[MytourBook] 20 Bí Quyết Quản Lí Thời Gian Hiệu Quả Hơn

Bạn thường đến đúng giờ hay đến muộn? Bạn có hoàn thành tất cả công việc trong thời gian quy định? Bạn có thực hiện giao nhiệm vụ/báo cáo đúng hạn không? Bạn có khả năng hoàn thành mọi việc mình muốn trước thời hạn không? Bạn có thực sự là người quản lý thời gian xuất sắc?

Nếu câu trả lời của bạn cho từng câu hỏi trên là “không”, điều đó có nghĩa là bạn không quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là 20 bí quyết để trở thành một người quản lý thời gian tốt hơn:

1. Đề ra một kế hoạch hàng ngày

Hãy lập kế hoạch cho ngày của bạn trước khi bắt đầu. Bạn có thể làm điều này vào buổi sáng sớm hoặc tốt hơn là vào buổi tối trước khi đi ngủ. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những gì sẽ diễn ra trong ngày của mình. Nhờ vào điều này, bạn sẽ tránh được những bất ngờ không mong muốn trong ngày. Nhiệm vụ của bạn trong ngày là thực hiện kế hoạch một cách chặt chẽ nhất có thể.

2. Thiết lập thời gian giới hạn cho từng nhiệm vụ

Hãy xác định rõ ràng rằng bạn cần hoàn thành công việc X vào 10 giờ sáng, công việc Y vào 3 giờ chiều, và công việc Z vào 5 giờ chiều. Điều này sẽ giúp tránh kéo dài thời gian làm việc và không chiếm quá nhiều thời gian cho các hoạt động khác.

3. Sử dụng lịch trình

Có một cuốn lịch là cách đơn giản nhất để quản lý các hoạt động hàng ngày. Nếu bạn sử dụng phần mềm Outlook hoặc Lotus Notes, thì lịch công tác sẽ được tích hợp trong phần mềm email. Google Calendar là một lựa chọn tuyệt vời - tôi đang sử dụng nó. Nếu có thể đồng bộ hóa lịch với điện thoại và các thiết bị khác, thì sẽ tốt hơn - bạn có thể xem lịch trình của mình ở bất kỳ đâu.

4. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

5. Đặt ra deadlines và kiểm soát chúng

Bạn có biết bạn cần hoàn thành công việc vào thời điểm nào không? Đánh dấu rõ ràng các deadlines trên lịch và trong phần mềm quản lý công việc để bạn biết khi nào cần hoàn thành chúng.

6. Học cách từ chối

Đừng nhận quá nhiều công việc hơn khả năng của bạn. Khi có những sự xao nhãng đột ngột xảy ra trong khi bạn đang làm việc khác, hãy quyết liệt từ chối. Hoặc để lại chúng cho một thời điểm sau.

7. Nỗ lực để hoàn thành sớm hơn

Khi bạn đặt mục tiêu hoàn thành đúng thời hạn, bạn có thể hoàn thành đúng hạn hoặc trễ hạn. Thường thì bạn sẽ trễ hạn hơn. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng hoàn thành sớm, khả năng hoàn thành đúng hạn sẽ cao hơn. Trong các cuộc hẹn, hãy cố gắng đến sớm. Đối với các deadline, hãy nộp bài sớm hơn so với yêu cầu.

8. Phân chia thời gian cho các hoạt động

Điều này có nghĩa là bạn giới hạn công việc của mình trong một khung thời gian nhất định.

9. Đặt một chiếc đồng hồ ở nơi rõ ràng trước mặt bạn

Đôi khi chúng ta quá tập trung vào công việc nên quên mất thời gian. Có một chiếc đồng hồ lớn phía trước bạn sẽ giúp bạn nhớ giờ.

10. Đặt lời nhắc trước 15 phút

Mỗi ứng dụng lịch đều có tính năng nhắc nhở. Nếu bạn cần phải tham dự một cuộc họp quan trọng, đặt lời nhắc trước 15 phút.

11. Tập trung vào công việc

Bạn có đang làm quá nhiều việc cùng một lúc và không thể hoàn thành bất cứ việc nào không? Nếu vậy, hãy chỉ tập trung vào một công việc quan trọng trong một khoảng thời gian. Đóng tất cả các ứng dụng không cần thiết. Đóng tất cả các tab trên trình duyệt. Chỉ tập trung vào công việc bạn đang làm. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn như vậy.

12. Ngăn chặn những thứ làm bạn mất tập trung

Điều gì đang làm bạn mất tập trung? Tin nhắn cấp bách? Cuộc gọi đến? Tin nhắn xuất hiện đột ngột? Hiện nay, tôi ít khi trò chuyện qua tin nhắn. Chỉ khi tôi không có kế hoạch làm việc thì tôi mới trò chuyện. Nếu không, nó sẽ làm mất tập trung của tôi. Khi tôi làm những công việc quan trọng, tôi cũng tắt điện thoại. Cuộc gọi sẽ được ghi âm và tôi sẽ trả lời sau nếu cần thiết. Điều này giúp tôi tập trung tốt hơn.

13. Đo thời gian bạn đã dành ra

Egg Timer là một ứng dụng đồng hồ bấm giờ online. Bạn nhập vào khoảng thời gian bạn muốn đếm ngược (ví dụ: “30 phút”, “1 giờ”) và nó sẽ bắt đầu đếm ngược. Khi hết thời gian, đồng hồ sẽ kêu bíp. Đây là một cách tuyệt vời để chú ý đến thời gian

14. Đừng quá lo lắng về những chi tiết nhỏ nhặt

Bạn không thể bao giờ làm cho mọi thứ theo ý bạn muốn. Cố gắng hoàn hảo mọi thứ sẽ không hiệu quả.

15. Ưu tiên công việc

Vì bạn không thể làm được mọi việc, hãy học cách ưu tiên công việc quan trọng và tạm gác lại những việc khác. Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20, một nguyên lý quan trọng trong việc ưu tiên.

16. Giao việc cho người khác

Nếu có những công việc mà người khác làm tốt hơn bạn hoặc không quan trọng, hãy xem xét việc giao nó cho họ. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng cho bạn và giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.

17. Gom nhóm các nhiệm vụ tương đương

Với những công việc có liên quan, hãy gom chúng vào nhóm. Ví dụ, công việc của tôi có thể chia thành các nhóm chính: (1) viết (bài báo, sách), (2) giảng dạy, (3) tổ chức workshop, (4) phát triển kinh doanh, (5) quản lý. Tôi đã gom nhóm chúng để có thể phân bổ thời gian một cách rõ ràng. Nếu cần gọi điện thoại, tôi sẽ xếp vào một nhóm. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.

18. Loại bỏ những thứ lãng phí thời gian

Cái gì làm mất thời gian cho công việc? Facebook? Twitter? Kiểm tra email? Đừng để chúng làm phiền liên tục. Bạn có thể giúp bản thân bằng cách loại bỏ chúng - di chuyển chúng ra khỏi trình duyệt hoặc đặt vào một thư mục khó tìm. Thay thế bookmark trên trình duyệt bằng các trang liên quan đến công việc. Mặc dù bạn có thể vẫn kiểm tra Facebook/Twitter, nhưng bạn sẽ thấy bạn sử dụng chúng ít hơn.

19. Cắt giảm khi cần

Lý do hàng đầu khiến công việc quá tải là bạn không cắt giảm chúng khi cần. Đừng ngần ngại từ chối một số cuộc hẹn hoặc lờ đi những lời mời. Nếu không, công việc sẽ không bao giờ kết thúc và bạn sẽ luôn bận rộn với những việc sau này.

20. Dành thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc

Đừng sắp xếp công việc quá gần nhau. Dành 5-10 phút nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và chuẩn bị cho nhiệm vụ tiếp theo.

Link gốc: https://www.lifehack.org/articles/featured/20-quick-tips-for-better-time-management.html

Dịch bởi: Ngọc Mai - MytourBook