[MyBook] Đánh Giá Sách “Vượt Qua Thói Quen Trì Hoãn”: 16 Phương Pháp Giúp Bạn Kiểm Soát Thời Gian, Nâng Cao Hiệu Quả.

“Những người trì hoãn già cả ngay ở tuổi đôi mươi. Cuộc đời thì chạy rất nhanh. Họ thì lấn cấn đi từng bước. Những người không trì hoãn bắt đầu sống đích đáng từ trước mười tám. Thời gian thì rất quý báu. Họ thì không lãng phí dù chỉ một giây”.

Những người trì hoãn thì sống trong dang dở.

Người không trì hoãn sống với thành công!

Không quá nhiều chữ như những sách kỹ năng khác, thay vì tác giả thể hiện tư duy cũng như lời khuyên của mình qua con chữ thì ở đây, họ sử dụng hình ảnh nhằm tạo ấn tượng cho độc giả về hậu quả của việc trì hoãn cũng như 16 phương pháp mà tác giả muốn đề cập tới. Xuyên suốt cuốn sách là câu chuyện về Thắng – anh chàng được mệnh danh là ông Vua trì hoãn. Hình ảnh ngộ nghĩnh cùng lời lẽ mang theo ý chí quyết tâm khiến người đọc có lúc nào đó tự hỏi “Cuốn sách này viết ra dành cho mình hay sao?”, “Sao giống mình quá vậy”… Ngay lúc đó, có thể ý chí của bạn sẽ cao ngút trời, hừng hực khí thế bắt tay ngay vào công việc, “Tại sao đến giờ cuốn sách này mới về bản doanh ta vậy???”…

VUA TRÌ HOÃN NÔNG NỖI DO ĐÂU?

Một ông Vua trì hoãn xuất hiện không phải do một nguyên nhân duy nhất, mà thường là sự kết hợp của nhiều yếu tố, giống như việc một người thứ hai bên trong chúng ta tự sinh ra. Thói trì hoãn này bao gồm ba phần chính: cơ thể, tâm trí và trí tuệ. Không có gì ngạc nhiên, bởi mọi trạng thái vui buồn, hạnh phúc và khổ đau trong cuộc sống thường xuất phát từ ba phần này, chúng tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau.

Cuốn sách đề cập đến nguyên nhân, tình trạng và hình thức của hiện tượng này, nếu không được điều trị kịp thời, nó sẽ ảnh hưởng không chỉ đến sức khỏe mà còn đến tương lai của người bị 'bệnh'.

LẬT ĐỔ ÔNG VUA TRÌ HOÃN

Mười sáu phương pháp để phá vỡ 'thành trì' của thói quen trì hoãn cũng là 16 chiến lược để vượt qua thói quen trì hoãn trong mỗi chúng ta, một cá thể đã lâm vào tình trạng này trong thân thể, tâm trí và trí óc.

Để vượt qua những thói quen và tính cách cố hữu - những viên gạch của 'thành trì' ấy, chúng ta sẽ cần mất một chút công sức, và phải dành thời gian nghiêm túc để thực hiện cuộc cách mạng này. Bạn đã sẵn sàng chưa?

Nguyên nhân của thói quen trì hoãn thường bắt nguồn từ bên trong chúng ta. Vì vậy, để từ bỏ thói quen trì hoãn một cách cơ bản nhất, chúng ta phải bắt đầu tự sửa chữa từ bên trong.

1. Cải thiện sức khỏe để vượt qua thói quen trì hoãn

• Thiết lập thời gian ăn và ngủ đều đặn
• Tiêu thụ nước và thực phẩm có màu trắng và trong
• Tự chuẩn bị bữa ăn
• Tập một môn thể thao nhẹ nhàng hàng ngày
• Tận dụng mọi cơ hội để vận động
• Chọn giày đế bằng thay vì giày cao gót
• Chọn trang phục rộng rãi
• Loại bỏ suy nghĩ tiêu cực bằng các phương pháp tích cực
• Thực hiện việc tắm rửa đều đặn

Nhiều nghiên cứu về dinh dưỡng và sức khỏe cho thấy, các thực phẩm có màu trắng và trong như bột yến mạch, gạo nếp, dừa, chanh, nước lọc... có lợi cho cơ thể.

Thường xuyên tiêu thụ các loại thức ăn và đồ uống này có thể giảm nguy cơ mắc bệnh trong bụng như sỏi thận hoặc mỡ gan, cũng như tốt cho tim mạch và hệ tiêu hóa.

Một điều ít người biết: Việc duy trì ổn định trong bụng giúp người ta duy trì tinh thần làm việc và tập trung tốt hơn.

2. Ưu tiên làm những công việc quan trọng nhất trong thời gian tập trung nhất

Điều này đòi hỏi khả năng phân biệt công việc và tìm ra thời điểm mà tâm trí bạn hoạt động tốt nhất.

• Xác định ưu tiên công việc dựa trên thời hạn và ảnh hưởng
• Nhận biết khoảng thời gian mà bạn tỉnh táo nhất
• Tăng cường thời gian tỉnh táo bằng cách rèn luyện sức khỏe

Xác định ưu tiên dựa trên hai tiêu chí:

1/ Mức độ cần gấp hoặc không gấp

2/ Ảnh hưởng lớn hoặc nhỏ

Từ đó, bạn có thể nhận biết công việc cần hoàn thành trước và tập trung vào nó. Nhờ đó, bạn có thể làm việc một cách có trật tự và tránh được áp lực của thời hạn.

3. Khởi đầu từ những bước nhỏ

Bắt đầu mọi việc bằng những bước nhỏ và đơn giản, chúng ta sẽ tiến tới mục tiêu của mình một cách nhẹ nhàng và chắc chắn.

Quy tắc 40-60:

• Tập trung hoàn thành 40% công việc đầu tiên và tập trung cho đến khi đạt được 40%
• Dừng lại và dành thời gian đánh giá toàn bộ quá trình làm việc vừa kết thúc
• Hoàn thiện những phần còn thiếu của 40% công việc
• Bình tĩnh để chuyển sang phần 60% còn lại

Quy tắc 1-1-1-1

• Chia công việc thành các phần bằng nhau
• Hoàn thành từng phần công việc với nhịp độ đều đặn

4. Quy trình cá nhân

• Xây dựng quy trình vượt qua khó khăn
• Chọn công việc thích hợp để thêm vào quy trình
• Liên tục cập nhật và cải thiện quy trình để khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao chất lượng công việc

Có những công việc khiến ta lúng túng vì không biết bắt đầu từ đâu, chỉ thấy chúng rối rắm: “Cái này phức tạp thật!”, “Khó quá!”... Nhưng khi bắt đầu thực hiện, ta nhận ra chúng thực sự: “Dễ dàng hơn nhiều so với tưởng tượng!”

Mọi công việc trở nên đơn giản hơn nếu ta hiểu rõ quy trình của chúng: bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu. Nếu có thể tạo ra một quy trình cho một công việc, thì việc “khó khăn” nhất cũng có thể hoàn thành, điều này khiến lí lẽ “Để sau cũng được” phải chấp nhận sự thật.

5. Mỗi công việc vào giỏ riêng

Phân loại công việc vào các giỏ phù hợp:

• Phân loại công việc dựa trên QUAN TRỌNG và KHẨN CẤP
• Sắp xếp thời gian cho công việc theo thứ tự ưu tiên:
  • QUAN TRỌNG và KHẨN CẤP
  • QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP
  • KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG
  • KHÔNG QUAN TRỌNG và KHÔNG KHẨN CẤP
• Loại bỏ những công việc không cần thiết và kiên định thực hiện việc phân loại này hàng ngày.

Việc phân loại theo Mô hình Eisenhower là một cách đơn giản để ra quyết định và tối ưu hóa năng suất làm việc, nhưng khó khăn ở chỗ phải kiên trì thực hiện hàng ngày. Khi công việc đã được phân loại, chỉ cần nhặt nó lên và thực hiện, bạn sẽ không còn phải lưỡng lự nữa.

6. Đồng thời làm những công việc gần nhau cũng là một phương pháp

Nếu với ma trận Eisenhower, ta phải chia công việc thành các nhóm, thì với mẹo này, ta sẽ gom nhóm các công việc lại.

• Gom nhóm các công việc tương đồng và thực hiện chúng cùng một lúc có thể giúp ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
• Như vậy, ta có thể hoàn thành công việc một cách có hệ thống và không bị phân tán trí óc.

Đôi khi, ta trì hoãn những công việc nhỏ với lý do: “Chúng không quan trọng, khi nào cũng được”. Cuối cùng, chúng lại chiếm đi không ít thời gian. Khi gom nhóm chúng lại cùng một lúc, ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hơn nữa, khi ta có thói quen gom nhóm các việc tương đồng, tư duy liên kết của ta cũng được cải thiện theo đó.

7. Mục tiêu rõ ràng sẽ thúc đẩy hành động mạnh mẽ

• Xác định mục tiêu và kết quả cụ thể để giữ kiên nhẫn và đạt được điều mình mong muốn, loại bỏ trì hoãn.
• Mục tiêu đặt ra cần phải có thông tin chi tiết để đo lường.

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường giúp giảm bớt sự mơ hồ khi thực hiện công việc. Sự lo lắng và những lý do trì hoãn như 'Sau này cũng được' biến mất vì đã có một khung thời gian nhất định cho mỗi việc. Nếu mọi công việc đều phải được thực hiện, hãy cố gắng tiếp cận chúng với tinh thần hào hứng nhất có thể!

8. Đừng để ngày mai khi có thể làm hôm nay

Một trong những lý do khiến người ta chần chừ và để mọi việc đến gần nhau là để kích thích sự sáng tạo. Phương pháp này có hiệu quả nhất định, nhưng nó cũng tạo ra căng thẳng lớn vào những ngày cuối cùng và có thể gây ra hiện tượng phản tác dụng, làm mất đi sự sáng tạo. Thay vì chờ đợi để kích thích, bạn có thể tạo cảm giác áp lực thời gian tích cực bằng cách đặt deadline. Bạn có thể đặt deadline cho bản thân hoặc nhờ người khác đặt deadline cho bạn để tạo động lực.

• Tạo áp lực thời gian bằng cách đặt deadline cho mọi công việc
• Tránh rơi vào bẫy của deadline không khả thi
• Chia nhỏ deadline lớn thành nhiều deadline nhỏ hơn

9. Không nên mất thời gian vào những công việc không cần thiết

Cách loại bỏ công việc không cần thiết:

• Phân loại công việc cần và không cần thiết ngay cả khi chỉ có một công việc duy nhất cần làm
• Tránh đảm nhận quá nhiều công việc cùng lúc: hiểu biết giới hạn của bản thân, tìm sự trợ giúp từ người khác, xác định ranh giới bằng cách biết từ chối
• Loại bỏ tâm trạng thiếu tự tin
• Nhận ra rằng những việc gấp cần có thể không thực sự gấp
• Tránh lặp lại công việc
• Sáng tạo cách tiếp cận công việc

10. Loại bỏ những yếu tố gây phân tâm

Tạo môi trường không gây phân tâm:

• Ba yếu tố chính gây phân tâm: tiếng ồn, hình ảnh, và mùi vị
• Chọn hoặc tạo một môi trường giảm thiểu ba yếu tố này: nghe nhạc không lời để chặn tiếng ồn bên ngoài, xây tường sách trên bàn làm việc, thay đổi hướng ngồi làm việc, không ăn uống khi làm việc.

Tạo điều kiện làm việc không bị xao lãng bên trong:

• Tập trung vào một nhiệm vụ
• Nhắc nhở về mục tiêu
• Tự thưởng sau khi đạt được tiến triển nhỏ

11. Phương pháp Pomodoro của Francesco Cirillo

Ngồi xuống và làm việc trong 25 phút liên tục, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Đây là phương pháp Pomodoro, từ ngữ Ý nghĩa là quả cà chua.

Để tối ưu hóa hiệu suất, cần tuân thủ các nguyên tắc giúp duy trì sự tập trung. Nếu tuân thủ đủ, ta sẽ phát triển một thói quen xuất sắc, kiểm soát được thời gian và sự tập trung của mình.

12. Quyết đoán không để trì hoãn phá vỡ kế hoạch

Sử dụng thanh gươm quyết đoán

• Tự tìm giải pháp thay vì dựa vào người khác
• Hỏi ý kiến của người mà bạn tin tưởng nhất khi gặp khó khăn - tránh hỏi quá nhiều người
• Tin vào khả năng và mục tiêu của bản thân khi phải ra quyết định
• Xem xét lợi ích tổng thể, không chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân

13. Đọc hiệu quả - đọc suốt ngày

Không chỉ nhà biên tập mới phải đọc nhiều, mọi người đều phải đọc: tài liệu chuyên môn, báo cáo, email… Ngoài thông tin cần thiết, cũng có những trang web và mạng xã hội khiến chúng ta mất thời gian.

Việc đọc chiếm thời gian lớn, vì thế, học cách đọc nhanh sẽ tiết kiệm thời gian và giúp công việc trở nên suôn sẻ hơn.

Các kỹ năng khác như thuyết trình, giao tiếp, chơi nhạc cụ,… thường mang lại kết quả cụ thể, nhưng giá trị của việc đọc thường bị đánh giá thấp. Thực ra, nó rất quan trọng, vì kiến thức và thời gian tiết kiệm khi đọc nhanh cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể.

Cách tăng tốc độ đọc:

• Đọc cụm từ thay vì từng chữ
• Chỉ đọc dưới 100% thông tin
• Đọc không theo hướng thẳng, mà theo chiều dọc để nhanh hơn
• Loại bỏ giọng đọc trong đầu
• Sử dụng dụng cụ hướng dẫn để nhìn

14. Chịu trách nhiệm trước mọi người – sự thay đổi sẽ xảy ra trước sự quan sát của họ

• Chịu trách nhiệm công khai giúp ta nhớ mục tiêu và tập trung vào việc hoàn thành nó, đồng thời tránh trì hoãn.
• Tìm một người bạn đồng hành là bước cao cấp hơn của việc chịu trách nhiệm công khai, vì nó không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mà còn đến người kia (Vì vậy, cần chọn bạn đồng hành một cách cẩn thận!).

15. Theo dõi tiến độ - tiến triển từng bước

Ba bước đơn giản để đánh giá định kỳ kế hoạch thực hiện:

• Bước 1: Phân chia công việc thành các hành động cụ thể, áp dụng nguyên tắc 40-60 hoặc 1-1-1-1
• Bước 2: Theo dõi việc thực hiện các hành động vào cuối ngày
• Bước 3: Nhớ đặt báo thức để đánh giá

16. Trở thành ai đó khác sau 100 ngày

Sau 100 ngày, một thói quen sẽ trở thành một phần của chúng ta, một cơ chế tự động mà chúng ta thực hiện mà không cần phải nghĩ nhiều.

“Tính cách được hình thành bởi thói quen”, hãy biến những lời khuyên trên thành hành động hàng ngày cho đến khi chúng trở thành phần của bạn.

Xây dựng thói quen trong vòng 100 ngày

• Liệt kê những việc cần làm
• Bắt đầu từ những thói quen nhỏ, không cần nhiều động lực
• Tăng dần thời gian thực hiện thói quen từng chút một
• Chia nhỏ thói quen thành nhiều phần để thực hiện trong ngày – lập thời gian biểu để nhớ
• Đánh giá việc xây dựng thói quen hàng ngày
• Khi trật ra khỏi thói quen, tìm nguyên nhân và cách khắc phục một cách bình tĩnh thay vì tự trách

TRÌ HOÃN TÍCH CỰC, ĐỘNG LỰC BAY CAO

Trì hoãn có thể mang lại nhiều lợi ích nếu áp dụng đúng cách. Vậy, làm thế nào để trì hoãn mà không gây hậu quả?

• Dành cho bản thân những khoảnh khắc nghỉ ngơi ngắn
• Tối ưu hóa thời gian làm việc
• Phân chia công việc một cách linh hoạt

Tuy nhiên, quan trọng nhất là phải phân biệt rõ công việc nào có thể trì hoãn và công việc nào không thể!

Mỗi người đều có một hành trình riêng.

Và mỗi người phải tự đi hành trình của mình.

Tự mình vững bước.

Có người e dè, lùi bước. Tiêu phí tuổi trẻ mà chưa tới đích trưởng thành.

Có người vượt qua mọi thử thách, luôn tiến lên phía trước. Còn trẻ nhưng đã khẳng định rõ bản thân.

Đánh giá chi tiết từ Thu - MyBook