[MyBook] Lỗi Thường Gặp Trong Quản Lý Thời Gian

Khi bắt đầu điều hành doanh nghiệp, Michael Smerklo - người đồng sáng lập Quỹ đầu tư mạo hiểm Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ), chia sẻ với Forbes rằng ông từng mắc phải tình trạng bị quay cuồng vì công việc. Mỗi ngày trôi qua, Smerklo luôn cảm thấy không đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc của công ty.

Sau khi dành thời gian để quan sát và phân tích thói quen xử lý công việc của mình, Smerklo nhận ra ba sai lầm lớn trong cách quản lý thời gian. Dưới đây là những chia sẻ của Smerklo về cách kiểm soát thời gian một cách hiệu quả hơn.

Sai Lầm 1: Giao Việc Có Thể Cho Người Khác Làm

Về cơ bản, CEO là người đảm nhiệm công việc. Những cam kết với mục tiêu cốt lõi của công ty trở thành động lực để CEO làm việc hết mình để đạt được mục tiêu đó. Kết quả đạt được không chỉ truyền cảm hứng mà còn thúc đẩy quan điểm của tôi: chỉ mình tôi mới đủ khả năng giải quyết mọi công việc của công ty thành công. Vì quan điểm này, tôi đã dốc hết sức mình trong những ngày đầu tiên làm CEO.

Ví dụ, khi cần tăng doanh số, tôi luôn sẵn sàng lên máy bay, đi khắp nơi để tham gia vào các buổi hội thảo bán hàng. Tôi rất thích công việc đó. Mỗi khi làm, tôi cảm thấy có thêm năng lượng và cảm thấy như mình đang đóng góp nhiều giá trị hơn cho công ty.

Tuy nhiên, sau một số trải nghiệm, tôi nhận ra rằng việc tôi làm được không có nghĩa là người khác không thể làm được. Vì vậy, tôi dành thời gian cá nhân để xử lý những công việc mà nhân viên của mình có thể thực hiện. Nếu tôi ủy quyền nhiều hơn, tôi sẽ có thời gian rảnh rỗi hơn.

Nhận ra sai lầm này, tôi bắt đầu tự hỏi: 'Có ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc này không?'. Sau khi giao việc cho nhân viên, tôi tập trung vào những công việc mà chỉ tôi mới có khả năng thực hiện.

Sai Lầm 2: Làm Việc 'Điên Cuồng' Nhưng Không Hiệu Quả

Tim Kreider đã mô tả trong bài viết trên New York Times rằng: 'Chúng ta dễ dàng rơi vào bẫy của sự bận rộn'. Thường chúng ta than phiền về việc bận rộn mà không suy nghĩ về cách chúng ta sử dụng thời gian của mình. Chúng ta nghĩ rằng làm việc liên tục có nghĩa là hiệu quả.

Tuy nhiên, nếu chúng ta không xử lý công việc đúng cách, thì sao? Duy trì trạng thái bận rộn không nhất thiết đồng nghĩa với làm việc hiệu quả. Thực tế, việc bận rộn thường dẫn chúng ta vào việc giải quyết những vấn đề nhỏ nhặt thay vì tập trung vào những vấn đề quan trọng thực sự.

Thường xuyên, tôi thấy mình ngồi sau máy tính, trả lời email, yêu cầu trợ lý đặt vé máy bay hoặc liên hệ với các khách hàng không quan trọng. Những công việc nhỏ này khiến tôi cảm thấy như đã giải quyết mọi công việc của công ty một cách hiệu quả, nhưng thật ra tôi đã bỏ qua việc ưu tiên công việc.

Sau này, tôi đã có thể vượt qua cảm giác áp đặt từ những công việc không quan trọng và dành 20 phút mỗi buổi sáng để thiền định. Sau khi thiền, trong tâm trí sáng suốt, tôi viết ra hai đến ba điều quan trọng thực sự cần hoàn thành trong ngày. Điều này giúp tôi duy trì sự điềm tĩnh và tránh khỏi việc tự lừa mình rằng 'tôi đang rất bận nên tôi đang làm việc rất hiệu quả'.

Sai Lầm 3: Trì Hoãn Những Việc Không Thích Làm

Sau khi tránh được hai lỗi lớn đó, tôi nhận ra rằng mình thường trì hoãn những công việc mà mình không thích làm. Thường tôi chọn giải quyết những công việc đơn giản và thoải mái trước. Những công việc khó khăn làm tôi cảm thấy không thoải mái, và thường tôi để chúng lại cuối danh sách công việc.

Có những công việc tôi có thể làm tốt nhưng không thực sự thích như tính toán ngân sách. Hoặc có những công việc tôi trì hoãn đối diện như sa thải một nhân viên mà tôi yêu quý vì làm việc kém hiệu quả. Trong cả hai trường hợp, tôi nhận ra ranh giới giữa sắp xếp thứ tự công việc hợp lý và trì hoãn. Tôi luôn cảm thấy áy náy khi lùi lại thời gian xử lý những công việc mình không thích sang hôm sau.

Để khắc phục sai lầm này, tôi bắt đầu sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và buộc bản thân tuân thủ thứ tự đó mà không trì hoãn. Nếu có công việc nào phù hợp với nhân viên, tôi sẽ giao cho họ để bản thân có thời gian xử lý các nhiệm vụ khó khăn hơn.

Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Nhưng tôi nhận ra, thời gian còn quan trọng hơn thế. Đó là sự tự do, là chất lượng cuộc sống. Và việc quản lý thời gian tốt hơn, tập trung hơn sẽ giúp chúng ta cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân.

Nguồn: http://www.brandsvietnam.com

Tổng hợp bởi Thu Hằng - MyBook