đầu phát triển vào khoảng giữa những năm 1965 - 1970. Tôi nhớ ngay đến lời khuyên của Winston Churchill gửi đến các đơn vị chính phủ:
'Để thực hiện công việc xây dựng và phát triển đất nước, chúng ta phải đọc rất nhiều tài liệu. Nhưng tất cả những tài liệu đó quá dài, làm phí thời gian đọc và tìm kiếm thông tin quan trọng. Tôi hy vọng rằng mọi người, từ cấp quản lý đến cấp nhân viên, sẽ viết báo cáo ngắn gọn hơn.'
Liệu cách suy nghĩ của Churchill có thúc đẩy nhân viên của Toyota phát triển 'văn hóa một tờ giấy' không?
Người hiểu biết rõ 'phương pháp' sẽ làm việc hiệu quả hơn
Trong công việc, có một khái niệm gọi là 'phương pháp', người biết cách áp dụng phương pháp, biết cách thức làm việc cho từng loại công việc sẽ dễ dàng dự đoán được kết quả công việc, công việc sẽ trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn. Bạn sẽ biết mình nên tập trung vào điểm nào, không lãng phí năng lượng, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Năm chủ đề thường được đề cập trong 'Một trang giấy của Toyota':
- Mục tiêu
- Tình trạng hiện tại
- Vấn đề
- Quan điểm
- Kế hoạch hành động
Bất kể công việc gì, chỉ cần bạn hiểu rõ năm chủ đề này thì mọi việc đều suôn sẻ.
Phương pháp giảm số giờ tăng ca từ 400 giờ xuống còn 0 giờ
'Một trang giấy' không chỉ là bản tóm tắt, kế hoạch giúp người xem dễ dàng nắm rõ công việc mà còn là công cụ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, 'dù bạn nghỉ làm, công việc vẫn tiến triển'. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian của bản thân mà còn tiết kiệm thời gian của người khác. Thói quen tổng hợp 'một trang giấy' mang lại hạnh phúc cho bản thân và những người xung quanh.
Lý do tôi, một người không thích ô tô, chọn Toyota
'Vì Toyota là một trong những công ty có lợi nhuận nhất nước Nhật.' Vậy lý do gì khiến Toyota trở thành công ty số một? Đó chính là bí mật của sức mạnh. Mọi người trong công ty thực hiện một hành động giống nhau: tổng hợp nội dung công việc vào 'Một trang giấy'. Chính vì chỉ được viết trên đúng một trang giấy nên người soạn thảo phải cân nhắc kỹ lưỡng những nội dung được đưa vào. Luận điểm sẽ trở nên rõ ràng, cuộc họp sẽ không trở nên thụ động mà sẽ mang ý nghĩa sâu sắc hơn.
Chương II: Kỹ thuật tóm tắt vào 'Một trang giấy' học được ở Toyota
Ba bước nền tảng của 'một tờ giấy của Toyota'
- 'Sắp xếp' thông tin làm cơ sở cho các ý kiến vào tài liệu
- 'Tổng hợp ý kiến' cá nhân vào tài liệu
- 'Truyền đạt' chính xác nội dung của tài liệu
Đầu tiên, hãy chuyển từ 'suy nghĩ' sang 'hành động'
Tại sao dù bạn đọc bao nhiêu sách về kinh doanh, cách làm việc của bạn vẫn không thay đổi? Bởi vì hầu hết những gì được viết ra không được biến thành 'hành động'. 'Hành động' sẽ giúp mọi người hiểu và nhìn thấy được.
Cách sử dụng 'Excel 1' – cách làm cơ bản cho mọi trường hợp
Kỹ thuật tổng hợp vào 'Một trang giấy' cần chuẩn bị 3 yếu tố:
- Chủ đề
- Bút ba màu mực ( màu xanh lá, xanh da trời, đỏ )
- Một tờ giấy
Cánh nhân viên Toyota thường không sử dụng Word hay Powerpoint mà thay vào đó họ sử dụng Excel để soạn tài liệu. Hằng ngày, họ nhìn vào màn hình Excel, sắp xếp thông tin và suy nghĩ dựa trên một tổ hợp các khung. Để việc thực hiện trở nên đơn giản hơn, họ chuyển sang viết tay thay vì sử dụng phần mềm và 'Excel 1' ra đời.
Cách sử dụng thật sự rất đơn giản: Đầu tiên, họ sẽ vẽ khung vào cuốn sổ ghi chú, số ô tùy thuộc vào nội dung chủ đề bạn chọn. Họ sẽ dùng bút màu xanh lá để vẽ những đường kẻ ngang ở giữa giấy, rồi đường kẻ dọc ở giữa. Lưu ý kích cỡ ô đừng quá lớn, vì bạn có thể tạo ra sức ép không cần thiết cho bản thân.
Sau khi kẻ xong ô, hãy viết “Thời gian” và “Chủ đề” vào ô trên cùng bên trái. Tiếp theo điền câu trả lời vào các ô còn lại bằng bút xanh da trời.
Bước tiếp theo, sử dụng bút đỏ để tổng hợp, đặt câu hỏi cho bản thân.
Với những người không giỏi trong việc tổng hợp ý kiến, vấn đề là họ chỉ thực hiện những bước này trong đầu mà không biến thành hành động, vì vậy họ cứ nghĩ mãi mà không đạt được kết quả.
Tại sao nên đặt “giới hạn thời gian” cho công việc mà mình viết ra?
Nếu không xác định rõ thời gian cần hoàn thành, bạn có thể rơi vào tình trạng nghĩ vòng vo mà cuối cùng không tổng hợp được gì. Hãy viết hết ra vì sau đó bạn có thể lựa chọn giữ và loại bỏ những gì.
Việc đặt giới hạn thời gian cho công việc sẽ giúp tăng tính tập trung vào công việc hiện tại. Nếu bạn cố gắng áp dụng một phương pháp để tiết kiệm thời gian nhưng cuối cùng lại mất nhiều thời gian hơn, thì chẳng khác gì “đặt xe trước con ngựa” phải không?
Giữa việc sử dụng “máy tính” và “viết tay”, phương pháp nào hiệu quả hơn?
Theo Asada, ông ấy chọn viết tay vì số ô có thể thay đổi linh hoạt tùy theo chủ đề. Hơn nữa, việc cử động tay và kẻ ô sẽ giúp bạn bắt đầu công đoạn tổng hợp.
Theo kết quả báo cáo của công ty Toppan Forms, não bộ hoạt động khác nhau khi con người nhìn vào màn hình máy tính và nhìn vào mặt giấy, dù là cùng một nội dung. Nhìn vào mặt giấy sẽ kích thích não bộ mạnh mẽ hơn.
Khi bạn cảm thấy mình đang mất mục tiêu, hãy thốt ra “câu nói bùng nổ”
- Xác định rõ “Ai” là người đọc tài liệu:
“Một trang giấy” chỉ thực sự hữu ích khi có đối tượng đọc, khi có ai đó để truyền đạt nội dung. Xác định mục đích soạn tài liệu là yếu tố không thể thiếu để hiểu rõ phản ứng, hành động mà chúng ta mong đợi từ người đọc.
- Kế hoạch chỉ dành cho bản thân mà không qua bước kiểm duyệt sẽ không đem lại kết quả:
Nếu bạn luôn tập trung vào nhu cầu và lợi ích cá nhân mà không quan tâm đến người đọc và người nghe, bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy không thoải mái. Và đương nhiên, kết quả sẽ không như mong đợi.
Soạn tài liệu thuyết trình bằng “Excel 1”
Yếu tố quyết định khi tổng hợp là câu hỏi “Nói một cách ngắn gọn là…?”
“Bí quyết quan trọng” để truyền đạt dễ dàng hơn cho đối phương
Nếu nhận biết được “cấu trúc” của câu chuyện, đối phương sẽ tập trung lắng nghe hơn
Phương pháp linh hoạt sử dụng “Excel 1” để viết bản nháp bài thuyết trình
Sử dụng “Excel 1” để sắp xếp lại thông tin trong đầu
Phương pháp linh hoạt sử dụng “Excel 1” để giải thích nội dung của những câu chuyện khó hiểu
Phương pháp linh hoạt sử dụng “Excel 1” để xác định thứ tự ưu tiên cho công việc
Chương III: Kỹ thuật tóm tắt “Một trang giấy” mà Toyota dạy tôi – Phần ứng dụng –
“Logic 3” – Tổng hợp ý kiến theo logic, truyền đạt một cách dễ hiểu
Bạn đã từng gặp tình huống: tốn rất nhiều thời gian để giải thích nhưng đối phương vẫn không hiểu. Đơn giản vì bạn chưa tổng hợp suy nghĩ được. Nhưng đừng lo, Logic 3 đã giúp bạn.
Ba từ khóa để nói chuyện có logic
Chìa khóa ở đây là ba câu hỏi: “Cái gì?”, “Tại sao?” và “Như thế nào?”. Hãy tự đặt ra ba câu hỏi này, sau đó chuẩn bị câu trả lời để giải thích rõ ràng, chính xác điều bạn muốn biết, muốn hỏi.
Hành động “viết bằng tay” là rèn luyện lối tư duy có logic
Phương pháp ứng dụng “Logic 3” số 1 – Soạn tài liệu thuyết trình về kế hoạch mới
Sau khi xác định người đọc và mục tiêu, hãy:
- Dùng bút màu xanh lá cây để kẻ bảng “Logic 3”
- Dùng bút màu đỏ, suy nghĩ “1P?” (=Nói tóm lại là?)
- Tiếp đến lại cầm cây bút màu xanh lá cây, suy nghĩ và viết “Q1?” “Q2?” “Q3?” (=Câu hỏi 1, Câu hỏi 2, Câu hỏi 3)
Trên thực tế, bạn nên điều chỉnh cách suy nghĩ, trật tự phù hợp với xu hướng thực tế của người nghe.
- Dùng bút xanh da trời lấp đầy vào các ô vuông trả lời trong khoảng thời gian ngắn.
Phương pháp ứng dụng “Logic 3” số 2 – Báo cáo kết quả hội thảo ngoài công ty
Bạn đã có cơ hội tham dự các buổi hội thảo hay diễn thuyết chưa? Nếu có, hãy nhớ được bao nhiêu phần trăm nội dung. Dù thế nào đi nữa, hãy luyện tập những gì đã học vào thực tế cuộc sống. Sử dụng “Logic 3” để tổng hợp lại những nội dung quan trọng, tránh quên mất những gì đã học.
Bản chất của “Một trang giấy” là “không trì hoãn công việc thêm một chút nào nữa”
Asada nhận ra rằng hầu hết các tài liệu “Một trang giấy của Toyota” tập trung vào ba điểm:
- Tại sao công việc này là cần thiết ở thời điểm hiện tại?
- Hiện tại, vấn đề nào đang tồn tại?
- Nên làm gì để giải quyết vấn đề?
Vào thời điểm quyết định, việc bạn tiến thêm một bước là đúng hay sai không còn quan trọng nữa. Quan trọng là bạn dám bước lên một bước, không để công việc bị trì hoãn. Khi đó, tâm trạng của bạn sẽ thoải mái hơn và bạn sẽ có suy nghĩ tích cực hơn và tiến về phía trước.
Thay vì hỏi: “Tại sao” năm lần, hãy suy nghĩ “Như thế nào” năm lần
Mục tiêu cuối cùng là có thể giải quyết công việc với “0 tờ giấy”
Có lúc công việc đòi hỏi bạn phải ứng phó ngay lập tức, thậm chí khi không có giấy bút. Nếu bạn có thể suy nghĩ và trình bày mọi điều một cách tự nhiên trong đầu mình, bạn không cần giấy bút. Điều quan trọng là hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Việc quyết định liệu có tiếp tục hay không phụ thuộc vào sự khác biệt giữa ý nghĩa của một tờ giấy.
Cuộc sống hiện đại tiện lợi nhưng cũng làm giảm khả năng tổng hợp thông tin của chúng ta. “Một trang giấy” có thể tăng cơ hội thành công và giúp bạn đạt được cuộc sống mơ ước bằng cách sắp xếp, tổng hợp thông tin và truyền đạt hiệu quả.
Để luyện tập hiệu quả, hãy viết ra mọi thứ bằng tay.
Tác giả: Anh Thi - MyBook
